| 标题 | 浅谈高职院校档案信息化建设 |
| 范文 | 孙婧 摘 要：档案信息化建设对于高职院校档案工作有着举足轻重的作用，为档案资源的查找利用提供便利。本文从档案信息化建设的优越性和不足，阐释了档案信息化建设实施措施，展望了档案信息化建设的发展趋势。 关键词：高职院校 档案 信息化 建设 随着科学技术的发展，信息技术的日新月异，各高职院校逐步实行网上办公及信息公开的要求，档案作为信息公开的一部分，档案信息化建设将成为档案管理的重要组成部分。 一、档案信息化建设的优越性 档案的信息化是电子技术应用于档案管理及档案利用的重要形式，是档案科学管理的重要手段。电子档案与传统档案相比，有以下几方面的优势： （一）与传统档案相比，其存储载体不同 一直以来，我们档案室所保存的档案大多是纸质类的文档。对于这类文件的保存和管理，我们一方面需要考虑其保存环境的温湿度条件，另一方面需要定期投放防虫防蛀药物，更多的还要考虑其档案室各类文件的规划和布局，以及在文件逐年增加的情况下档案室的规划建设。而将这类文件进行扫描处理后的电子档案，可以大大提高档案的利用效率和检索速度，可以便于档案的查找和复制。在存储方面，只需一台存储空间大的微型计算机和相应的扫描设备即可完成，可以大大节省存储空间。 （二）与传统档案相比，大大降低了档案管理人员的工作强度 传统档案的查阅及管理常常受到档案归档方法的制约和限制，需要档案管理人员先查阅纸质目录后，“翻箱倒柜”的查找文件，工作程序繁琐，在一定程度上影响了工作效率。电子档案通过对电子目录的检索可以方便的调出，能大大提高档案管理人员的工作效率，将档案管理人员在日常的繁琐工作中解放出来，在降低劳动强度的同时也更大限度的保护了传统档案因经常翻阅所造成的损坏。 （三）与传统档案相比，能增强文件的保密性 传统文件在保管过程中，通常是以卷为单位，在借阅时，往往将整卷文件一同借阅，不便于档案管理的保密要求。电子文件则是以件为单位进行存储，借阅时只需印制该件文件即可，对于保密文件，可以通过对电子文件进行加密的形式管理，大大增强了保密文件管理的安全性。 二、档案信息化建设的不足 档案信息化建设对于档案管理工作有着举足轻重的作用，档案信息化建设水平决定着高职院校档案建设的发展方向和趋势，对高职院校的发展有着指导和推动作用。然而，高职院校档案信息化建设过程中也存在着或多或少的问题： （一）领导重视不足 高职院校的领导往往只重视教学方面的建设，如示范校建设，中央财政支持的重点项目建设，实验实训基地建设等，对于档案信息化建设方面投入的人力、物力、财力较少，一定程度上制约了档案室建设。 （二）缺少专业的档案人员队伍 高职院校的档案室大多设置在学院办公室，档案管理工作通常由办公室人员兼职负责，而办公室人员缺乏档案专业知识，在遇办公室工作繁杂的情况下，为了保证办公室日常工作的顺利开展，常常以牺牲档案工作为代价。 （三）缺乏档案管理意识 高职院校的档案管理人员，在档案管理过程中没有接受过系统的档案信息化管理培训，只是在实际工作中摸索着找经验，缺乏主动性和责任感，缺少工作热情。对档案信息化建设中，遇到的问题，只能自己消化和处理，这也是档案信息化水平滞后的原因。 （四）档案理论知识陈旧，缺少创新意识和学习意识 高职院校档案管理人员由于大多是兼职管理档案，从某种程度上就制约了整个档案人员队伍的综合素质。他们通常用原有的档案理论知识处理档案工作，对档案信息化知识模棱两可，在档案信息化建设过程中摸着石头过河，缺少学习的主动性和创新意识，甚至满足于原有的知识体系，致使档案利用率低下，档案发展水平落后。 三、档案信息化建设实施措施 加强高职院校档案信息化建设，促进档案工作整体上水平，就必须做好以下几方面工作： （一）.加强领导，建立稳定的档案人员队伍 要切实做好档案信息化建设，就必须有一支相对稳定的档案人员队伍，办公室必须设立专职档案管理人员岗位，配备齐全档案信息化管理设备，定期组织档案管理人员和兼职档案人员岗位培训，与相关高职院校进行学习交流，以“请进来，走出去”的方式，多学习，多借鉴，多交流，多总结。这就需要高职院校领导以开放的眼光，给予充分的支持和重视，学院内要设立院领导分管负责制，双管齐下，共同抓好档案信息化建设。 （二）.建立完善的档案管理制度 完善的档案管理制度是做好档案工作的前提和重要保障。对于档案信息化建设，首先，要建立一定的管理标准，确保纸质文件与电子文件的统一和完整；其次，要制定电子文件查阅标准，即哪些文件可以通过办公网直接检索查阅，哪些文件限制查阅，哪些文件为保密文件需领导批准后查阅等；再次，要制定管理人员工作规范及工作职责，确保档案管理有章可循。 （三）.加强档案信息数据库建设，提高档案信息化建设水平 为了便于档案的查找利用和提高档案管理工作的效率，加强档案信息数据库建设势在必行。档案管理人员要针对各自高职院校档案情况，做好档案信息采集工作，确保纸质档案与电子档案的完整统一，这就要求我们不仅要做好近一时期的档案信息采集录入工作，也要将以往的档案分时段采集录入。在整体档案录入完成后，还要做好档案信息数据库资源的复核工作，确保录入的数据准确无误。 （四）.建立健全档案信息安全体系 档案信息化建设对档案的安全利用提出了新的要求，这就要求，档案在生成单子文件的同时，按照保密级别，分层分级对档案进行管理，对保密级别高的文件要做好加密处理。对于档案的查阅利用，档案管理人员要按照档案借阅制度及操作流程，通过系统经领导逐级审批后调用，系统要根据整个操作环节，生成档案调用过程文件并保存为调用目录，以备后查。 四、档案信息化建设发展趋势 档案信息化建设是新时期档案管理工作的重点，是高职院校档案室建设的发展趋势，也是传统档案与电子计算机技术融合的产物。构建良好的档案信息体系，建立档案安全保障制度和切实可行的档案管理制度，创建透明公开的档案查阅平台，不仅是新时期信息公开的要求，也是未来档案建设的发展方向。 参考文献： [1]戚芳.如何做好档案信息化管理[J].黑河学刊，2014. [2]张金娥.事业单位档案信息化建设的思考[J].办公室业务，2014. [3]成金萍，学校档案的信息化建设[J]，办公室业务，2014. （作者单位：天津国土资源和房屋职院学院） |
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