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标题 欧美基于馆际互借的读者决策采购对我国学术型图书馆的启示
范文 杨薇


摘要 基于馆际互借的读者决策采购因获取时间快、后续流通率高、单次流通成本低等优点，被欧美图书馆广泛使用。通过总结欧美图书馆基于馆际互借的读者决策采购的实践经验，包括采选标准、工作流程、评估方法以及实用工具的介绍，为国内馆际互借用于馆藏发展和合作馆藏发展提供借鉴。
关键词 馆际互借 读者决策采购 欧美 馆藏发展 学术型图书馆
1 研究背景
馆际互借是图书馆馆藏的延伸，是补充馆藏空白的重要环节。馆际互借的历史数据也常被用来选择或预测需要重点馆藏的主题领域，从而为将来的采购或回溯采购提供依据。然而，馆际互借无法满足读者的全部需求，比如图书馆没有收藏的文献、提供馆不愿意出借的文献、一直在出借中的文献和正在订购中的文献等。用馆际互借的历史数据来指导馆藏发展也具有滞后性，待馆藏根据统计结果做出调整后，读者的需求又改变了。再者，越来越多的学者质疑馆际互借是否是满足读者需求最经济的方式。如果读者一再提出馆际互借请求，是否购买更为经济？20世纪90年代末，基于馆际互借的读者决策采购诞生了。
读者决策采购（Patron Driven Acquisition）是根据读者的实际需求与使用情况，由图书馆确定购入的新兴采访模式，它起源于利用馆际互借业务补充纸本馆藏建设，后来成为购买电子书的主要模式。欧美基于馆际互借的读者决策采购从巴克内尔大学开始，由于获取时间快、后续流通率高、单次流通成本低，在此后十几年，多家图书馆相继开展实验项目，然后将之确定为常规业务。国内从2011年开始探讨读者决策采购的类型、工作流程、产生背景、优势及意义、典型案例，以及我国引入读者决策采购的策略等。但大都侧重于采取将书商的MARC记录导入图书馆自动化系统的方式，而对于利用馆际互借数据补充纸本馆藏则轻描淡写甚至只字不提。
然而我国的馆际互借服务经历了几十年的发展，在技术和联合保障体系的建设上已经相当成熟。吸收和借鉴欧美读者决策采购的经验，不仅能拓展文献来源渠道，而且有助于建设更优质的个体馆藏和基于合作馆藏基础上的联合文献保障体系。本文总结了欧美基于馆际互借的读者决策采购的实践经验，期望能以合适的方式移植到我国学术型图书馆的馆藏建设中来。
2 欧美基于馆际互借的读者决策采购的实践
笔者总结了欧美二十多家图书馆基于馆际互借的读者决策采购的实践经验，集中探讨馆际互借申请转读者决策采购的采选标准、工作流程和评估方法，并着眼于其对学术型图书馆的借鉴意义。
2.1 采选标准
采选标准是读者决策采购的灵魂。每家图书馆都建立了符合自身情况的采选标准。笔者根据以下参数在所调查院校的采选标准中的出现频率进行了如下排序。
2.1.1 可获得性
网络书店的书目来源渠道丰富、折扣低、运送速度快，成为很多图书馆首选的文献提供方。其中，亚马逊独拔头筹，有的图书馆甚至将亚马逊作为唯一的采购来源。而Alibris由于支持OCLCIFM（馆际互借费用管理）支付，也深得图书馆的青睐。除此之外，Barnes&Nobleu、Abebooks也是馆员们经常光顾的网络书店。Addall.com集成了很多网络书店的信息，馆员可以方便地比较图书版本和价格，从中挑出性价比最高的书店购买。
除网络书店外，馆员们也会尝试通过图书馆供应商、出版社和小的二手书商来获得读者所需的文献。
2.1.2 价格限制
价格是采购决策的重要考量因素。大多数图书馆是从采购经费中拨出专款来支持基于馆际互借的读者决策采购，经费总量从几千美金到几万美金不等。为了最大限度地提高经费的使用效果，各馆都根据自身情况对价格进行了限制。一般是限制单次购买价格，比如伟谷州立大学（Grand Valley StateUniversity）图书馆为了防止购买昂贵教材，将单次购买价格限定为75美金。俄勒冈州立大学图书馆为了保证科学类图书可以被购买，将费用限制在150美金。大部分学术型图书馆将单次购买价格限定在100-200美金不等。
有些图书馆对于价格限制采取更为审慎的态度，他们会将超出价格范围的文献转发给学科馆员进行最终的购买决策，而不是一刀切地取消购买。
威廉玛丽学院在采选标准中虽然没有明确提到价格限制，但事先分析了馆际互借的历史数据，并根据预算决定只购买当年的出版物。
2.1.3 符合馆藏发展政策
在基于馆际互借的读者决策采购中，采购的目的不仅仅是为了提高馆际互借的满足率，更是为了弥补馆藏不足。因此，多数图书馆只购买那些符合馆藏发展政策的文献。太平洋西北部学术型图书馆联盟（Orbis Cascade Alliance）对其联盟中正在或计划进行读者决策采购的图书馆的调查发现，一个最重要的通用标准就是：适合馆藏。
如果读者提交的馆际互借申请不符合馆藏发展政策，但又无法借到时该怎么办呢？杨百翰大学的做法很特别：用采购经费购买适合馆藏的文献，读者使用后加入馆藏；用馆际互借的经费购买不适合馆藏的文献，完全交给读者。
2.1.4 是否尝试馆际互借
在采购之前是否先尝试馆际互借？各馆的做法不一。东卡罗莱纳大学Joyner图书馆规定无法借到也无法找到免费电子版的文献才可以采购[37]。俄勒冈州立大学图书馆规定本馆无收藏并仅被一家顶级图书馆（summit library）收藏，但这家顶级图书馆的文献状态是“仅限本地使用”或“出借中”才可以采购。布法罗大学规定无馆藏且协议馆也无馆藏才购买。威斯康星大学——麦迪逊分校先尝试5家提供馆，如果都无法提供再购买。由此可见，多数图书馆侧重于提高馆际互借的满足率。当然，也有图书馆决定不尝试馆际互借，只要符合馆藏发展政策的就直接购买。
2.1.5 获取时间
采购虽然保证了读者能长期获取，但也不能因此影响读者的获取时间。快速采购的获取时间应当比馆际互借快，至少是一样才行。据美国研究图书馆协会报道，馆员中介的馆际互借平均借入时间为9.29天。因此，大部分图书馆要求采购新书一周以内可运送。北卡罗莱纳大学和俄勒冈州立大学甚至要求1——2天内运送。
2.1.6 文献情况
图书馆会依据馆藏发展政策对文献的类型、语种、出版年、学科、版本和复本量进行限制。对于学术型图书馆来说，文献类型主要限定在专著、丛书和会议论文集，有的图书馆也允许购买多媒体资源、标准和学位论文。而手册、小说、流行读本、教科书基本上都不允许购买。文献语种大多是英语，也有允许购买法语或其他外语。出版时间一般限定在近5年。平装书优先，也可以购买质量好的二手书。不购买复本，但使用率高的文献也会考虑购买复本。
2.1.7 用户情况
普渡大学的研究生是使用馆际互借的最大群体。伟谷州立大学的研究表明：本科生与教师提交的申请被加入馆藏的几率是一样的。因此，多数图书馆对于合法用户提交的馆际互借申请，只要符合采选标准都可进入快速采购。仅有少数图书馆对读者身份有要求。杨百翰大学限定只有教师提交的申请才有可能转为快速采购，纽约州立大学帝国学院先是仅限全职教师，后来扩展到研究生。东卡罗莱纳大学不购买本科生提交的文献申请。有的图书馆也会参考用户需求的紧急程度决定是否购买。
2.2 工作流程
基于馆际互借的读者决策采购涉及到馆际互借、采访、学科馆员、编目、流通、典藏等部门和人员的通力合作，任何环节的缺失都会影响获取速度和用户体验。通用的基本工作流程见图1，括号中是可能涉及到的馆员。采购主要由采访馆员来做，也有部分图书馆由馆际互借员直接下单。快速处理一般是简单编目，甚至只盖一个财产章。完整处理通常包括走完采购流程、完整编目、确定馆藏点，最后由流通馆员通知申请者取书。更有甚者，图书馆要求提供商直接将书寄给读者，使用后再加入馆藏。典藏地点一般由学科馆员决定，但也有馆际互借员根据读者身份和院系来决定馆藏地点。
2.3 评估方法
评估可以帮助馆员持续跟踪项目进展、发现问题、及时调整采选标准，有助于建立长效机制。评估主要涉及三个方面：对读者情况和文献情况的分析、读者反馈与馆员反馈。
2.3.1 对读者情况和文献情况的分析
计算总费用、购买文献数和文献均价可以获知预算的花费情况，以便及时调整采选标准。计算文献的平均获取时间，能检视工作效率，根据运作情况改善工作流程。
书目专家的意见是衡量采购质量的重要因素。一般做法是调取读者的院系和身份、对采购文献进行分类，并调取文献的出版社信息。通过比对读者院系与文献分类，可以看出学院的跨学科研究倾向。出版社信息可以反映文献的学术性，也能帮助检查可能在常规采购中被忽略的小型出版社。书目专家还对所购买的文献是否适合馆藏以及当初为何没有购买做出细致深入的分析。
后续流通情况能衡量成本效益。通过与同时间常规采购图书的平均流通量、单次流通成本的对比，可以看出基于馆际互借的读者决策采购是否比常规采购具有更高的成本效益。还有图书馆查看了读者决策采购的文献被同等机构收藏的情况，发现有同等机构收藏的文献流通率更高。
2.3.2 读者反馈
读者反馈一般通过发放调查问卷来收集，主要问题包括文献提供是否及时？所购买的文献是否适合图书馆永久馆藏？是否会继续借阅或推荐给其他人？开放性的评论可以帮助馆员更好地了解读者的想法。
2.3.3 馆员反馈
馆员反馈主要包括其对补采工作价值的理解、工作量和工作流程的变化。
3 馆际互借用于读者决策采购的实用工具
基于馆际互借的读者决策采购涉及很多部门和人员。巴克内尔大学图书馆为此将馆际互借部门从参考部挪到了采访部，东密西根大学图书馆直接让采访馆员处理所有馆际互借申请。按照省力原则，保持原有的部门、应用系统和工作流程能将成本降到最小。普渡大学图书馆在馆际互借系统中将转采购的文献申请用AZZ（即Amazon）标记为提供馆，收到文献后按常规结束事务。威斯康星大学——麦迪逊分校图书馆将转采购的申请处理为无法满足，并注释“推荐采购”。
在馆际互借系统ILLiad中，将有采购潜力的申请转到特别的列表是众多图书馆选择的办法。威廉玛丽学院图书馆将需要采购的文献放人“等待馆藏发展处理”的列表中，可以购买则申请从ILLiad中删除，否则仍旧等待馆际互借。北卡罗莱纳大学图书馆将有采购潜力的申请转到“等待采访复审”的列表，下单后提供商的信息将被加入ILLiad系统。布法罗大学图书馆发现，利用ILLad自动生成通知邮件对于部门之间的交流非常有效。
除了最大限度地利用原有的馆际互借系统外，很早就有人提议要建立情景敏感的管理界面和工作流程。纽约州立大学Geneseo分校图书馆设计了GIST（Getring It System Took Kit）系统。该系统将馆际互借的申请信息、本馆和协议馆的目录、Google Books和其他数字仓储，以及网络书店的书评和价格信息都集成在一个页面上。读者还可以在GIST中注明截止日期、是否接受电子版、是否推荐采购。馆员可以综合申请信息、馆藏目录、网络书店的信息和读者需求来决定购买或借阅。该系统由馆际互借员、采访馆员和馆藏发展馆员合作开发，于2009年10月发布，可以兼容ILLiad且是CC授权，见图2。对于馆际互借员没什么难度，只是采访馆员需要重新学习。俄勒冈州立大学图书馆就计划将其用于本地实践中。
德国馆员开发的EVA（ErwerbungsVorschlags——Assistant，购买推荐助手）可以根据预设参数（如网络书商是否有库存、出版年等）自动过滤出适合采购的馆际互借申请，并根据读者提供的学科分类发送到相应的学科馆员那儿做决定。EVA可以设置替代馆员、定制邮件通知内容、实时跟踪申请情况。对于还未开展读者决策采购的图书馆，可以选择替代模式，即所有申请都正常进行馆际互借，但通过预设参数过滤出的申请会发到学科馆员那儿供其了解读者的即时需求。德国已有24家图书馆使用EVA，其中有13家选择替代模式。
4 对我国学术型图书馆的启示
4.1 结合馆情制定合适的采选标准
首先，采选标准因各馆开展读者决策采购的目的不同而不同。巴克内尔大学图书馆是为了减轻馆际互借的工作量，因此采选标准很简单：网络书店有存货且费用低于150美金。威斯康星大学——麦迪逊分校图书馆是为了提高馆际互借的满足率，因此先找5家提供馆尝试借阅。普渡大学图书馆的重点在于建设优质馆藏，因此适合馆藏的文献直接进入购买流程。
其次，可依据馆际互借的历史数据制定采选标准。普渡大学图书馆调取半年前的馆际互借申请决定采选标准。威廉玛丽学院图书馆分析了两年的历史数据并结合经费预算，决定只购买当年的印本。印第安纳州立大学图书馆将借阅和采购并行一段时间，比较两者的获取时间，再决定采选标准及运作方式。
在具体实践中需要考虑的因素还有很多：读者推荐采购的意向、需要文献的紧急程度、读者身份和文献情况等。除结合本馆实际情况制定采选标准外，还要求馆员能根据具体情况灵活应对。
4.2 适合采购的文献类型
从各馆采选标准的文献语种来看，欧美读者决策采购主要局限于本土语言——英语。以英语文献为主的网络书商在欧美分布广泛，运费低且获取速度快。而国内馆际互借申请恰以英文居多，采购英语类文献势必会遭遇像香港大学那样的尴尬境地：较快的物流致使成本增加，较慢的物流导致获取时间过长。国内基于馆际互借的读者决策采购更适合从中文文献、国内无法借阅的外文文献以及单个或多个读者多次申请的文献做起。
4.3 理性看待采购成本
各馆的后续流通数据都证实了读者决策采购的文献要比同时期常规采购的文献流通率高，单次流通成本低。但有人指出真实成本应该包括文献的价格、运费、采购成本、编目成本、典藏成本、借阅成本和剔除成本。便宜的图书（低于8美金），使用两次就与馆际互借的成本相当，而贵的图书（高于75美金），要使用到第六次才能与馆际互借的成本相当。不能单因文献的价格和运费比馆际互借低就盲目采购。
4.4 建议工作流程
由于国内尚无正式开展该项目的高校图书馆，建议在实验阶段，保持图书馆原有的部门、人员和应用系统不变，待项目成熟后再考虑部门或人员的调动，以及使用上述实用工具来达成部门合作和信息交互。
国内学术型图书馆大多使用CALIS馆际互借系统，可以将各种采购渠道设置为仿真馆，然后借鉴普渡大学图书馆的做法，将待采购的馆际互借申请发送到相应的仿真馆，待收到文献后通知读者并结束事务。也可以参照威斯康辛大学——麦迪逊分校图书馆的做法，将这类申请处理为无法满足，并注释“推荐采购”，等编目入藏后优先通知申请者借阅。此后，可使用系统的查询功能调阅所有快速采购的文献信息和申请者信息，为评估提供依据。
5 结语
阿尔伯塔大学和华盛顿大学的馆员在2013年底对加拿大、美国等70多个国家3000多所图书馆的调研结果表明：馆际互借部门有非常强烈的趋势发展读者决策采购，但读者决策采购仍然是馆际互借部门的边缘活动。我国尚未见基于馆际互借进行读者决策采购的报道，但据笔者所知，清华大学馆际互借组很早就在Abebooks等网络书店采购图书来满足馆际互借申请。厦门大学从2006年至今已从馆际互借申请中挑出200多本图书进行采购并加入馆藏。在国际图联第13届馆际互借与文献传递会议上，北京大学图书馆分析了馆藏西文图书和馆际互借西文图书的流通情况，并进行了学科对比，用来确定哪些学科适合在收到馆际互借申请的时候就发起采购。这些是很好的开始。通过将馆际互借数据用于读者决策采购，不仅能够多样化地满足读者需求，建设和完善本馆馆藏，也能为区域图书馆联盟的合作馆藏建设提供参考。
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更新时间：2024/12/22 19:13:07