| 标题 | 数字档案馆标准规范建设研究 |
| 范文 | 张文元 杨明萍 收稿日期：2011－06－15 基金项目：本文系2009年度江苏省档案局科技项目计划立项项目“高校数字档案馆建设目标体系研究”（项目编号：2009-L12）的阶段性研究成果。 〔摘要〕标准规范是建设高质量和可持续数字档案馆的坚实基础，是数字档案馆能够长期发挥作用的根本保证。本文主要对建设数字档案馆的标准规范进行了分析，提出了数字档案馆建设标准规范的两种模式及其缺失，总结了数字档案馆标准规范的建设特点与思路，为其他数字档案馆的标准规范的建设提供依据，确保数字档案的开放性和互操作性。 〔关键词〕数字档案馆；标准规范；标准 DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2011．08．014 〔中图分类号〕G271 〔文献标识码〕C 〔文章编号〕1008－0821（2011）08－0055－03 Digital Archives Construction Research about Standard and Norms Zhang Wenyuan Yang Mingping （Archives，Nanjing University of Techonology，Nanjing 210009，China） 〔Abstract〕Standards is the solid foundation for high quality and sustainable digital archive and a digital archive to the long-term role of the fundamental guarantee.This paper carried out analysis on digital archives standards for building system and put forward the two modes and lack.Summarized the features and thinking of digital archives standards with the construction and provided the basis for the construction of other digital archives standards.Ensured that the digital files openess and interoperability. 〔Key words〕digital archives;standard and norm;standards 数字档案馆是21世纪档案馆发展的方向。随着办公自动化的实施，全国各地档案机构把建设数字档案馆作为当务之急，将其纳入十一五和十二五规划之中。特别是近几年来，我国数字档案馆建设取得了巨大成就。数字档案馆标准规范是数字档案馆建设的重中之重。数字档案馆标准规范在理论和实践中存在着许多需要解决的问题。 1 数字档案馆标准规范建设分析 数字档案馆标准规范的制订与颁布，规范了档案数字化、电子文件管理、数字档案管理等操作行为，对地方各级档案机构起到积极的业务指导作用。 1.1 从制订标准规范的机构来看 这些标准规范主要包括两部分，一类是由国家档案局组织制订和颁布的国家法规、行业标准与国家标准，如《电子文件归档与管理规范》（2002）、《电子公文归档管理暂行办法》（2003）、《电子签名法》（2004）、《中国档案机读目录格式》（2006）、《纸质档案数字化技术规范》（2005）、《公务电子邮件归档与管理规则》（2005）、《数字档案馆建设指南》等；另一类是由省市地方档案馆颁布的标准规范，如《江苏省电子文件归档与管理办法》、《青岛市档案数字化技术规范》、《山东省数字档案馆建设规程》、《辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式（试行）》、《四川省电子文件归档与管理暂行规定》等。 1.2 从数字档案馆标准规范建设体系来看 它由管理性、业务性、技术性3个方面的标准和规范来共同组成［1］。如管理性标准规范有：《档案法》及其《实施办法》、《档案馆工作通则》、《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》；业务性标准规范有：《档案工作基本术语》、《全宗卷规范》、《全宗指南编制规范》、《归档文件整理规则》、《档案主题标引规则》、《档案著录规则》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》；技术性标准规范有：《纸质档案数字化技术规范》、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等。 1.3 从标准规范具体实施应用来看 我们可以将它分为两大类：一类是技术标准；一类是操作标准。技术标准要在国际标准、国家标准和行业标准的基础上进行制定。操作标准则需要通过实践，在具体工作中进行总结摸索。如2010年6月国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》，就是在各省市这几年数字档案馆建设经验基础上，由福建省档案局、山东省档案局、青岛市档案局主要参与起草的。指南对数字档案馆建设总体要求、管理系统功能要求、应用系统开发和服务平台构建、数字档案资源建设、保障体系建设等五个方面进行了详细阐述。 1.4 从标准规范的相互引用看 新出台的标准里面引用之前已有的规则，既可以避免相互可能出现的矛盾，又可以保持已有标准的实用性。将已有数字档案馆的标准规范梳理一下，主要包括下面几条： ①《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月以国家档案局令的形式发布，俗称第6号令。 对电子公文的收集、整理、归档、保管、利用作了详细规定，并划分了保管期限，是一份操作性强的办法。 ②《档案著录规则》（DA/T18-1999），为中华人民共和国行业标准，代替GB/T3792.5-85于1999年颁布。对案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则作了规定。但不包括以全宗和类别为对象的著录和目录组织的方法。 ③《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），为中华人民共和国国家标准。对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。 此规范引用了两个规则，即《档案著录规则》和《归档文件整理规则》。是一个综合性的管理规范，是各单位对电子文件制定管理性文件和操作的依据。 ④《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005），为中华人民共和国行业标准。此标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求，对于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的进行管理。引用文件有《电子文件归档与管理规范》及《信息技术》的第1部分和第2部分。此规范适用范围广，是使用率较高的文件。 ⑤《数字档案馆建设指南》。国家档案局颁布的《数字档案馆建设指南》对标准规范体系建设的描述为［2］：严格遵照信息化和档案管理等方面的法规和标准是实现数字档案馆各项功能的必要前提。数字档案馆建设要严格遵守国家及行业相关规章制度和技术标准。 各地在建设数字档案馆过程中，具体技术应用或工作流程如果尚无相关上位标准规范，可以向国家档案行政管理部门提出相关标准规范制订建议，或根据本地区实际情况制订相关地方标准或企业标准，并积极上报有关部门。就是说数字档案馆建设首先要遵照现有的国家标准和行业标准，其次，在实际操作时应根据具体情况制定相应的标准规范。 2 实施数字档案馆建设标准规范两种模式的博弈 2.1 标准规范先行模式 标准规范是数字档案馆建立运行的前提和基础，在数字档案馆建设中有着举足轻重的作用，是衡量数字档案馆建设成功与否的标志。实践表明，数字档案馆建设成功与否，取决于标准规范建设的科学性、开放性、综合性和可操作性。 如山东省在具体实施数字档案馆项目之前，首先制定发布了《山档省档案目录数据采集规范》、《山东省数字档案馆建设规程》、《山东省电子文件归档管理暂行办法》等地方标准和规定。为保证项目的科学性、规范性，又制定了《山东省档案馆管理系统功能和技术要求》、《山东省档案局网站管理办法》、《山东省电子公文元数据标准（草稿）》等省馆标准。 这些标准为本项目的开展有打下了坚实基础。在项目开展以后，为做好省市档案馆、档案馆室之间的互联工作，又制定了《基于Web Service技术档案数据互联互通接口（草稿）》。 在利用标准指导实践的同时，也在实践中进一步完善了标准。再如浙江大学在进行数字档案建设中，采取了标准规范先行的原则，为后续的数字馆系统建设和内容建设奠定了良好的基础，取得了较好的建设成效。 2.2 标准规范后行模式 在实际应用中会发现由于标准规范数量少，而我国的标准规范一直是处于自下而上的实验摸索状态，因此一些单位只能探索性的建设标准规范。在启动数字档案馆建设项目时，将标准规范放后考虑，可以边建设边制定边完善。有的采取将已有的数据库的标准规范结构与现有的标准作无缝链接，保证原来档案工作的延续性。例如电子文件管理有关的接收标准、元数据规范、管理利用制度等。与数字档案馆建设和运行密切联系着的规范和标准尚未明确。数字档案馆的规划设计、软件研制、系统运行必须符合相关规范和标准，在数字档案馆项目实施过程中，还会研究形成新的规范和标准。档案工作标准化建设是在逐步完善的过程中进行的。如我校启动数字档案馆建设项目，首先采取将馆藏档案数字化和现有电子文件的采集，在档案信息资源积累丰富的基础上，再进行下一步的对数字馆的框架及其标准规范的实施。 从上述两种模式我们可得出以下几点缺失： 2.3 不利于实现信息资源共建共享 数字档案馆共建共享的热情没有那么迫切。大都是各自为政，没有统一的数据库。数字档案馆的建立需要大量的标准支持，如元数据著录标准、电子文件存贮格式标准、归档整理标准、条目信息检索标准、扫描质量标准、数字迁移标准等。这些数据库的建立，如果没有统一的具体标准可以遵循，必将导致各个数字档案馆之间数据库的结构不统一，数据不规范，导致无法实现信息资源的共建共享。目前对于异构数据库的研究，既耗费系统资源也极大地增加数字处理的工作量。然而，目前全国统一的数字档案馆标准化体系尚未建设，有关这方面的工作正处在起步阶段。如果标准问题得不到很好的解决，将直接影响到数字档案馆建设的健康发展。例如，清华紫光和南大之星两个软件在系统架构、开发环境和运行环境方面的不一样，导致它的用户检索界面、检索语言和管理系统等方面存在较大差异。 2.4 重复建设 在数字档案建设起步方面，各馆大都先忙于馆藏档案数字化，而不是先进行网络建设，再进行资源的共建共享。由于没有宏观规划和布局，也没有相应的统一标准，各馆已经建立的数字化资源难以相互沟通和相互应用。只有建立统一的标准，才可以协调各个单位的资源建设，所建设的数字资源才可以方便地实现共建共享，从而避免重复建设。同时，制定和执行统一的标准还有助于数字档案馆相关软件的开发，使得数字档案馆能够在拥用统一的数字资源基础上，进一步开展信息开发、知识管理、智能处理等工作，否则会在数据的转换上耗费大量的时间和经费。 2.5 思想上存在等的思想 由于我国数字档案馆建设所需要的基本法律制度和标准体系尚待完善和加强，大多数单位存在等待的思想。如果先行的话，制定标准的风险和实施的成本落在自己头上。怕走弯路，存在一步到位的思想。我国标准化工作往往都是从上到下的制定和执行，这就要求主管部门应尽可能快地制定出相关标准，使各级档案部门在进行标准规范建设中有法可依。 3 数字档案馆标准规范建设特点与思路 3.1 注重数字档案馆标准规范的相互借鉴和引用 在数字档案馆的标准规范还不完善的时候，通过借鉴档案信息化的有关规范，还有对国际标准的借鉴、引用，另外各数字档案馆之间要开展深入沟通、学习和相互借鉴工作。各级档案部门要尽量减少各地建设自定标准，把档案与文件的业务规范标准贯彻落实到实处。这样有利于与国家信息系统兼容和其它地区档案信息的互联互通，防止形成档案信息孤岛。因此在建设数字档案馆时，要有持续发展的长远观念，为今后档案信息数据互通、共享和深入应用考虑，避免走回头路和不必要的重复劳动。 3.2 注重标准规范的体系建设，形成一体化的管理模式 我们在长期的纸质文件与档案管理中形成了一整套业务标准与技术规范，电子文件管理与数字档案馆建设更需要科学、完整、权威的规范标准体系。杨安莲《关于数字档案馆标准体系的思考》一文中对其所述为［3］：数字档案馆标准体系，是由数字档案馆建设过程中的各种相关标准规范构成的互相联系、互相制约的动态性、指导性的文件整体。并指出： 数字档案馆标准体系主要由业务标准、技术标准、管理标准和评估标准四个部分构成。数字档案馆建设要遵循各种标准和规范，落实电子政务和档案信息化的相互要求，形成一体化的管理模式。 3.3 注重数字信息系统的互操作性 作为面向整个社会提供信息资源的数字档案馆，不能把这些信息基础设施抹去重建，而必须充分利用这些现有的信息资源，以免造成人力物力的巨大浪费。这样一来异构平台的兼容、现有系统的集成、风格复杂系统的支持等问题就摆在了我们面前。我们的最终目标是建立广义上的数字档案馆［3］，其概念的核心是具备档案数据的远程访问、交换及互操作性。因此，我国数字档案馆标准建设必须要充分考虑到我国现有的情况，要在已的有信息基础设施之上建设通用性强的标准，实现更高层次信息服务协议的统一，从而解决异构系统间的互操作问题。 3.4 注重数字资源的特点和生命周期研究 数字资源的特点：一是检索方便，易复制，能快捷地获得所需信息。二是传播速度快范围广，具有共享性。三是数字资源具有产权保护问题，四是为数字资源的长期维护和长期获取必须进行管理。从生命周期的角度看［4］，电子文件在形式上模糊了各阶段文件的界限，实质上密切了各阶段文件的管理。例如，数字资源创建、使用、更新、保存等生命周期发展问题也已引起数字档案馆的关注，已开展对这些问题的标准规范研究。数字资源的特点和文件生命周期理论所贯穿的系统思想为数字档案馆的建设创造更为有利的条件。 参考文献 ［1］屠跃明．数字档案馆标准规范体系探讨［J］．档案与建设，2007，（10）：11-12． ［2］国家档案局办公室．《数字档案馆建设指南》档办［2010］116号.2010.6． ［3］杨安莲．关于数字档案馆标准体系的思考［J］．档案学通讯，2006，（6）：58-62． ［4］申琰，等．档案信息流动的能源站［J］．档案学通讯，2001，（5）：32-34． ［5］国家档案局档案馆（室）业务指导司．机关档案工作必读文件.2010.5． |
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