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浅议专业档案实体分类及其在档号编制中的运用

范文

朱明亮

摘要：专业档案门类较多，实体分类因门类不同方法有所不同。分析专业档案的实体分类及类的层级划分，研究分类结果在档号编制中的运用，规范专业档案管理和便捷利用。

关键词：专业档案;分类;档号;运用

档案实体分类是以档案实体为对象所进行的分类，分类应按照档案的形成规律，保持归档文件之间的有机联系。分类的结果是确定档案排列顺序、编制档号的重要依据。《归档文件整理规则》规定了作为文书档案保存的归档文件的分类整理原则和方法，《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定了科学技术档案的分类整理组卷原则和方法。目前，在专业档案整理方法上，没有统一的整理原则和方法。在档案工作实践中，专业档案种类较多，不同种类的实体分类方法各异，分类层级比较复杂。专业档案对类的层级正确划分，直接影响专业档案的整理排列和档号编制的准确性。本文试图对专业档案的实体分类、层级划分以及在档号编制工作如何运用进行探讨。

一、专业档案的形成和管理

专业档案是立档单位在某些专业领域的职能活动中形成的，按照其专门办法进行收集、整理、归档的文件材料。《档案工作基本术语》将专业档案解释为：反映专门领域活动的档案。

1.专业档案的构成条件

形成专业档案有一定的条件，其构成条件有以下几个方面：第一，档案形成的单位或部门不具有普遍性，有些专业档案是特定的单位在履行特定职能活动中形成的，有些专业档案是单位内特定的部门在专门工作中形成的。第二，形成专业档案的归档文件，在内容、形式、处理程序和管理方法上与其他文件相比较，具有特殊性。第三，构成专业档案的归档文件自成体系，来源稳定，数量较多，需要单独保存。第四，构成专业档案的归档文件与其他文件界限清楚，容易划分。从专业档案构成的四个方面条件来看，它们之间是相互联系的，同时具备或至少满足第一、第二两个条件，就构成了一个门类的专业档案。

2.专业档案的种类

专业档案的范围涵盖了国家行政、法制、经济、文化、民生等众多领域，种类繁多。国家档案局印发了两批国家基本专业档案目录，按照人事、民生、政务、经济、文化等五大类，共100种专业档案。各地方档案行政管理部门也相继印发了专业档案目录，但没有突破国家档案局印发的种类范围。随着社会的发展，各领域形成的档案种类越来越多，有些专门活动中形成的档案虽然不在国家档案局印發的两批专业档案目录当中，但立档单位已经作为专业档案进行收集、整理、归档，按照专门管理办法进行管理，这些档案根据其特殊性和单一性的特点，应当归属为专业档案。比如，机关档案当中的行政许可档案。

3.专业档案管理

专业档案因其特殊性须使用特别的管理办法。首先，专业档案在档案全宗内应作为一个门类独立管理。专业档案是全宗单位在专门职能活动中形成的档案，虽然有其特殊性，但仍是全宗档案不可分割的一部分，反映全宗单位职能活动全貌，如果片面强调专业档案独特性，使一个全宗单位档案的整体性被人为割裂，反而不利于专业档案的管理利用，所以专业档案不能脱离原全宗，应纳入全宗档案集中统一管理。然而，专业档案的特殊性，其特别的管理方法，不能与文书档案、科技档案等其他门类档案相混淆，应单独组卷排列存放，便于保管和利用。其次，各专业档案门类不同，专业的工作程序不同，形成的档案分类办法必然不同，应制定符合其专业档案门类实际的分类方案，以适应专业档案管理和利用。再次，专业档案在对外利用时，有特定的查阅利用对象，根据专业活动的不同，有的专业档案有限定的查阅利用范围。因此，在制定分类管理时，需要考虑到查阅利用对象和范围。

二、专业档案的实体分类

类，是指代表一组在性质上相同或相似的事物。分类，就是将不同性质的事物区分开来，将相同或相似性质的事物归到同一类别，使无规律的事物变得有规律，进行针对性地管理。档案分类的意义也在于此，把不同特性的档案相应归类，做到规范管理和便捷利用。档案分类时，应遵循以下几个方面原则：一是科学合理，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系;二是严谨细致，明确区分开不同价值的档案，便于档案保管和利用;三是规范缜密，保证纸质文件与电子文件管理的协调统一;四是应具有前瞻性，符合文档一体化和档案信息化要求，便于档案的计算机管理、网络化管理。

1.专业档案的分类

根据现行的有关标准规范，文书档案按照“年度”“机构（问题）”“保管期限”，进行“三级分类”或者“二级分类”。科技档案包括科研课题、产品、建设项目、设备仪器等方面的归档文件，按照项目、结构、阶段或台（套）等进行分类组卷。专业档案不同于文书档案和科技档案，其实体分类没有固定的模式，不同门类的专业档案分类方法不同。有的专业档案专一性比较强，分类层次较少，不存在属类和子类，仅有一个类别，在总类下无须再进行划分，如行政复议档案，根据行业不同，有的在专业门类下分为复议、应诉、监督、裁决等属类;有的仅有复议一项，归档文件按照“一事一案、一案一卷”进行组卷，总类下就不再划分属类，如果归档文件一事组成两卷以上，总类下可以进行分项目。有的门类专业档案的分类，根据其专业的特殊性，按其自然形成特点、时间、内容和形式上不同，分成若干层次和类别，每个总类下设属类或子类，可以分为一级类目、二级类目，甚至三级类目、四级类目。笔者所管理的测绘档案就是如此，首先根据档案的形成特点和内容，划分出大地测量、地图制图与地图印刷、工程测量等9个一级类目，再根据一级类目内档案的其它特性逐级往下划分。以一级类目“大地测量”为例，可分为天文测量、重力测量、长度测量、水准测量等6个二级类目。同样道理，二级类目“天文测量”又可分为技术设计、观测记录、计算资料等6个三级类目，三级类目“观测记录”还可往下划分为纬度观测记录、经度观测记录、方位角观测记录等6个四级类目。

2.专业档案类的层级划分

专业档案实体分类和分类层级划分应遵循类的实际运用性、科学系统性、相对稳定性和类目的保证性的原则，大类不能相互交叉，属类、子类也不能相互交叉，要体现一个“专”字。如前文所述，有些专业档案，在一级类目下必须分设不同的二级类目，在二级类目下也许还要进行划分。从大类看，如行政许可档案和行政复议档案，虽都是政务性质，但是履行不同的行政职能，应是两个不同的大类。从属类或子类看，如卫健部门的行政许可档案，在专业门类下设“医疗机构设置许可”“医护人员执业注册”“健康产品卫生许可”等等若干个大类;再以“医疗机构设置许可”大类为例，其下设“医疗机构设置审批”“医疗机构执业许可”等相关子类，达到两个层次类别。总之，专业档案实体类的层级划分，既要分到不可再分，又要做到无须再分。

三、专业档案实体分类在档号编制中的运用

档案的实体分类是档案规范管理的一种工具，使档案立卷、编目、排列和编制档号有所遵循。

1.档号在档案管理中的作用

档号能够较好的反映档案类别属性和排列顺序，固定档案在全宗中的位置，为档案调阅利用提供精准指示，是档案检索的重要工具。在计算机管理中，电子档案以档号进行命名，能够精确查找定位，档号是电子档案存贮层次和存贮结构的重要依据。在档案管理工作中，档号的地位越来越重要，档号编制的规范性要求越来越高。

2.专业档案与其他门类档案在档号结构上的区别

《档号编制规则》对档号的结构列出了三种形式，起到宏观指导作用，具体门类档案的档号编制还是要根据实际进行规定。《归档文件整理规则》对文书档案的档号编制作出了具体规定。专业档案门类较多，且各门类都具有鲜明的特点，有的门类的专业档案分类层级较多，参照文书档案和科技档案的档号编制规则，都有局限性，所以非常有必要对专业档案的档号编制规则进行研究，以适应专业档案管理工作的需要。

文书档案的档号结构（以“年度-机构-保管期限”分类法为例）：全宗号-档案门类代码·年度-机构代码-保管期限-件号。分类方案涉及到“年度”“机构”“保管期限”三个要素，文书（WS）档案作为门类，并不涉及到档案门类中的具体分类问题。科技档案的档案结构由全宗号、分类号（项目号或目录号）、案卷号组成，以设备仪器档案为例，分类方案涉及到设备仪器型号，可以不考虑年度和保管期限，与文书档案的档号结构有所不同。

专业档案与文书档案、科技档案的档号结构都有所不同。专业档案分类方案要考虑到在不同种类的专业档案中有所不同，有的专业档案不仅要按类别进行分类，还要按年度和保管期限进行分类，在档号结构中涉及到 “全宗号”“档案门类”“类别”“年度”“保管期限”等要素。如果参照文书档案的档号结构，将不同层级的专业档案类别连接在一起作为档案门类，显然与档案门类的概念相混淆;如果参照科技档案的档案结构，又不能反映出“年度”和“保管期限”。

3.专业档案的分类在档号结构上的体现

专业档案的档号结构与文书档案、科技檔案的档号结构的区别，主要集中体现在分类的层级以及上位类与下位类的划分上。如，卫健部门的行政许可档案，“行政许可”是专业档案门类，是总类，是上位类，下设一级类目“医疗机构设置许可”“医护人员执业注册”“健康产品卫生许可”，是属类，是下位类;一级类目“医疗机构设置许可”下设 “医疗机构设置审批”“医疗机构执业许可”等二级类目，在这两级类目中，一级类目“医疗机构设置许可”就是上位类，二级类目“医疗机构设置审批”“医疗机构执业许可”相对于一级类目来说是属类，就是下位类。那么，如何使专业档案实体分类在档号编制中体现“合理性、简单性”的原则，就要对专业档案类的“总”与“分”的连节点作一个划分，这个“连节点”就要清晰地指出专业档案类的“总”“分”之间的相互关系，既要保持“总”“分”之间的相互联系，又要能够明确区分。我们知道“行政许可”是国家行政机关的行政职能，不同的行政许可职能由不同的行政机关履行，可以看出“行政许可档案”是专业档案的一个门类。不同行政机关的“行政许可”有各自的特殊性，同一机关的“行政许可”事项之间具有相互关联性。在此，我们可以做个结论，专业档案类的“总”与“分”之间可以划分一个“节点”，这个“节点”就在“门类”与“一级类目”之间。

这种分类层级的划分在档案编制中运用，按年度组卷的专业档案的档号结构可以为：全宗号-专业档案门类代码·年度-类别号-保管期限-案卷号。专业档案门类代码与年度之间用“圆点”相隔，“专业档案门类代码·年度”作为上位代码，类别代码作为下位代码，用“短横”分开。不同级位的类别之间用“圆点”相隔，不产生误解时，省略间隔符。

档号结构即：

如果省略一级门类代码“ZY（专业）”，档号结构即：

四、结束语

专业档案实体分类应遵循专业档案自然形成规律，保持各专业活动中形成的文件来源、时间、内容等之间的历史联系，从而较好地指导制定专业档案的档号编制规则，使档号结构更加适合专业档案管理和利用检索。《机关档案管理规定》将文书（WS）、科技（KJ）、专业（ZY）档案设置为一级门类，使用拼音首位字母作为一级门类代码，这是过去将档案分为“文书档案”“科技档案”“专门（专业）档案”“三分法”在机关档案分类上的应用。“三分法”的科学性、逻辑性值得探讨。文书档案是公务活动中文书（文件）归档后形成的档案，按档案的形成方式来划分的。科技档案包括了科研、基建、产品、设备等档案，显然不是按形成方式来划分，而是按内容来划分的。专门（专业）档案种类众多，是按职能来划分的。可以看出，文书档案、科技档案、专门（专业）档案之间没有遵循逻辑性的划分原则。因此，专业（ZY）档案用拼音首位字母标识，在档号结构中作为一级门类代码，并不具有不可或缺的必要性。按照档号编制的合理性、简单性原则，专业档案实体分类、层级划分及在档号编制工作中运用，应力求档号结构与档案实体分类体系相适应、简短明了、提高效率。

参考文献：

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[6]国家档案局.《科学技术档案案卷构成的一般要求》，2008

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[8]国家档案局.《档号编制规则》，1995

[9]国家档案局.《机关档案管理规定》，2018

（作者单位：安徽省测绘档案资料馆）

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