| 标题 | 论档案管理的人性化实践 |
| 范文 | 唐汉荣 摘 要：随着社会经济的不断发展和人们生活水平的不断提升，人类的日常活动领域及足迹不断扩展，档案馆所涉及的档案种类和数量不断增加。在这样一种情况下，档案馆的档案管理与服务工作更需要秉承“以人为本”的原则，坚持基本的人性化管理思路，如此才能不断提高管理效率、推进档案事业更好地发展，让档案馆以更加优异的姿态出现在世人面前。本文中，笔者就将从几个角度论述“档案管理的人性化实践”，以期相关研究内容能够为广大工作人员参考。 关键词：档案管理;人性化;管理实践 《档案法》对档案有着明确的定义，即“过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、技术、文化、总结等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各类文字、图像、声像等不同类型的历史记录。”作为保存档案的重要机构，档案馆的工作人员在从事档案管理工作时，积极推进人性化的管理策略，既是对档案本身的尊重，也是对职业和广大服务对象的尊重。当然“人性化管理”本身是一个非常复杂的命题，需要采取一定的措施才能达成。 1 档案管理工作中的人性化彰显 档案管理过程中的“人性化”主要是指在档案管理过程中以“人”为中心，充分发掘每一位管理者的能力和潜能，充分营造出尊重服务对象、尊重管理者的良好氛围和价值导向。对于档案馆而言，其日常工作主要由管理和服务两部分构成，其间包括各式各样的人际关系，也包含众多的情感要素，而这些关系和要素，归根到底都围绕“人”而进行，所以务必要尊重人、信任人和爱护人。这里所谓的尊重、信任和爱护，主要体现在这样三个方面： 档案馆工作人员的人性化。主要包括其专业素质培训和提升、舒适的工作环境、一流的服务质量以及围绕工作人员所开启的奖惩制度等。 档案基础建设工作。规范档案管理的基础化业务，实现标准化的管理，即对档案的收集、整理、鉴定和保管，都要按照有序的原则和科学的管理方法来进行。 对档案存放环境的改善。除却单纯的对档案存储的空间进行扩大外，还可以从防腐、绿化和美观的角度出发对其进行改善，方便应用档案、日常管理的工作人员在进行相关工作时，能够得享舒适的环境。 2 档案管理工作中的人性化实践 人性化在档案馆档案管理过程中的体现是多样化的，而要想让这些“人性化”的要素变成一种规范、习惯，从而让档案馆更好地服务社会和大众，需要从这样几个角度来实现： 2.1 修正理念，提高业务水平 按照马斯洛需求层次理论，对于档案馆内负责管理业务的个体而言，他们除了有生存的需求，随着时间的需求和基本生存需要的满足，还会滋生出发展的需要，尤其是在社会经济和物质生活水平不断提升的今天。所以档案馆有必要给工作人员提供外出参加管理培训、学习和调研的机会，通过交流的方式促使其不断开拓视野、提升业务水平，要伴随外部环境的变化及受众对档案管理所不断滋生出的新理念、新诉求，来转变自身的管理、学习和服务理念。 2.2 拓展发展空间，提高效率 档案馆内成熟的、拥有丰富经验的工作人员，必须拥有一定的自我管理空间，这是予以其一定的发展自由，对于拓展发展空间、提高工作效率具有显而易见的作用和价值。换言之，如果每一位工作人员都能够发展到无需管理者进行管理的层次，那么其必然有信心，也有能力为创新档案管理提出自己的观念、看法，并付诸实施。诸如弹性的工作时间、灵活的学习机制、舒适的办公环境，都是“人性化”的一部分，是能够让工作人员获取自由发展的重要途径。 2.3 既定规则，确保档案管理顺利运转 管理离不开规则，规则是保障管理得以正常运转的前提和基础。所以要想推进档案管理的人性化得以更好的实现，关键之一在于将人性化管理、服务视作制度的一部分，予以推广和落地。具体来说，在维系档案管理信息化建设的过程中，其需要存在的制度规则包括这样几方面： 1）对档案种类进行重新编排，确保档案存储的信息化、系统化，同时出台相应的规章制度，确保档案分类的精准性和可靠性。 2）开发档案管理的数字化借阅系统，并就如何借阅、怎样查询、如何提供业务支持作出明确的规定和说明。 3）明确档案馆内各个岗位的职责、工作范围和要求，并将其生成具体的《岗位说明书》，用以指导相关人员的具体工作。 换言之，“人性化”最终是通过对“人”的各种管理、关怀和服务来有所实现的，因此在相关领域所采取的创新和提升，归根到底要从“人”的角度管理和出发，“人性化”的指向并非毫无目的、没有指向，必须是有规则、有原则的“人性化”。 2.4 让人性化管理和科学化管理相辅相成 “人性化”也意味着对每一个个体的充分尊重，尊重其思想、情感，在充分考虑到不同层次需求的基础上，寻求档案管理的内部和谐及管理服务功能的最大化实现。只有这样，其才能激发每一位管理者的内在动力，促使其在不同的岗位上发光、发热，为档案馆更好地发展而提供力量、予以支持。 与“人性化”管理相辅相成，“科学化”管理也十分重要，如何指导档案馆工作人员更加科学有效地开展工作，通过工作计划、制度设立、决策研究等渠道，来明确档案馆的服务开启方向，都需要经过慎重的分析、谨慎的思考，如此才能确保档案管理工作不断提升、更好地为社会大众提供服务。 于此，档案管理过程中的“人性化”实践，必须坚持人性化和科学化的相辅相成，人性化是对内部资源的进一步整合、是充分调动管理人员积极性的基础;科学化则为档案管理制度的生成和发展方向的界定提供参考，是档案馆生存的重要条件。要想实现这种整合，需要做到： 首先，在档案管理过程中要融入严格的保密机制。因为档案馆所保存的档案往往涉及国家机密、商业机密及公民的隐私，一旦出现泄露问题，后果和损失无法估量，因此有必要对档案管理所涉及的各项操作进行严格界定，对出借和调阅的权限进行明确说明，严禁任何模糊地带、混淆说辞。与此同时，对保密机制的设置，也要融入人性化的要素，在对权限进行说明时，必须考量到不同服务对象、尽可能多的可能性。 其次，即便内部人员使用档案也需要执行严格的流程，在设定流程和权限后，只有申請获批，才能进行后续的借出和调阅工作。而从人性化角度进行考量，可以对内部工作人员进行系统的分类，并设置统一的内部档案对接部门，由其统一负责内部档案接待工作。 3 结束语 总而言之，“人性化”意味着一切从“人”的角度出发进行档案管理，这里所谓的“人”既包括从事档案管理工作的、档案馆内部的工作人员，也包括来到档案馆调阅档案的服务对象，“人性化”的最终目的就是为了让管理者和使用者双方都能获得良好的体验。从长远来看，“人性化”管理并不意味着对传统的、科学式、规则式管理方式的摒弃和背离，相反将二者深度结合，能够推进档案馆的档案管理工作走向更加理性、人性的境地，也为其创新发展提供了更为丰富的路径。不过对于进行管理改革和创新的工作人员而言，其要坚持一切从实际出发，从不断变化的外部环境出发，以动态的视角来处理问题，以发展的态度来创新管理。 参考文献 [1]孙桂平.以人为本，个性管理——试谈档案馆管理人性化[J].呼伦贝尔学院学报，2018（01）：43-45. [2]蒋平莎.以人为本与档案的人性化管理[J].兰台世界，2017（S2）：28. |
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