| 标题 | 企业档案保密与档案信息化发展的融合探讨 |
| 范文 | 顾梅 摘 要：在现代企业档案管理中，信息化已经成为一种必然的趋势。但同时企业档案的信息化也增加了档案信息泄露风险。基于此，本文对企业档案保密工作与档案信息化发展的融合展开了研究，仅供参考。 关键词：企业档案;信息化管理;保密风险 现代社会经济的不断发展对我国企业建设提出了更高的要求，各行各业在开展具体工作时，合理优化档案管理能够对其工作质量进行更高程度的保障，相关人员需要对其进行更为深入的分析。 1 企业档案信息化的必要性 1）优化档案借阅管理。在企业建设过程中，档案资料是其各个岗位开展具体工作的参考依据，但是由于纸质档案容易丢失或损坏，同时档案具有一定程度的特殊性，进而导致相关人员在进行档案借阅管理过程中具有较高的工作难度。档案信息化的发展使该问题得到有效解决，同时还可以对其档案管理工作具体流程进行合理规划，确保能够及时实现档案资料的归档，实现工作效率的有效提升，只有确保档案管理制度的科学完善，才能更好的确保档案信息化工作的顺畅开展。 2）有效保护档案原件。相对于其他信息资料而言，档案具有极为明显的原始性和记录性，所以在进行档案管理过程中，需要对其孤本，原稿和原本加强重视。基于此，科学保护档案原件具有极其重要的价值。通常情况下，在企业建设过程中，具有大量的档案，在此过程中受到条件限制，相关企业在保管档案过程中，缺乏合理的存放空间，部分纸张容易变脆，遭受破坏。与此同时，企业在进行工程整改，消防需求时，需要加晒图纸，无论底图是白图还是硫酸纸，折损都会对其造成很大程度的影响，在进行多图晒图之后，容易对原件造成断裂，破损或污染等损害。在不断增多档案使用量的过程中，不可避免会进一步磨损原件，而档案信息化的有效发展，能够对档案原件进行科学保护。与此同时，对于具有久远历史的档案资料，在进行数字化处理过程中，能够对其进行更为有效的保护，避免出现篡改档案的不良行为。 3）合理开发档案资源。为了使档案资料的利用价值得到更高程度的发挥，档案管理人员需要科学应用计算机设备的相关功能对档案信息进行加工。例如可以对企业每年发文进行汇编，确保办公室能够更为轻松的整理当年发生的相关事件，汇总某一项目建设过程中，设备、科技、文书、实物等具体资料，确保能够为设计者和管理者提供更为便捷的服务。与此同时，数字化档案的科学构建能够对其进行拷贝，突破档案的孤本状态，相关人员能够同时共享一份文件。 2 企业档案保密与信息化融合的策略分析 1）充分把控档案管理信息化建设的保密要素功能。在企业档案保密与信息化发展过程中，要想将企业档案的信息化和档案保密性相融合，就需要将档案保密工作作为企业信息化建设的核心内容，且在档案信息化建设过程中确保其安全性，使安全措施融合到与之对应的管理工作当中。比如，在具体实施的过程中，要将企业的内部网络和互联网进行隔开，对各部门能够出入档案管理室的人员权限进行级别分类，同时也要做好在不同岗位上的不同员工使用权限配置的工作，通过这种方式，使企业的档案管理在信息化条件下更加具有安全性和严谨性。 2）严格把控库藏数字化过程中信息管理工作。企业的档案管理工作在企业的发展方向上具有重要的作用。档案资料真实记载了企业的发展历程以及发展方向，所以必须采取有效的措施严格把控数字化过程的管理工作。企业档案管理工作要打破库藏档案信息存储模式，在数字化背景下进行档案信息管理，不仅能够有效提升管理档案的技术手段，还能促进档案管理工作朝着信息化建设的方向發展。 3）加强企业档案信息化和涉密档案的融合管理。首先要制定相关的制度，用制度可以有效保障企业涉密档案的安全性，我国已经有很多关于档案保密管理的相关文件，对企业档案资料管理作出了明确的规定，其次，应该加大档案信息系统管理的保密安全力度，从而及时将保密信息漏洞及时反馈并加以处理。最后，要规范管理档案信息，档案资料在电子传送过程中应该设置相应的权限，仅对于具有相应权限的工作人员进行开放，且未经允许，员工决不能擅自查阅档案资料。 3 档案保密与信息化发展中问题的解决对策 1）提升软硬件平台的通用性。由于不同文件的软硬件平台和存储格式存在很大程度差异性，因此，在进行档案管理过程中，目录数据库无法确保有效连接全文数据，甚至会导致出现无法寻找和使用档案的不良状况，使档案信息化作用和应用优势无法得到有效发挥，进而造成物力，财力和人力资源的浪费，对档案管理的信息化和网络化建设造成很大程度不良影响。与此同时，由于不同单位电脑配置各不相同，同时，整体兼容性也普遍较差，在一定程度内影响系统软件移植性，为了对该部分问题进行有效解决，档案部门在和信息管理部门商议之后，在对电子文件进行归档时，需要提出明确的格式要求，同时还需要基于具体情况，选择具有较强通用性的软硬件设施，以此为基础，才能确保档案在实现数字化运行时具有更高安全性和稳定性，对其后期工作的有序开展，进行更高程度的保障。 2）提升档案管理人员素质。档案信息管理人员需要有效提升自身专业素质，在档案管理实现电子化发展过程中，首先需要确保具有现代化人才。就目前发展状况而言，在档案管理过程中人员配置方面，大部分工作人员都是从其他工作岗位转岗而来，档案管理知识缺乏。与此同时，档案管理人员信息技术素养普遍较低，获取信息和处理信息的能力存在很大程度的不足，进而无法对相关档案进行更为有效的电子化管理。基于此，档案管理人员必须高度适应档案信息技术的有效发展，进行相关知识的深入学习，确保自身具有更为完善的知识结构，通过消化学习新的信息技术，合理应用现代科技，不断提升个人职业素质。在熟练掌握传统档案管理办法的同时还需要科学应用电脑知识，同时，合理利用相关存储设备，从服务手段和工作中心两个方面对传统档案管理模式进行科学改善。今天档案管理工作人员必须不断改进自身知识结构，对其进行信息意识的科学培养，对我国传统档案管理中重藏轻用的状况进行科学改善。 3）改善档案信息安全管理体系。在开展数字档案管理的过程中，我们应该特别关注的是安全管理体系，这样才能更好地提高今后的工作绩效，这是一项非常艰苦的内容。必须从长远的角度充分结合起来。只有这样我们才能创造更高的价值。要从管理机制上确保数字档案的安全保护，建立严格的数字档案收集、管理和检索检查制度;要用严格的管理制度约束相关人员，对重要文件信息进行加密，物理隔离内外网，防止内部信息外泄;限制本地网络安全问题对全球网络安全影响的防攻击网络安全技术。 4 结束语 总而言之，企业在进行档案管理过程中，数字化与信息化的有效落实能够确保合理优化档案的借阅管理流程，有效保护档案原件，合理开发档案资源，对其档案资源的应用效率进行更高程度的保障，在此过程中，通过有效提升软硬件平台的通用性，提升档案管理人员素质以及强化安全体系建设，能够对现阶段档案数字化发展过程中存在的各项问题进行有效解决，实现档案信息化的有效落实，对其档案应用效果进行更高程度的保障。 参考文献 [1]王玉瑾.档案保密工作与信息化发展的融合[J].办公室业务，2018，000（013）：53. [2]唐越.如何做好企业涉密档案的保密工作[J].中外企业家，2019，632（06）：125. [3]赵兰花，宋章华.推进信息技术与档案工作的深度融合[J].机电兵船档案，2018（4）：32-34. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。