| 标题 | 提升事业单位档案管理信息化建设的策略 |
| 范文 | 姜卉 摘 要：信息时代档案管理工作的方式出现了深度变革，事业单位必须在强化相关档案管理技术的基础上解决传统档案管理工作的问题。本文主要分析当前事业单位档案管理信息化存在的问题是，强调全面提高档案管理信息化的水平，着力在新技术的支撑下明确事业单位档案管理发展思路，基于信息技术提高档案管理的服务效能，从而推动事业单位档案管理信息化加快建设步伐。 关键词：事业单位;档案管理;信息化;优化措施 档案是事业单位相关信息的全面记录，信息化时代应当优化档案管理工作方式，重点寻找档案中蕴含的各种信息，从而满足事业单位公益服务项目的发展需要。事业单位还要创新档案管理工作的方法，在信息技术条件下优化档案管理工作的模式，着力依靠优质团队解决档案管理现实问题。 1 事业单位档案管理信息化的问题 1）信息化管理重视不足。目前事业单位对档案管理信息化重视不足，不少事业单位未能把档案管理信息化提上议事日程。很多事业单位以上级未能给予必要的财政拨款为由阻碍档案管理信息化的进程。很多事业单位长期以来存在档案重管轻用的思想，因此缺乏档案管理信息化的主动性，大部分领导认为只有守好“死档案”就是完成了档案管理工作任务。由于事业单位领导对档案管理的重视程度低，因此导致档案管理工作制度修订不足，事业单位没能针对性的组织开展相关具体工作。档案管理与事业单位职工的利益相关，很多事业单位职工都未能充分的运用档案指导和辅助业务工作的开展，这也使得职工不配合档案管理部门，因此严重的制约档案管理工作的有效性。 2）缺少专职档案管理员。目前事业单位普遍的面临着缩减人员编制的问题，在事业单位精简改革的大背景下，事业单位严重的缺少档案员编制，很多事业单位都缺少专职档案员，这在很大程度上制约了档案管理工作进展。很多事业单位档案管理人员的综合素质较低，兼职档案管理员不掌握先进的档案管理工作方法，事业单位也没能大规模的组织开展档案管理业务培训。一些年龄较大的档案员不具备信息化档案管理操作能力，无法满足新时期档案管理需要。加上有些档案管理人员的信息意识较低，档案管理工作的规范化低，因此导致档案管理工作的质量受到严重的影响。当前，事业单位引进专业高端档案管理人才的难度较大，现有档案员不熟悉信息化的档案管理工作方法，因为缺少专业的档案管理工作团队，因此严重的影响档案管理工作的整体质量水平。 3）信息化建设不规范。信息化已经成为新时代档案管理工作的主要方式，但是，有些事业单位未能科学的推动档案管理工作信息化，存在着档案管理信息化建设盲目进行的问题。例如，虽然有些事业单位给予档案管理信息化以必要的人力物力，但是存在盲目上马档案管理信息化项目问题，不能根据事业单位的实际档案应用需要建设档案管理信息化体系。有时一次性采购大量的档案信息化设备，造成相关设备未经充分使用就面临着淘汰的问题。还有的事业单位档案管理信息化过于重视硬件的配置，不注重软件管理系统的开发，档案管理信息化无法建立科学的信息查询与检索机制，档案管理工作的系统性较低，因此无法满足档案信息的查询、检索与使用的需要。当前，事业单位档案管理的内容繁杂，档案管理流程较为复杂，事业单位档案信息化与电子化水平较低，无法实现老旧原始档案的广泛共享，不能有效的发挥出电子化档案信息的实用价值。 4）信息化水平有待提升。信息技术已经成为当代档案管理工作的主要技术手段，事业单位档案管理工作人员还要强化学习，强调从发挥电子档案使用价值角度开辟档案管理信息化的创新空间。目前，事业单位档案管理信息化面临的风险因素较高，传统的纸质档案管理方式向信息化管理转型的过程中工作漏洞较多，导致档案数据被篡改丢失的风险较大。档案管理信息化进程较慢，很多事业单位虽然具有大数据的概念，但是不具备实际的大数据档案管理载体，档案数据信息的检索与挖掘能力较低。很多事业单位缺乏与第三方档案管理专业机构合作的意识，不能在专家引导下提高档案管理科学性。 2 事业单位档案管理信息化的策略 1）高度重视信息化的建设。事业单位还要高度的重视档案管理信息化建设，强调加强档案管理信息化建设的资金投入的力度。首先，明确档案管理信息化的重要性，加强档案管理信息化知识普及，营造良好的档案管理信息化工作氛围，促进全员上下深刻的认识事业单位档案管理工作信息化的重要意义。 其次，全面提高档案管理信息化的重视程度，将档案管理信息化作为当前的重要工作任务，积极的做好相关工作规划，大力向上级财政申请补贴，从而全面提高档案管理工作的质量水平。第三，全面加强事业单位档案管理体系的建设，明确档案管理工作的责任分工与追责机制，确定具体档案管理人中的岗位职责，强调由专业人员负责开展好具体的档案管理工作。 2）强化信息技术人才培养。目前还要高度的重视引进高端档案管理人才，强调加强事业单位档案管理信息化团队的建设工作。首先，要求事业单位档案管理人员强化信息化的意识，掌握信息化的档案管理工作方式方法，强调提高档案管理人员信息化方面的知识，这样才能全面提高档案管理信息化工作的水平。其次，积极引进先进的档案管理专业技术人才，注重提高档案管理团队的专业性，全面提升档案管理人员专业队伍的水平。第三，现阶段还要解决档案管理人员不掌握计算机档案管理使用方法的问题，尤其加强档案管理人员操作技能的培训，注重运用专家讲学和代为培养的方式提高档案管理信息化操作的能力水平，保证组建一支具有一定信息技术素养的专业档案管理队伍。 3）规范档案管理工作制度。新时期还要建设档案管理工作制度，依靠强有力的制度提高档案管理的效率，从而更好的满足信息化时代提高档案管理工作信息化水平的需要。首先，注重優化档案管理工作的模式，强调在数据共享与数据挖掘方面下功夫，建立面向档案管理智能化的档案管理工作制度体系。其次，立足于实际需要完善事业单位档案管理工作的整体管理制度规范，基于档案在内容信息流通需要强化档案管理信息化的建设工作，基于档案管理信息平台的运转进行相关管理制度的修订工作。第三，还要大力开发档案管理专业数据库，做到档案统一归档，为档案共享提供便利条件。 4）完善基础设施建设。新时期做好档案信息化建设工作还要优化硬件与软件的配置。首先，制定事业单位档案管理信息化建设的长期目标与短期规划，在财政的强有力支持下整合档案信息资源。新形势下完善相关的基础设施，建立一支数字化的档案管理队伍，配置专业的档案管理人员，提高档案数据信息设备的应用效率。其次，强化档案管理人力物力的配置，注重优化建设档案管理系统，建设或开发档案数据信息的电子录入系统，实现各种数据信息资源的全面整合。第三，加大力度保证信息化档案管理的安全性，有效应对信息化档案管理的风险，切实防止各种风险因素的入侵，从而提升档案管理信息化工作的效率，达到全面提高档案管理信息化建设质量的目标。 3 结论 新形势下还要推动档案管理信息化深度实施，完善档案管理信息化建设策略，加强档案管理信息化建设的设备设施配置，强调在第三方机构有效支持下加快事业单位档案管理信息化建设工作的步伐，切实提高档案管理信息化的针对性，从而解决事业单位档案管理工作的主要问题。应当加强事业单位档案管理信息化工作制度建设，形成良好的信息化档案管理运转的氛围，保证事业单位档案管理信息化建设的科学性，解决传统事业单位档案管理的主要问题。 参考文献 [1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（5）：127-128. [2]温双瑗.提升事业单位档案管理信息化建设水平的路径探索[J].办公室业务，2013（22）：134. |
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