| 标题 | 新形势下如何做好办公室档案的收集与整理研究 |
| 范文 | 孙桂雪 摘 要：我国社会的发展速度的加快，也不断的推动着事业单位对各方面管理要求的提升。在新时代的影响下，各个单位的管理工作需要不断地加强提升，充分采用现代化技术，令自己单位的工作，能够跟上时代的步伐。在针对事业单位办公室档案工作管理方面，要对现有的办公室档案管理中出现的问题进行分析，并针对问题做出收集管理方面的改进，已促进办公室档案的收集与管理水平的提升，提高相关岗位人员工作效率，以适应新时代下对办公室档案收集管理的规定与要求。 关键词：新形势;办公室;档案收集与整理 在当前的事业单位中，事业单位辦公室的发展进程已经进入到现代化阶段，因此也就要求着在新形式下，办公室要对档案的收集与整理工作做出优化，使之满足办公室事业发展的需求。因此，本文通过分析办公室档案收集整理的特点，从而表达出对于办公室档案管理革新的重要意义，回顾以往工作内容发现当前办公室档案收集与整理中现存的问题，并针对这些问题做出有效改进建议，以此来提升新形式下办公室档案收集与整理的水平，提升生办公室的工作效率。 1 办公室档案的收集整理的内容 办公室的档案是在文书处理程序完成之后，同时完成了文件传达的使命后，为预防核查而备份的文件。公文是档案工作的基础，因此要对公文的处理做好规范，是公文以完整的形式保留下来，以做好办公室档案的收集准备工作。不同单位的办公室所传发的公文大不相同，从公文的格式、文章内容的水平都能体现出来，这也导致所产生的公文质量有所差异，因此也对办公室档案的收集增加了困难，也增加了办公室人员对于公文的筛选工作。 2 档案管理创新的意义 随着经济水平的提高，社会信息化发展也更加的迅速，因此也使事业单位面临着巨大的挑战。事业单位也需要对自己的工作做出优化与改善，紧紧跟随当前时代发展的步伐。事业单位充分运用现代化信息技术，对传统的管理思想，管理观念以及管理手段进行更新。通过更新和优化管理思想管理观念，重视工作人员的个人综合素质，对各个人员进行专业化培训，以提升人员的技能和水平。因而办公室档案管理进行创新，也满足了这种新时期管理思想的需求。对档案管理工作的内容程序手段和辅助技术进行创新，能够提高办公室的人力工作效率，从而也减免因纸质档案而产生的复杂问题，以此来提升办公室档案管理水平，从而更进一步推进事业单位的优化发展。 3 办公室档案收集管理存在的问题 3.1 信息化建设落后 当前的办公室档案收集管理中，大部分事业单位仍处于运用传统的档案管理方法，对纸质档案进行收集与整理，因此会是档案的收集涉及的部门比较多，需要耗费一定的精力，对收集到的公文再进行归纳整理，就需要一个很长的周期才能完成。而当前现代化信息技术的发展，大部分单位已经改为电子文档，所以各个单位与事业单位之间的交接又会出现差异，因此增加办公室档案收集的难度。还有部分事业单位将档案管理停留在表层，仅仅是形式化的收集，并没有将其用到实处，因此在需要用到档案的时候，并不能为之提供准确的信息，往往会容易出现档案找不到的现象。 3.2 专职人员缺乏 因为没有设立专门的档案管理岗位和人员，许多事业单位中的档案负责人大部分都为其他岗位职工兼职，这也就导致了员工非专业性人员，在对档案整理时缺乏条理性，不能对档案进行合理的收集与整理，也就无法得到的对档案进行摆放。这种兼职管理人员往往也会出现疏忽，且他们对相关电子流程了解不够充分，因此也就无法迅速完成档案整理工作，因而不能提高相关工作的工作效率。这种兼职进行大管理的人员流动性比较大，因此也会出现档案信息泄露的情形。 3.3 档案管理意识匮乏 大部分事业单位往往会由于缺乏档案管理意识而疏忽档案管理，因此也就导致了事业在档案收集于管理方面的工作的不重视。单位对于档案管理资金投入较少，以此相关管理人员的专业技能不能得到良好的培训，这也就使得档案管理人员的专业技能不足，工作效率和水平低下。缺乏档案管理意识，往往会使得档案管理工作出现形式化现象，使得对于档案管理工作浮于面，因此使得所收集的档案不能为日后的工作提供有意义的依据，影响了事业单位的发展。 4 办公室档案的收集与整理方法的创新 4.1 提高档案管理意识 事业单位要充分认识到档案的收集与管理的重要性，收集有效用的公文，并按照一定的规范进行归纳。这也就要求了事业单位要加大对于档案收集与管理的投入，对相关岗位人员进行专业化的培训，以提升工作人员的专业技能，同时也在潜移默化中提升对档案收集与整理的意识。 4.2 做好档案收集工作 办公室档案整理工作的前提是要对各个公文进行收集，因此，办公室档案管理人员要对公文进行及时的收集，检查公文的相关材料是否齐全，及时发现未归档的附件。同时也要对发出的文件进行跟踪，按时将文件收回，避免出现在同事手中遗失的现象。同时要加强自己对于文件的鉴别能力，鉴别是否具有存档价值，再对文件进行取舍，然后再对留下的文件进行建档按照规范归档。 4.3 运用现代化档案管理方式 现代化的信息技术在各个行业中的应用取得良好效益，因此，在新时期下，办公室档案管理人员也要创新档案管理方式，充分运用现代化信息技术，提升档案管理工作的效率和水平。如办公室档案管理人员可以运用相关计算机软件进行档案管理，对档案进行类别的区分，并使之纯存储在不同时期的档案内，同时可以将所整理出来的档案资料运用信息化平台进行保存，建立相关数据库保证能够随时对所需要的档案进行查看，这样简化了管理档案的工作内容是也提升了工作效率。而信息化技术的应用也减轻了工作人员的负担，使之能够更加有精力的进行该岗位的其他工作。数据库的建立能够更快速地为相关工作提供依据，同时也能更长时间的保存，防止档案丢失，遗漏等现象，且电子档案的应用可以减少办公室空间的耗费情况。 4.4 管理制度创新 对于不同岗位的管理制度，影响着该岗位的工作效率，因此，科学合理的创新档案管理工作制度可以有效提高档案管理工作质量。将档案工作按照不同级别进行划分，然后指定想让人员去进行工作的完成，是该岗位内的人员各司其职，防止因分配不均而出现怠慢工作的现象。因此该岗位工作人员要对自己的工作负责，各岗位的工作人员必须完成自己的岗位上的工作，否则就会按照奖惩机制受到处罚。要制定合理的奖励机制，对工作完成效率高的人员进行奖励，以提高各岗位工作人员的工作积极性。同时也要加强办公室档案管理岗位之间的互相监督与合作，增强工作人员之间的凝聚力，各岗位之间积极配合，进而推进档案收集管理工作的完成。 5 总结 办公室所收集整理档案对事业单位的其他工作具有重要辅助作用，因此要加强办公室对于档案的收集与管理，提升该岗位人员的专业技能，使之能够以更规范的方式去对档案进行归纳整理，防止档案出现丢失遗漏现象。规范档案管理的工作内容，提升档案管理与收集工作水平，从而推动事业单位良好发展。 参考文献 [1]曹春华.浅析提高办公室档案管理工作效率的有效途径[J].办公室业务，2020（05）：188-189. [2]刘宏.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].中外企业家，2020（05）：150. [3]李念朋.事业单位办公室档案工作探究[J].办公室业务，2020（01）：188-189. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。