| 标题 | 提高办公室档案管理工作效率的思考 |
| 范文 | 董春鹏 徐蔚 韩波 摘 要：科学、高效的组织开展办公室档案管理工作，可以发挥档案资料的全面性和综合性，提高档案资料内容的完整性。根据日常进行办公室档案管理工作过程中产生的问题，通过制定相关解决措施，并加以合理利用，帮助办公室档案管理工作效率的逐步提升，更有助于办公室档案管理工作的开展。本文作者分析了当前办公室档案管理工作中现存的问题，以及提出了几点提高办公室档案管理工作效率的具体策略，意在希望为我国办公室档案管理人员与相关领域的研究人员，提供一些新的思路。 关键词：办公室;档案管理;工作效率 办公室档案管理工作的开展，其根本目的是发挥档案资料信息的最大价值，提升档案资料信息在日常工作中的便利性，保障檔案资料的完整性。从实际工作的角度分析，深入研究当前问题并加以分析，才能制定科学性、针对性、系统性的管理制度，保证办公室档案管理工作的有效性。 1 办公室档案管理工作的现存问题 1.1 办公室档案管理工作人员管理意识较为欠缺 目前，在日常的办公室档案管理工作中，我国档案管理工作人员因受到外界元素的干扰与影响，无法持续保持着科学、良好、专注的档案管理工作态度，在某种意义上来说，这种情况的出现，在一定程度上影响我国办公室档案管理工作的工作效率以及工作质量。根据相关调查结果显示，当前我国现有的办公室档案管理工作人员中，仍有大部分相关工作人员缺乏专业的工作素质与教育背景。在进行日常的工作时，因其并不具备系统化与专业化的办公室档案管理工作的实践应用技能与基础理论知识教育技能培训，所以，难以贯彻和落实各项档案管理工作所要求的规范与要求，此种情况的出现，在一定程度上影响了办公室档案管理工作的工作效率以及工作质量，进而无法保证办公室档案管理工作的有效性。 1.2 办公室档案管理工作人员基本素质和能力有待提升 经过实际调查可以发现，我国办公室档案管理工作人员受到历史性、政策改革性与制度性等因素的影响，仍有一部分办公室档案管理工作单位领导者，对于办公室档案管理工作不够重视，并没有完全认识到在日常工作任务运行中，开展办公室档案管理工作的良好效果。并且在日常工作任务运行中，对于办公室档案管理的工作质量和工作效率不够重视，没有严格按照相关要求规范加以约束，未将办公室档案的本质要求与管理工作相结合。所以，培养具备专业知识素养和工作能力优秀的办公室档案管理工作人员，是刻不容缓的事情。 1.3 办公室档案管理工作缺乏科学性与规范性 我国办公室档案管理工作的实际运行中，仍有一部分基层单位缺乏完善、科学、系统的规定章程。在实施建立工作管理流程与方法等方面，开展日常办公室档案管理工作时，明显存在着不完善、不系统等问题，其管理流程、管理方法缺乏科学性、合理性，严重限制了办公室档案管理工作人员的工作效率和工作质量。 2 提高办公室档案管理工作效率的具体策略 2.1 创新高效办公室档案管理工作 想要创新高效办公室档案管理工作，就要提高档案管理人员的创新与管理意识。观察以往档案管理工作的运行可以发现，长时间按部就班的档案管理方式，也会在一定程度上造成工作内容的枯燥无味。以往的档案管理工作只是着重于建立了多少档案，以及得到了多少帮助服务，却不会积极地提高自身的创新与管理意识，改变和创新这种单一、枯燥的工作模式，以求完成更好的服务目标。提高档案管理人员的创新与管理意识能够更好的完成这一工作目标。在日常进行办公室档案管理工作时，不仅要完成基本的工作要求，还要创新制度和工作方式。摒弃工作过程中繁琐、无用的流程，以此提高办公室档案管理人员的工作效率。以此同时，还需要将现代化、科学化、系统化的管理手段运用到档案管理中，从而帮助我们更好的完成工作目标，制定完善的档案管理规则章程，提高鉴别、归档、利用和保管等工作任务的要求。以此保证办公室档案管理工作的时效性、有效性、完整性、系统性和科学性，更有助于办公室档案管理工作标准化与规范化的提高。 2.2 实现高效办公室档案管理信息化 目前，档案管理信息化逐渐已成为实现高效办公室档案管理的发展方向。长久以来的档案管理工作，不仅非常容易出现错误，还有着工作效率低下、查阅资料困难等问题。作为信息与资源的整合，它更应该与时代接轨，实现现代信息化的同步。合理的使用摄影技术、计算机技术、网络技术等现代化技术，并将这些现代化信息技术与档案管理工作相结合，从而达到高效、快速、准确的目的，促进档案管理工作效率与工作质量的提升，实现管理工作的系统化、科学化、智能化与自动化。所以，为更好的建设和开发档案管理信息化，需要做到下列三个方面：一是建立科学、系统的档案管理规则标准，从而做好网络资源的共享与数据化的档案资源管理，比如“网络通信标准、电子档案、数据库系统等”。二是利用档案管理工作人员的灵活性与操作性，建立出功能齐全且面向多用户的资源数据库系统。根据不同的使用要求与不同类型的人员需求设定分化权限，以此满足用户不同的使用需求。三是建立安全、有保障的技术体系，在进行故障维修、数据备份、用户访问、系统维护等方面时，采取合理的应对措施，从而保证档案资源的安全。 2.3 提高高效办公室档案管理人员的素质 办公室档案管理工作人员的素质与档案管理工作的服务质量、管理水平与工作效率有着直接影响。为实现档案信息化和培养档案管理工作人员的创新意识，都要提高办公室档案管理人员的素质水平。由于办公室档案管理工作相对枯燥、繁琐，这就需要档案管理人员拥有甘愿为他人付出的精神与一颗沉着、冷静的心。作为一名合格的档案管理人员，不仅要具备热爱本职工作的敬业心，还要拥有高尚的事业心，以及高度的工作责任心。在完成本职工作的同时，提高对各种档案信息的收集能力，加强自身的创新意识和服务意识，通过对档案信息资源的合理使用，带给用户更好的服务。除了重视办公室档案管理人员素质的提高外，还要加强领导人员对档案管理的重视，积极组织档案管理人员进行相关的业务培训，学习新时代发展的技术，提高办公室档案管理人员的综合素质、业务能力和知识结构，从而达到提高办公室档案管理工作效率的目的。 3 结语 综上所述，本文选取了办公室档案管理工作中较为常见的一些问题，以及提供了几点提高办公室档案管理工作效率的具体策略，意在希望为我国办公室档案管理人员与相关领域的研究人员，提供一些新的思路。根据我国当前办公室档案管理工作中存在的问题，制定合适的办公策略，确保办公室档案管理工作效率得到有效提高，从而使办公室档案管理工作能够得到最佳的效果和顺利的进行。 参考文献 [1]曹春华.浅析提高办公室档案管理工作效率的有效途径[J].办公室业务，2020（05）：188-189. [2]宋婕，杨玉清.探讨提高办公室档案管理工作效率的有效途径[J].传媒论坛，2019，2（16）：142-143. [3]纪红艳.如何提升企业办公室档案管理工作效率的思考[J].黑龙江档案，2019（04）：81. [4]王艳楠，张云涛.提高高校办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2019（12）：147. 作者简介 董春鹏（1991-），男，汉，山东寿光人，学士学位，潍坊职业学院，研究方向：档案管理。 徐蔚（1973-），女，汉，浙江金华人，硕士学位，潍坊职业学院，研究方向：档案管理。 韩波（1965-），女，汉，山东潍坊人，学士学位，潍坊职业学院，研究方向：档案管理。 |
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