| 标题 | 开拓创新?跨越发展?全面提升工程档案管理水平 |
| 范文 | 贾国华 截至2020年，中国建筑五局河南公司已深耕中原18年。18年来，河南公司从无到有，从有到优，经过六年的高位增长，公司的发展规模和任务结构都有了深刻的变化：公司在建项目由26个增长到120个，经营版图从省内的7个地市扩张到河南、山西、山西、河北、海外等30多个城市，业务涉及房建、基础设施、投资、海外等多个版块，陆续承接了“十三五”国家级重大科技项目国家超级计算郑州中心，全局首个军民融合项目山西长治一号院，郑州轨道交通3号线、三门峡市国道310南移新建工程、许昌中心医院、驻马店青少年宫龙湖金融岛外环等省市重点工程。2019年公司综合实力进入五局前三，连续两年获得五局“最具成长性单位”，综合实力位居中建在豫企业第二，对外擦亮河南品牌，对内实现跨越发展。 公司的工程档案管理工作围绕“提质攻坚”“品牌建设”主题，做深做细结构转型、管理升级、协同联动三大抓手工作，发挥档案价值，做好档案利用服务的同时，注重工程档案队伍建设，全面提升业务能力。 1 房建、基建两手抓;投资、海外都要懂 随着公司业务的发展，所承接投资大、标准高的地标性建筑越来越多，除了市政、地铁、公路等类型的项目，还拓展了投资和海外业务，这给工程档案管理工作带来了新的挑战。针对房建、基建项目，公司层面主动对接各个归口的政府档案部门，明确各归口单位的档案要求;修订了公司《工程资料管理办法》，规范了公司部门、分公司和项目层面的分工和职责，明确了工程资料和工程档案的检查和考核。公司技术部还制定了房建、市政、地铁、公路项目工程档案的移交清单，项目开工对工程档案的整理进行分解，并交底到人。针对高标准、高要求的项目，还积极沟通甲方职能部门，明确甲方要求，确保工程档案顺利移交。 针对投资类项目，明确属地政府各类工程建设项目的对口部门、工程建设审批流程和准备材料，制定投资类项目工程核心档案移交清单和交底书，做到专人保管、过程归档。 硬件上，公司按照要求设置了工程档案室，建筑面积90m2，档案密集架21列，铁皮档案馆50组，和一系列现代化管理设备。目前，公司工程档案库藏项目55个，归档核心档案，20卷，12772册科技档案，核心档案归档率和工程档案归档及时率100%。 2 管理升级，过程精品，各阶段规范管理 公司技术部对所属的项目工程档案采取集中统一，分工协作的管理体制。公司层面制定工程档案管理制度，明确项目各岗位职责，过程考核。在工程建设过程中，技术部参与工程建设全过程。项目部负责工程档案的收集累积、移交归档，公司定期对项目收集材料的完整性、及时性进行审查，确保项目工程檔案管理工作与工程建设同步进行。每个项目开工就填报《工程项目档案管理备案登记表》，按项目性质签订《核心档案归档交底书》，方便公司技术部第一时间掌握项目备案信息，开展档案督导。工程竣工验收前，技术部对项目工程档案进行检查，并提出归档要求，确保工程档案顺利入库。入库档案完成电子版三级目录的编制，并导入局档案系统。工程档案归档后，项目部在线提交《工程档案归档认可书》和《分包单位情况一览表》，方便考核的同时，也为后期的维修等提供一手资料。 在严把工程档案审核关的同时，公司还采取有效措施从思想意识上提升归档档案的质量。项目经理为工程档案的第一负责人，把竣工档案的归档质量标准列入项目“绩效考核”中，对归档完整率、及时率等进行考核并适当奖罚，促进工程档案归档质量的提升。 3 协同联动，信息化助推档案管理 一直以来，信息化工作是公司的亮点，在局内部得到广泛认可。工程档案如何借助信息化平台来实现管理优化，是技术部工程档案管理的一个突破。 项目在开工后，项目部档案员在协同项目部空间建立资料管理目录，按照局工程档案移交目录的要求建立对应的文件夹，施工过程中将项目形成的档案文件定期上传备份。公司技术部每月通过协同平台对各项目上传档案进行检查通报。 项目层面的档案管理表单和外部来文，全部协同填写并发起流程，流程结束后自动归档，项目竣工后可直接导入总公司档案系统，为项目后期档案的整理工作提供便利，实现全司前期重点工程档案的网络化管理。项目部还可以针对上传档案的内容，对所传档案进行密级界定，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以确保档案安全。 4 助力服务，深挖档案利用价值 工程档案资料的收集、归档工作是为了后期档案的利用;反之，更好的开发利用档案，也会促进档案管理工作。财务、招投标和维修人员是后期工程档案的利用主体。例如《分包单位情况一览表》，便于维修人员在后期维修时责任认定和责任划分提供依据;还为财务人员竣工项目申请退还缴纳农民工工资保证金提供工程竣工验收、备案表全套资料;工程建设过程中，难免会发生工程索赔等经济活动，工程档案中的原始记录、验收记录作为凭证，可以合理合法的维护公司的利益，达成正当诉求。 今后，技术部会由以往的“被动服务”向被动与主动相结合的模式转变，根据企业的发展，围绕企业的科研和建设加强工程档案信息资源的利用，合理预测企业对不同工程档案的需求，发挥主观能动性，使得工程档案中的科技信息能够与实现生产要素相结合，转化为现实的生产力，发挥档案效益，创造更多经济价值。 5 加强团队建设，业务能力与时俱进 由于公司目前的现状，项目层面的档案管理员均为兼职，专业知识和实践经验不足是无法规避的问题。针对以上问题，公司首先完善工程档案相关管理机制，并且加强档案业务的培训和技能培训，并将其纳入单位的人才培养规划中来。公司也定期组织多渠道、多形式的观摩和交流，学习推广档案创新管理经验，促进档案人员开拓视野，提升业务能力。随着公司不断转型，技术部也加强在投融资类项目工程档案的收集和整理工作作为下一步培训和学习的重点。 随着公司发展步伐的加快，工程项目日益增多，对于规范、高效、保质保量实现工程档案管理的要求也日益迫切。今后，我们要创新管理模式，加强管理认识，提升自身业务水平，完善相关制度，以新作为、新发展、新面貌回应公司转型发展的新时代，支撑五局“更优、更强、更大”的发展新格局。 参考文献 [1]毕苇.企业基建工程档案的收集与整理[J].城建档案，2017（1）：40-41. [2]赵盼.浅析工程档案重要性及现实运用[J].山东水利，2017（2）：47-48. [3]赵卉.试论如何加强工程档案管理的若干思考[J].兰台世界，2016（S2）：77-78. |
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