| 标题 | 推进高校档案管理电子化探讨 |
| 范文 | 李榕 摘 要：档案是对历史发展的真实记录，具备社会性、价值性，管理档案对高校而言至关重要。随着现代科学技术日益发展，电子信息技术在高校档案管理中得到了较为广泛的运用，极大地改变高校档案传统管理方式和手段，促使高校档案管理步入电子化时代。本文在此针对当前高校档案管理电子化中存在问题进行论述，并提出几点推动高校档案管理电子化建设的针对性对策。 关键词：高校；档案管理；电子化；建设措施 档案资源电子化作为信息技术档案管理领域的一种发展趋势，主要是利用电子技术与系统加工及计算机网络与传输完成档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等过程，实现管理手段的电子化、信息化及现代化，保证档案资源合理配置及有效开发利用，达到档案信息资源共享。近两年，高校档案管理电子化建设被提上日程，且取得了一些成果，推动了档案事业的发展。高校档案管理应如何进行管理理念、方式手段等创新，促其更满足今后档案管理发展趋势，使档案电子化管理工作更规范，成为当前备受关注的课题。 1 高校档案管理电子化存在问题 1.1 高校领导电子化建设未重视 一是领导层面重视程度不够。没意识到档案管理电子化的重要性和潜在价值，在政策、财务预算中扶持力度不够。另外，档案管理人员整体意识淡薄，没有做到与时俱进，观念传统落后，认为档案管理工作只需保证档案归档、完整，保障高校教学、科研正常运转就行。此外，高校档案自身特殊性要求档案电子化管理人员必须成为具备相应的管理理论、档案管理法律法规和电子化管理的复合型人才，而高校由于未重视因而在人才方面较为欠缺。 1.2 档案管理电子化机制不健全 电子化管理相比传统人工管理属于新生事物，尽管很多高校走在了技术、知识、科研的前列，但是在档案管理方式的创新方面也是近年来开始着手的，对这一方式的认识依然处于完善过程中[1]。制度机制的建立和完善是一个漫长的过程，这就导致在实际操作的时候，会出现缺少指导、规范的情况，特别是在遇到问题的时候，工作人员会出现不知道怎么办的情况。若是出现错误，也不能及时处理，减少错误做法带来的损失。因此，高校档案管理电子化服务首先需要给予制度规定做保障。 1.3 档案管理电子化安全度不高 高校档案管理电子化是在网络环境中进行，缺乏行之有效的网络安全保障，涉及的安全隐患很多。目前，高校缺乏专门的人才维护和管理档案局域网管理，直接影响着高校档案安全。高校档案管理信息化主要依靠局域网、电子档案管理系统、客户云端等。网络系统受到攻击将使整个系统瘫痪，在暴露档案信息的同时影响档案管理正常运行。另外，档案管理电子化软件更新速度快，人为非法篡改档案管理信息更方便，这些都严重威胁到高校档案管理电子化的安全。 1.4 档案管理人员能力有待提升 目前依旧有很多高校档案工作人员在上岗之前并未经过专门的岗前培训，在工作过程中也不重视自我学习和提升，加之部分高校档案管理人员年龄层次偏高，学习新知识的能力不强，在档案管理电子化进程中无法确保自身专业素质能力紧跟工作需求。与此同时，部分档案工作人员缺乏工作责任心，不能够及时准确找出档案管理电子化建设中存在的问题，导致档案管理电子化建设效率迟迟难以提升。在这一情况下，要进一步推进档案电子化，必须要大力引入与培育更多的专业人才。 2 推动高校档案管理电子化建设的对策 2.1 加大档案管理电子化建设的重视 高校领导人员及档案管理工作人员应真正认识到档案电子化建设对高校自身未来发展的重要意义，将其放在重要位置。第一，应当拟定较为隐蔽且安全的位置当作是档案管理室，同时对档案室的门窗予以加固，在外部环境上提高档案管理工作的安全性；第二，应当委任专人进行档案管理活动，未经允许禁止单位其他职工私自进入档案室，必须通过领导批准才能进入，同时做好登记工作；第三，对内部在岗的档案工作人员应当组织进行定期培训，促进其专业素质水平的不断提升，让他们能够更好适应新时期档案工作的需求。 2.2 完善制度確保电子化建设持续性 高校要注意保障档案信息安全的持续性，要注意建立制度化、程序化的档案管理信息化建设模式并加强落实。高校档案部门要建立网络、系统以及数据、应用等的规范化制度，规范档案管理电子化建设操作流程[2]。一是高要基于自身特征，遵守开放性、兼容性、系统性以及前瞻性等原则建立健全档案管理电子化建设制度体系，将定义、鉴别、储存、数据以及查阅等纳入规范化范畴，保证高校档案管理电子化建设的快速健康发展；二是基于档案信息安全级别以及保密程度，注意分门别类制定管理规范，保证高校档案数据信息的组织与存储；三是规范高校档案管理电子化建设操作，制定确保高校档案管理网络设施、服务器、交换机、主机房等支持高校档案管理电子系统运行安全性的管理制度以及操作规范，切实有效加快高校档案管理电子化建设进程。 2.3 重视档案管理电子化建设安全性 档案安全是高校档案电子化建设中不可忽视的，也是非常重要的一环。若原件被破坏，丢失、信息遭删除、篡改等均会威胁到档案信息资源的安全。故而，应坚决做好失密、泄密工作，保障档案数据库安全。高校档案管理电子化建设安全性保障一方面可以借助防火墙、杀毒软件以及入侵检测系统的安装，采取漏洞扫描技术、签署技术等方式来保证档案资源安全性；对互联网信息实施加密，制定科学的密级标准，对档案资料根据公开、内部、秘密、机密等级别实施界定，对档案信息的使用人员实施网络身份验证，针对各种不同身份的档案使用者给予相应的查询权限，避免无关人员非法侵入系统进行信息访问，保障信息安全性。另一方面，还可以使用U盘、磁盘等进行信息备份，以便于在档案信息受损后无法恢复的情况下可使用备份档案资料。此外，在高校档案管理电子化建设中，档案人员还要建立评价档案管理风险的工作体系，通过有效的方法与措施对风险进行预测，提前建立完善的档案管理安全防范体系，致力于维护高校档案电子化管理中信息安全。 2.4 加强档案电子化建设的人才培养 先进技术和设备需要配套专业人员保障技术的有效运行，人员的综合素养和专业技能决定着高校档案管理电子化建设的速度和质量[3]。目前我国高校中传统档案管理人员年龄层次偏大、文化层次偏低，缺乏计算机操作理论和网络安全意识，面对电子化建设仅仅局限在保管和查阅上。但档案管理电子化需要高层次的复合型人才以确保运行的有效性和安全性。这要求他们既能熟练掌握计算机网络管理技术，也能精通档案数据统计分析。一是鼓励高校档案管理人员走出去，加强知识理论储备。实现全员计算机熟练操作，熟悉国家档案管理相关法律法规，掌握数字化、网络化等电子化基础。二是采取引进来战略。严格把控档案管理人员入口关，引进一批与时俱进、适应电子化管理的新型档案管理人才，实现高校档案电子化研究型、管理型人才队伍建设，为高校档案管理电子化建设奠定基础。 3 结语 总之，高校档案管理电子化建设属于长期且艰巨的任务，属于一项系统工程，内容多，涉及面广，除了要注重规范标准的制定，还应紧跟时代步伐，结合高校具体发展情况，从多方着手，转变传统管理理念，注重档案管理人才队伍建设，树立全新观念，投入更多资金，必然能确保档案管理电子化建设稳步推进。 参考文献 [1]王永兴，陈巍.大数据环境下高校政府采购档案管理电子化的思考[J].办公室业务，2018（13）：82. [2]胡雨青.谈新形势下高校档案管理的信息化建设[J].才智，2018（03）：95. [3]陈海英.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].辽宁经济，2017（01）：59-61. |
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