《二维码技术在企业科技档案管理中的应用》-管理学论文，图书馆情报与档案管理论文-论文范文参考-科学狗论文网

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二维码技术在企业科技档案管理中的应用

范文

杜志宏

在实际工作中，大部分人员特别是一线设备操作和维检修员工由于不清楚档案室的资料可以为工作提供更多的便利，节省更多的时间，宁愿在现场耗费时间琢磨机器设备构造，也很少去资料室查阅相关资料。随着二维码技术的迅猛发展，如果能把这项技术应用于企业科技档案管理，让科技档案管理变被动查阅为主动出击，将会提高科技档案的利用，让企业档案管理工作的重要性渗透到企业生产工作中的方方面面。

一、二维码技术简介

（一）二维码的定义

二维码又叫做二维条形码，是利用黑白相间的图形记录数据符号信息的，在代码编制上巧妙地利用构成计算机内部逻辑基础的“0”、“1”比特流的概念，使用若干个与二进制相对应的几何形体来表示文字数值信息，通过图象输入设备或光电扫描设备自动识读以实现信息的自动处理。

（二）二维码的起源

二维码技术是在一维码无法满足实际应用需求的前提下产生的。由于受信息容量的限制，一维码的作用通常仅是对物品的标识，而不是对物品的描述。所谓对物品的标识，就是给某个物品分配一个代码，代码以条码的形式标识在物品上，用来标识该物品，以便自动扫描设备的识读，代码或一维码本身不能表示该产品的描述与真伪信息。随着现代高新技术的发展，迫切需要用条形码在有限的几何空间内表示更多的信息，以满足千变万化的信息表示的需要。因此二维码技术应运而生。

（三）二维码的特点与优势

一是高密度编码，信息容量大：可容纳多达1850个大写字母或2710个数字或1108个字节，或500多个汉字，比普通条码信息容量约高几十倍。二是编码范围广：该条码可以把图片、声音、文字、签字、指纹等可以数字化的信息进行编码，用条码表示出来；可以表示多种语言文字；可表示图像数据。三是容错能力强，具有纠错功能：这使得二维条码因穿孔、污损等引起局部损坏时，照样可以正确得到识读，损毁面积达50%仍可恢复信息。四是译码可靠性高：它比普通条码译码错误率百万分之二要低得多，误码率不超过千万分之一。五是可引入加密措施：保密性、防伪性好。六是成本低，易制作，持久耐用。七是条码符号形状、尺寸大小比例可变。八是二维条码可以使用激光或CCD阅读器识读。

（四）二维码的应用

二维码最早应用于商业领域，由于它具有编码容量大、信息密度高、纠错能力强、制作成本低、使用便利等优点，在短时间内得到广泛普及。如今，二维码已经渗透到我们生活的方方面面，从网络到手机，从电视到报纸，从广告到书籍，从火车票到名片，都随处可见二维码的身影， “扫一扫”已经逐渐成为了时下人们的一种习惯。

二、二维码技术在企业科技档案管理中的应用设想

（一）科技档案二维码的制作前提工作

从现有技术条件和需求出发，二维码技术在企业科技档案管理中的应用，主要是检索和借阅两个方面。要实现这两方面的应用，首先要进一步加强企业科技档案文件的管理。遵循科技档案文件的形成规律，合理组卷，编制卷内目录。以太钢为例，科技档案文件都是按照要求整理、组卷、编号后入库管理的。此项工作环节为二维码技术在科技档案管理中应用的前提，关系到二维码所包含内容的准确性，必须扎扎实实做好。其次是确定科技档案二维码所要包含的内容，二维码基础信息必须包含每卷科技档案的档号、详细目录以及放置的柜号等内容。

（二）科技档案二维码的制作

如何制作二维码，必须拥有一定的技术力量，是一个系统的工程，需要公司档案部门组织专业技术力量研发相关软件，在此基础上组织档案员进行专门培训。档案员必须积极参与学习，达到能够利用软件熟练编码和解码的水平。

在现有条件下，档案工作还未全面普及推广二维码的应用。档案员可以从网上下载二维码生成软件制作，只要按照软件提示操作，输入科技档案设备仪器的相关信息，即可直接生成所需的二维码。也可登录二维码制作网页，在网上在线生成。下图图1为免费的二维码在线制作，只要将信息输入左侧文本框内，点击右侧提示即可在右侧自动生成二维码。

图1

当然由于没有投入资金，档案员未经过专业的系统培训，仅靠免费的二维码自动生成系统，不仅在二维码制作时会有字数的限制，在扫描时也会有解码的限制，形不成一个完整的二维码科技档案管理系统，就不能很好地提供使用。

（三）科技档案二维码的运用

1、快速搜索

可以将生成的二维码打印出来，也可以通过其它方式制作出来，将二维码标识到对应的设备上。人们想了解某台设备或是某个基建项目的资料目录时，只需“扫一扫”即可知道资料室有无自己所需要的资料。如果二维码显示有自己需要的资料，还可以根据二维码显示的档号，快速找到资料，省去翻看档案目录的时间。如果在二维码中再加入资料室和柜号信息，那将更为便利，直奔二维码显示的资料室和柜号就可以了，真是既方便又快捷。

2、方便借阅归档

二维码还可以用于科技档案的借阅管理，人们在借阅资料时，将档号、文件题名以及放置柜号、借阅者基本情况等一起制成二维码，将生成二维码标识于所对应文件放置的柜门处，档案借阅情况一目了然。这样不仅节约了借阅登记的时间和查找资料去向的时间，更为库存档案的管理带来很大的便利。

二维码技术在企业科技档案管理中的应用远不及于此，它甚至可以用于科技档案文件全生命周期的管理。但作为一名最基层的企业档案员，由于眼界所限、水平有限，仅能结合自己的工作实际情况，对二维码技术在企业科技档案管理中的应用阐述一些最微小的应用观点。

三、二维码技术应用于企业科技档案管理的意义

（一）提高企业科技档案的利用

档案利用是档案管理工作的意义所在，对于以效益为先的企业而言，本身不创造效益的档案管理工作要想在企业中提升自己的地位，更迫切需要提高档案的利用。然而在实际生产工作中，人们对档案管理工作普遍存在不太了解的现象，认为可有可无。这就需要档案管理不仅要提高归档率，更要提高利用率。借助于二维码的互动性，实现了档案服务走向现场、走近职工。只要档案管理实实在在方便了人们的工作，自然就提高了档案的利用。

（二）提高企业科技档案信息水平

企业科技档案要真正发挥其在生产工作中的作用，就必须认真思考如何改进现有服务方式，紧紧围绕生产经营需要开展方方面面的工作，特别是信息化工作。档案信息化水平过低，宣传不到位，直接导致档案收集困难、使用率低。因此，让档案尤其是科技档案走出去无疑是一条很好的出路，让人们不仅能在档案室了解科技档案，在现场也能及时了解科技档案情况，开拓了档案的服务功能，实现了档案管理与信息化管理的良好结合。

（三）提高对库存档案的监督管理

在企业中尤其是最基层的企业，档案员是兼职的，由于忙于自己的主要岗位工作，而且又缺乏有效的监督，而忽视了对档案管理的工作。如果岗位调整，再经历过几轮交接，有时会出现档案无目录，或是档案室账物不符的现象。二维码走向现场、走近职工，让一线职工可以根据二维码所显示的信息，清楚地知道设备的资料目录，无形中对档案员的工作是一项监督与促进，促使档案员提高责任心，对库存档案负责。

（四）提高档案管理人员工作水平

假设二维码能投入使用，对档案管理员的一个最基本的要求，就是能够熟练地掌握二维码技术在科技档案管理中的应用。这样，可使档案管理员获得许多新知识，同时增强科学的管理方法和灵敏快捷的信息系统，以高质量的档案服务满足生产的需求，促进科技档案管理的合理化，为企业的日常工作节约时间成本，创造出属于档案管理利用的特有效益。

（工作单位：太原钢铁（集团）粉煤灰综合利用公司）

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