| 标题 | 新时期事业单位档案的数字化管理 |
| 范文 | 贺婷婷 摘 要：伴随着时代的不断发展，信息化网络时代成为当前时代的主流。事业单位作为我国重要的主体之一，更是受到社会大众的关注。数字化档案管理工作是我国事业单位的一大重点工作内容，尤其是随着知识经济的发展，更是需要在这一工作模块中投入更多的精力。本篇文章从档案数字化的概述出发，立足于事业单位数字化档案管理的现状，分析了我们应该如何开展事业单位数字化档案管理工作。希望本篇文章可以带给相关工作人员一些借鉴和思考。 关键词：事业单位；数字化；档案；现状；对策 利用数字化技术和多种信息设备软件对档案进行管理，是档案管理的必然趋势，但在实际中，档案数字化管理还存在很多问题，不利于事业单位的长远发展，事业单位有必要针对存在的问题采取有效的措施。本文主要针对事业单位档案数字化管理进行剖析。 1 事业单位档案数字化管理的优势 1.1 提高档案信息的利用率 在传统的档案管理中，事业单位采用纸质管理方式管理各种档案，将其放在指定的位置，在此过程中，随着档案不断增多，会占用大量的空间，同时档案数据也得不到及时更新。由于事业单位档案不对外开放，所以利用这些档案的人群很少，这些档案在储存中可能会出现档案破损的情况，从而会造成信息丢失。在采用数字化管理方式后，档案信息转化为数字化信息，使信息储存不会受时间限制和空间限制，当档案信息发生变化后，档案管理人员能在数字化管理系统中及时更新这些信息。此外，数字化档案管理还能对各种档案进行具体分类，档案管理人员只要在数字化设备中输入查询关键词，就能够调取相关档案信息，从而能够有效提升档案信息的利用率。 1.2 减少档案管理成本 在传统档案管理中，除了管理成本外，档案纸张受损时，还需要对档案信息进行复制，同时档案室建设以及后期管理都需要花费大量的成本，并且成本是无限增多的。在档案数字化建设的过程中，虽然购置数字化设备、聘用专业技术人才等方面需要花费大量的成本，但只发生在前期阶段，在档案正式管理中，花费的成本远低于传统管理方式，并且这些档案信息进行数字化处理后，能够避免出现纸张损坏问题，从而能够有效降低档案管理成本。 2 事业单位数字化档案管理的现状 目前，我国的事业单位纸质档案的处理方式主要有两种模式：第一，把纸质档案进行扫描，随即通过图像的形式进行储存，除此之外，还存在利用OCR字符进行文本文件的转变。第二，运用已经存在的缩微胶片实现数字化的转换，或者是借助数码摄影设备实行拍摄。在这之中，扫描纸质档案的模式是最迅速并且成本最低廉的方式，在当前事业单位的数字化档案管理工作中应用也最为广泛，并且已经建立了标引信息的数据库，能够实现更为便捷快速的信息检索与应用。就当下的情况来说，事业单位的数字化档案管理工作需要从整个系统的基点出发，无论是系统构成的横向还是纵向都需要进一步发展，在网络的协助连接下进行整体化优势的发挥，这样才能够让事业单位的综合优势得以体现。事业单位数字化档案管理工作存在的一些不成熟的地方，一些节点尤其是关键性的节点在发展过程中仍然存在着障碍，这就导致了系统性的阻碍，对于事业单位的发展来说，让每一个节点的应用水平跟装备能力相辅相成是无法实现的，不能够同时同步地发展，事业单位当前主要是实行较高水平的试点，一次来获取推广的经验，这对于整个系统来说都是十分有益的，然而，事业单位的数字化档案管理者也不得不明确，一小部分节点的先进性无法推动系统的整体化先进性。尤其是档案数字化的重点在于多媒体技术的开发以及后续的运用，在档案管理的过程中运用得比较频繁，涉及的范围更是相对广泛，与档案信息存储、档案数字化、档案信息运用以及编研都有着关联，事业单位的数字化档案管理工作在运用数字化模式实行数字信息的转换方面还没有实现更好的突破，这也是需要明确的不足之处，必须要积极进行改进。 3 新时期事业单位档案数字化管理的具体措施 3.1 建立事业单位档案管理系统 事业单位的数字化档案管理需要借助计算机网络将其内部的各项档案进行归集整理，其中包括将以前的档案资料以数字化形式储存到数据库中，最新最近的数据则通过归集分类保存到计算机内，这一档案管理方式实现了事业单位档案管理的整体有序，保证了工作人员及其他相关人员调取资料时的方便快捷。为了实现事业单位档案管理的数字化，首先需要通過计算机建立完备的档案管理系统，且这一系统的建立需要事业单位从自身管理的情况及其他需求情况出发，并由此确定相应的设备设施。在这一过程中，最基本的步骤就是在事业单位内部建立完善的局域网，这样才能建立起一个联网性质的档案储存数据库，实现事业单位大规模档案的统一储存和管理。 3.2 划分事业单位档案管理工作的责任 在事业单位传统的档案管理工作中，会专门设置档案管理人员来负责档案数据信息的收取、整理、分类及保存。在这一过程中，虽然档案管理人员的工作量较大，但是其中的责任是十分明确的。随着事业单位档案的数字化管理逐渐深入，单位高层必须针对档案管理方面的转变做出相应的调整措施，包括对管理人员工作岗位、工作责任的划分和调整。然而，鉴于事业单位内部的各项工作是连续不断运转的，且档案资料增加的速度十分之快，这就加重了调整工作的复杂性。为了解决这一问题，实现档案管理工作的责任划分，事业单位需要按照数字化系统的运行要求在每一步骤设立相应的责任岗位，并要求每一步骤的工作人员能够快速完成各自部分的工作并及时向下一步骤的工作人员交接。这一方式不仅明确了各自的责任，而且在很大程度上提高了事业单位档案数字化管理的工作效率，因此具有显著的优势。 3.3 完善事业单位档案管理工作的规章制度 尽管事业单位档案的数字化管理与传统的人工管理方式相比更加方面快捷，但是其中仍然涵盖了繁多且复杂的工作内容。具体而言，其中主要涉及到的内容包括事业单位现有档案资料的扫描、档案资料统计表格的制作、会计部门档案资料的记录、单位会议内容与发展规划的记录等，且这些档案资料需要一一进行归集、分类和保存。 3.4 加强事业单位档案资料的安全管理 作为数字化档案管理工作的一项重要内容，档案资料的安全管理值得各事业单位给予更多的重视程度。针对档案系统安全管理的有效完善措施，主要可以分为以下方面：第一，事业单位在为档案资料建立数据库的时候，一定要对各生产厂家和供应商做出仔细认真的筛选，并根据自身的管理特点以及设计标准选择合适的、有安全保证的设备，这样才能使建立出来的档案资料数据库很好的为自身服务；第二，事业单位应该时刻关注设备的使用情况，及时添置数字化档案管理软件设施，为后续的功能升级做好充分的准备，这样才能保证这一数字化档案管理系统的与时俱进；第三，事业单位需要根据档案资料的重要程度设置不同级别的保护设施，防止不法分子打入事业单位内部窃取机密信息。 4 结束语 机关事业单位是我国的一大主体，在我国的经济发展以及社会发展中都发挥着重要的推动化作用，事业单位整体实力水平的提升更是我国综合实力提升的一大基础。我们需要重视事业单位数字化档案管理工作，为事业单位的发展注入活力。 参考文献 [1]张勇.基于数字化的事业单位档案管理探析[J].办公室业务，2018（04）：113. [2]尚雪蕾，贺林燃.试析事业单位档案管理创新及档案管理数字化问题[J].人力资源管理，2017（11）：235-236. [3]许琳.数字化档案管理在事业单位中的应用分析[J].中国高新区，2017（17）：208-209. |
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