| 标题 | 论基层档案管理工作的困难及解决方法 |
| 范文 | 武绍富 摘 要：基层档案管理工作对于中心工作的开展具有积极的参考作用，本文旨在分析当前基层管理工作中存在共性困难，并对此提出解决方法。 关键词：基层档案管理;制度;标准化管理平台 基层是党和政府服务人民的桥梁，也是为老百姓排忧解难，解决民生问题的平台，更是解决好联系服务群众“最后一公里”这一关键的钥匙。档案作为社会活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，在基层发挥着重要的服务作用。基层档案是基层所做工作的集中反映，具有历史性、真实性、可追溯性，既能够对各类工作进行归纳总结，也便于溯本追源，便于纪检、审计工作的开展;基层档案对基层工作的开展也具有积极的指导作用，往往发挥“前人栽树后人乘凉”的效果，许多的历史问题，往往只需要在档案中稍一查询，便能找到其踪迹;基层档案也能够作为参考资料为决策者提供参考依据，为决策提供服务价值。基层档案对各项工作的开展也具有积极的参考、指导作用，为政策贯彻落实提供支撑。基档案管理水平的高低成为影响档案质量的重要因素，本文旨在分析基层档案管理工作中存在的共性困难，并提出解决办法，以便促进基层档案管理工作。 1 基层档案管理工作中存在的困难 1.1 档案管理工作标准化规范化不足 作为基层，当前工作档案涉及脱贫攻坚、民政、治安、城乡居民养老保险、城乡居民基本医疗保险、土地确权、调解、基础设施建设等方方面面，点多面广，可谓是“上面千条线，下面一根针”，如何用“一根针”描绘好这幅蓝图，关键的一点就是要做到档案管理的标准化、规范化。但就目前来看，基层档案管理工作标准化、规范化程度较低，主要表现为以下几个方面： 1）纸质档案用纸良莠不齐，有些纸质质量较差，不利于长期保存，尤其是在经常翻看的情况下，时间长了，就会发生档案毁损的风险;2）部分纸质档案在油墨、碳粉量少的情况下打印，随着查阅次数的增多，也会发生磨损，导致某些地方模糊不清，时间长了，也会发生毁损的风险;3）档案往往需要不断地进行完善，某些档案盒质量不好，由于不断装订次数多了，也产生磨损，导致档案盒看起来不规范;4）档案普遍存在没有目录的现象，这与基层档案处于不断完善之中有极大的关系，但主要凸显的问题还是没有进行常态化管理，没有坚持标准化、规范化管理;5）档案缺乏电子、纸质目录，各类档案的著录细则相容性不强，在档案管理工作人员缺位的情况下，无法高效地进行查阅;6）部分基层电子档案存放电脑未安装杀毒软件的工具，未建立有效的防护系统，一旦发生入侵，就有可能造成档案的毁损，更缺乏备份系统。 1.2 上级部门对基层档案管理前期指导力度弱。 基层工作多为常规性工作，具有极强的重复性和延续性，但在重复性的大框架下，又会出现多样性。所需存档档案也因事而异，基层工作者往往对其根据自己的理解来装订档案。上级部门也无法做到事无巨细的指导，但总体来讲，对于档案前期指导力度较弱。在工作中出现，事前不明确装档目录，基层无法装档的现象;更出现档案目录不断变更，基层根据要求反复装订档案的现象，造成档案管理的被动局面，也极大地削弱了基层工作人员的积极性;某些上级部门在档案管理指导工作中，重视程度不够，工作流于形式，对档案中存在的问题不深入挖掘，提空泛的意见。更有甚者，部分指导人员对部分工作缺乏专门研究，连政策都拿不准，做出错误指导，导致档案重装的现象也时有发生。 1.3 档案管理人员档案学、档案意识薄弱。主要体现为 1）部分档案管理人员缺乏专业档案管理知识。缺乏档案收集、整理、价值鉴别、保管等意识，缺乏档案编目编排能力，更缺乏利用现代技术手段进行档案检索、档案统计的能力。在更换工作人员的情况下，又无统一标准的情况下，每个工作人员对档案管理的理解都不同，这与大家都缺乏档案知识也有相关性;2）更有少部分檔案管理人员责任意识缺乏，对档案管理工作重视度低，往往开展了工作，但不注意档案资料的当时收集，错过了时效性，导致档案无法及时收集。如某些村民委员在进行低保整治表决时，大家村民集体举手进行了表决，但当时忙着统计而忘记了拍照，后来资料不齐，又不得不再次召开村民会议进行评议，这突出反映了工作人员档案意识薄弱。3）工作人员大多注重业务工作开展，注重对上级工作的贯彻执行而忽略对工作资料的收集、归档、整理，没有常态化地开展档案管理工作，往往在上级要检查的时候开展突击归档，许多工作又依靠工作人员记忆中去临时刻画导致档案不真实。 1.4 档案工作基础设施薄弱，投入力度小 随着经济社会的逐步发展，基层办公环境有所改善，但总体来讲，基层条件较艰苦，档案基础设施薄弱，投入力度小，集中体现为： 1）很多地方没有建立专门的档案室，往往是办公室与档案室混为一体，人员混杂，非专门档案管理人员也可随意查阅、借阅档案，借出的档案，有时忘记归还，时间久了，档案在无形之中流失。2）档案柜等基础设施配套不全或不达标，部分地方还在用十几年前的木质柜保存档案，没有使用铁轨进行保存，部分基层档案室受当地空气湿度影响，较为湿润，达不到档案管理要求，更有部分地方档案室摆放在杂物间内，档案与杂物混装。3）电脑打印机等设备陈旧老化，延误档案处理时间，无形中增加电子档案保存的不安全性。4）档案管理经费持续投入少，往往一次性投入后，后续投入支出少。 2 解决办法 2.1 加大经费投入，确保硬件设施达标 对基层档案基础设施进行摸底排查，分批次有序解决基层档案硬件设施不达标问题，确保档案室达到防护要求，达到隔热、保温、防水、防尘、防有害生物、温湿度等要求。加大电脑、打印机、复印机、扫描仪等投入力度，确保档案工作开展依托，并加强设备保密管理。根据基层工作实际，划定年度最低档案建设经费占比，对投入有困难的地方，争取财政支持。 2.2 构建档案标准化管理平台 档案管理平台既具备档案管理功能，也要具备档案管理指导功能。档案管理平台集成档案管理工作培训模块，对档案管理人员进行不定期培训。档案管理平台分档案类别设立档案培训模块。通过机动灵活的档案目录设置功能对每项工作档案归档工作进行初始指导。依托目录树进行档案管理，构建高效便捷的档案管理系统。国家应统一开发档案管理系统，以便于档案工作的统一性。 2.3 试探性地建设档案审核、监督、指导专职队伍 一是依托线上管理平台，相关部门加强对档案数量、质量、进度的审核工作，进行督促指导;二是相关部门通过线下核查，加强对档案管理工作的审核、监督;三是以乡镇为单位，建立档案审核指导小组，对基层档案工作及时进行指导。 2.4 完善档案管理培训工作 通过两个途径完善档案管理培训工作，一是以县为单位，开展现场培训，县级相关部门应通过现场核查等形式督促指导基层档案建设工作;二是应搭建线上培训平台，可试探性地将档案管理知识集成到统一的档案管理软件中，既利于档案管理人员统一认识，也利于统一标准进行标准化档案管理工作。 2.5 强化档案管理制度建设、落实 各基层应根据工作实际，建立行之有效的档案管理制度，就档案内容、收集、整理、保管等作出详细规定，规范信息加工和信息输出环节，管理制度应围绕档案的真实性、安全性、时效性作出行之有效的制度规定。贯彻落实制定出的档案管理制度，要重点做好归档、借阅、目录编制等制度。 |
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