| 标题 | 浅论企业档案信息化建设 |
| 范文 | 赵中林 摘 要：在信息化不断发展的情况下，传统的档案管理模式需要投入诸多精力和时间，同时资源也存在较大的浪费。企业档案管理应实现信息化、数字化的目标，将档案信息化建设切实做好，能够提高企业整体管理水平，支持企业的可持续发展。对此，本文主要对企业档案信息化建设进行了探讨，以供参考。 关键词：企业;档案;信息化建设 所谓企业档案即企业形成于生产经营与管理活动中的各种材料，包括文件、图纸、报表等，不论是从保存，还是利用上来说均具有重要价值[1]。企业生产活动的整个过程均客观记录其中，可以说是企业非常重要的一项知识资源，具有非常强的权威性，如同企业的血液一般不可或缺。快速发展的信息技术，使得以往主要为纸质保存形式的各种档案和企业当前生产经营的各项要求不相符，因此急需运用以信息、数字和网络为载体的保存形式，如此必然能够让档案工作的开展更加便利，也更为有序。 1 深刻认识企业档案信息化建设的必要性 1.1 企业信息化发展的要求 现阶段，办公自动化等信息系统的应用越来越广泛，使得大部分电子文件在企业生产管理经营活动中出现，其充分体现了企业的运行情况，为企业决策提供了重要的基础数据，这对企业的优化生产以及生产效益的提升极为有利，对企业来说，具有永久保存价值。 1.2 企业档案管理现代化的需要 如今，企业信息化建设进程不断加快，传统的纸质档案管理方式已经和企业档案需求明显不符，换言之，档案信息化为各项档案工作提供了十分重要的技术支持，同时其也是新形势下档案现代化管理的关键。企业档案是企业管理的基础工作之一，企业档案工作一定要将传统的管理模式改变，积极构建信息一体化管理模式，但必须满足与市场经济需要相符以及适应现代化管理要求两个条件。 1.3 深度开发利用档案价值的要求 开发、处理、传递和利用档案信息是实现档案价值的必经之路。作为信息服务机构，档案部门要想让档案的作用得到最大化发挥，就必须将档案处理自动化、信息服务网络化、存储数字化以及采集实时化的目标顺利实现。 2 企业档案信息化建设的具体路径 2.1 加强企业对档案信息化工作的重视 档案信息化建设不仅是现阶段档案部门各项工作中的一项基础工作，同时也是当前企业管理架构中不可缺少的内容[2]。企业在市场竞争中的地位受到信息完整性、准确性以及及时性的直接影响。所以，企业应在企业档案信息化建设中纳入日常事务，同时把企业档案信息化管理纳入企业考核范围以及工作计划之中。与此同时，企业管理层也要对档案资源信息化建设工作提高重视程度。树立新型的档案资源信息化理念，形成同时代发展保持同步且开拓创新的管理思路，投入更多的经费与人力，进而更好地开展企业档案资源信息化建设。 2.2 努力向标准化数据资料采集制度迈进 企业档案管理工作涵盖范围非常广，涉及的内容也十分繁杂，若缺乏严密、标准的管理制度，则就会丢失部分重要文件，使一些企业本可以避免的损失发生[3]。所以，企业档案管理人员应严格按照相关规范、标准将数据采集与保管工作做好，确保可以及时把相关文件资料提供给企业，也能够让档案管理人员将已经损坏或与要求不符的文件找出，并立即将其更换。标准化工作不仅要根据国家相关法规和规定进行运作，还需将企业实际情况结合起来，对自身资源予以最大化利用，根据国内外信息管理方式把适合企业的档案管理标准制定出来。除此之外，当企业不断发展，社会不断变化，需第一时间进行修改，但需注意的是制定标准化并非就是说现有标准即为绝对的，除了对档案信息的真实性、有效性予以保证，且还应在技术革新、制度革新方面做进一步加强，及时学习新的经验，在恰当的时候更新标准化工作流程。 2.3 加强档案部门基础设施建设 如今，电子计算机技术是新技术革命的先导技术。电子计算机具有诸多优势，包括运算速度快、精确度高、逻辑判断能力强等。在管理文件方面，可借助计算机接收、查找、借阅、归还文件，同时到时间辨认应销毁的文件。在档案管理方面，不仅可收集、整理档案，且在库房管理上也能够起到积极作用。所以应在硬件上将电子计算机配备好，以有效加大企业档案室网络技术以及计算机应用力度，逐渐提升档案信息化水平。同时，还需把局域网建立健全，让各项工作均能够实现网络化，加强利用档案，有效共享资源。 2.4 企业档案信息化过程中的安全建设 随着档案管理信息化的成功实现，相应的也突显出了信息保密性、安全性等问题。因为电子文件本身就比较特殊，即可复制、易删除，能修改，加之信息和网络技术存在的一些问题和诸多人为因素的影响，所以均在一定程度上影响了档案信息化后的利用和保管。所以，为了让数据的真实性、可靠性得到保证，就需对企业档案信息使用制度以及保管制度予以完善;同时，在管理方面，应采取有效手段预防计算机病毒，制定一系列有效措施，针对企业员工（尤其是档案工作人员）需要充分认识计算机病毒，严禁对病毒进行制造或传播。另外，利用各种技术手段保护屏障来有效保护档案信息，使安全风险降低。档案人员应提高自身安全意识，建立完善的安全管理制度，切实将安全防范工作做好。 2.5 加强档案管理专业队伍的建设 档案管理工作人员直接影响着企业档案管理工作质量，其承担着档案管理、开发与服务的重要职责。现阶段，决定档案事业能否获得持续健康发展的一项重要条件就是是否拥有充足的高素质档案管理人才。对此，就需要适当将档案管理专职人员数量增多，对其岗位职责与工作要求做出明确规定，使之能够全身心投入到档案管理工作中。同时应针对档案管理人员，加大其专业知识和技能的培训力度，同时注重提升其专业素质，从而促进档案管理、服务、开发专业化水平显著提高。并且，企业档案管理人员应注重自身知识的更新，不断提高自身各方面能力。 2.6 企业档案信息化应与企业本身信息化相结合 企业档案信息化可以促进企业综合竞争实力增强，所以，务必要在企业档案信息化建设中纳入企业的总体规划，按照阶段的不同，一批一批的落实、部署，使得企业档案管理工作中的各种问题均能得到有效解决，促进企业良好发展。其实，企业档案信息化为企业信息化建设的实现提供了重要动力，二者之间并没有矛盾关系存在，反而是相辅相成的，互为支撑。档案管理工作的深度和高度和企业整体的信息化水平息息相关，所以只有实现企业信息化，才能促进企业档案信息化建设的良好发展。因此只有有机结合二者，方可有效进行档案信息化建设。 3 结语 总而言之，随着大数据时代的来临，信息化已在社会的诸多方面充分渗透，其中自然也包括档案。新时期，档案工作面临着管理模式与利用模式的重大变革，企业要想发展，社会要想发展均依赖于档案信息化建设。所以，现阶段，摆在档案工作者面前的一项重大课题就是将档案信息化管理的节奏加快，对此，还需要在今后的实践中展開深入探究与探讨。 参考文献 [1]葛建华.浅议企业档案信息化建设[J].华人时刊旬刊，2014（2）：91-91. [2]孙丽.企业档案信息化建设的思考[J].办公室业务，2017（6）：78-78. [3]沈雪娟.浅议企业档案的信息化建设[J].机电兵船档案，2017，000（001）：20-21. |
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