| 标题 | 浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用 |
| 范文 | 杨雪瑞 摘 要：档案资源数字化是在确保其但信息资源安全的前提下，所进行的能够提供档案全文检索的可靠服务。档案数字化是档案工作当中较重要的一个部分，其能够切实地提供相应的档案资源服务。本篇文章就在這样的基础之上，深入探讨了档案数字化建设，并且根据档案资源的服务来进行分析。 关键词：档案数字化;档案资源;利用服务 档案自身有拥有可靠性加强、内容真实丰富、形式较为多样的特点。这样的特点使其备受使用者以及利用者的关注，对档案信息进行数字化的建设是在基于市企业自身发展需求上所强调的。其能够对一些创新以及重大的工程项目发挥出决定性的作用。我国企业核心竞争力中，档案数字化已经成为其中的代表之一。 1 在企业当中进行档案数字化建设的现状 随着社会逐渐向数字化方向进行发展，在档案管理过程当中越发的强调档案的数字化建设。其档案建设需要与电子技术的切实发展相适应。档案数字化当中的数字化具体指的就是将文字、图片、声音等多种信息转化为数字的符号形式进行记录，并且将这些形式保存在一个载体当中。档案的数字化管理与传统介质的档案不同，其是将传统的档案以数字化的形式转换进行记录。档案数字化建设是一个较为系统的工程，其不仅需要对信息进行数字形式的转化，同时对于信息的接收以及档案信息数据库的建设也有诸多的要求。传统的事业单位中所采用的是纸质档案的记录形式，但随着运营时间逐步增长，其档案载体介质数量也在逐渐增加。档案数字化建设则可以将纸质的档案进行数字化档案的构建，更加方便其信息的查阅及记录。根据我们调查研究发现一些企业在进行档案数字化储存的过程当中会出现一些问题。比如，过分的强调档案安全保障建设的管理，并且对档案的建筑进行不断拓宽，但是却没有对数字档案信息的保存进行足够的重视，没有展开积极的技术升级。不仅如此，一些事企业单位当中也没有针对档案安全保障体系进行理论框架的构建，这使得数字化档案建设的安全性不足，人们在对数字化档案信息进行服务的过程当中，倾向于注重其信息的安全性，忽视对于档案建设过程当中技术的提升占用，仅仅依靠现有的技术和目前的设备是很难实现数字化档案信息可持续的利用目标的，复杂的网络环境以及多变的信息交流都会导致档案真实性受到威胁，为此就强调管理措施的合理性。 不仅如此，在进行档案数字化建设的过程当中，由于经费有限并且部分人员受到陈旧观念的影响，使其在数字化建设当中所采用的服务利用手段较为落后，所依靠的载体也比较单一，这导致其整体呈现出缺乏现代化信息化的状态。 2 在数字化建设过程当中需要遵循的原则 实行文体一体化原则，根据多年的档案数字化建设经验证明，在进行信息建设的过程当中必须要保证文体一体化。依据单位自身的实际需求出发，将单位的财务和相应的专业技术以及具体的自动化办公进行数字化档案的规划，并且根据合理的技术标准来加强数字化与办公自动化之间的结合这能够构建办公各个环节相互辅助的有好状态，从而加强信息之间的联系以及作用，进而构建出协调发展科学管理的局面。 结合档案数字化建设要求以及目前档案资源管理的现状，还需要遵循电子文件与纸质文件并存的原则。对于一些价值相对较高的纸质文件进行电子档案的转化，并且实施归档双轨制并存，这样能够进一步保证信息的真实性以及信息的永久性。尽可能地实现数字化档案建设的完整性，提高其文件的齐全性，并且这种并存的原则还能进一步强化文件对于单位公务和业务活动的记忆再现功能。 实践才能够产生理论，在档案数字化建设的过程当中，为了保证其信息安全性就需要遵循安全保密体系原则。安全保密是整个社会经济发展的要求，同时也能够更好地推进档案事业的发展，使数字化的档案资源体系能够覆盖人民群众是其建设的发展目标。为此强调数字化档案的安全保密则重中之重。为了更好地去升级档案的安全性，就需要根据档案信息的性质来进行分类，并且结合信息的级别进行不同层次的防护体系原则建设，在这整个过程当中，还需要进行严密的全程监管。 3 数字化档案建设的服务以及利用 在事企业单位当中，进行档案室的数字化建设是作为评价其单位是否具备现代化管理水平的一个重要标志，在其中强调数字化档案的服务以及利用才能够保证单位信息资源处于核心的地位。为此，则需要充分的结合IT技术手段，促进其信息管理和服务利用的数字化转变。 在进行数字化建设的过程当中会参考一些业务规范，为了保证其技术的效果还会参考相应的技术标准，但是这些管理规则大多是没有统一权威的相关标准的。关于这方面的课题研究也只是处于书面的阶段，并没有根据实际情况，展开普遍的应用，这使得一些企业在进行数字化建设的过程当中会出现软件与数据库产品不兼容等问题。这样就会出现不必要资金浪费，也无法实现最大限度的信息交流、共享。但管理工作开展的过程当中需要切合其行业需要以及单位的定位来对服务范围以及信息资源等多种因素进行规范，加强信息化建设与业务流程的有效结合。同时为了更好地保证其信息整体的安全及可靠，还需要不断的对相关业务的管理人员进行能力的培训，使其能够切实的利用信息来展开合适的用户服务。 展开档案的数字化建设是大形势的发展需要，是档案相关事业升级的必由之路。为了更好地加强档案数字化建设，其相关部门就应该针对具体的档案建设技术来进行大量资金的投入，不断引进一些数字化的先进建设软件设备。不仅如此，配备相应的专业队伍来对档案管理软件系统进行有效的开发，从而能够更好地实现档案管理一体化的目标，为了保证其数据的储存，对于数据库的建设也不能忽略，在相关单位开设的档案管理部门应该根据其单位业务的需求来进行档案数据库的构建，发挥出档案数字化建设的优势。档案的数字化建设不能仅仅依靠档案部门，还需要加强与各个部门的联系，保证档案资源能够与各个部门的高效对接才能够真正的实现资源的有效共享。并且为了更好地进行书面信息的电子化转化还需要结合信息形式来选择适宜的扫描设备以及计算机设备，从而加快档案数字化建设的步伐。 为了保证档案数字化建设的完备，企业单位还需要构建一支专业的人才队伍。毕竟所展开的数字化转变工程不仅仅需要工作人员自身有较为深厚的档案管理专业水平，还强调其自身的计算机操作以及扫描技术的水平。部门则应该在引进新型人才的基础之上，对现有的档案管理人员进行培训升级，使其能够对信息化的管理知识进行全面的掌握，加强档案人员自身数字信息的能力才能够综合性的提高档案管理的水平。并且随着科学技术的不断发展，有关档案的相应技术也是在不断升级的，为此就强调档案管理人员能够及时的与科技变化接轨，定期的去进行技术专业知识的完备，从而更好地推进档案数字化的建设。 4 结束语 综上所述，在档案管理当中进行档案的数字化建设是发展的需要，为此相关人员自身应该充分认识档案数字化建设的重要性，了解其建设的优势，结合企业自身的需求以及信息的类别来有针对性的展开适宜的数字化档案管理，在提升档案管理水平的基础之上才能够更好地推进其档案事业的发展。 参考文献 [1]王玉媛.浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用[J].内蒙古水利，2017（4）：25-27. [2]冯艳.浅谈如何加强企业档案数字化建设[J].黑龙江档案，2017（2）：70. [3]吴美丽.档案数字化建设中若干问题的研究[J].商情，2017（44）：147. |
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