| 标题 | 试谈信息化时代学校如何做好档案管理工作 |
| 范文 | 摘 要：在信息化技术的迅速发展趋势下，学校档案信息化建设也被学校管理者提上日程。本文主要讨论在信息化时代种学校档案管理工作存在的管理人员能力不足、设备落后等问题，提出了加强档案人才培养、完善信息化设备等策略，希望能够促进学校档案管理信息化建设的发展。 关键词：信息化时代;学校档案管理;管理人员 档案管理是学校工作的重要环节，其管理水平是衡量学校整体管理水平的标准。在信息化时代背景下，许多学校都开始施行档案信息化管理方式，如何切实施行该方式成为众多学校关注的重点。 1 当前信息化时代下学校档案管理工作中存在的问题 1.1 管理人员能力不足 目前虽然很多学校开始建设信息化档案管理模式，但是其对档案部门的重视程度依旧不够。教师、学生的数量多，需要管理的档案数量大，工作量也大，而部分学校领导认识不到档案工作的重要性，有些学校甚至不设立专门的档案管理人员，把档案交给基本没有学习过档案管理知识的人员来管理，对其技能的要求较低，导致管理人员跟不上信息化时代的发展，降低学校档案信息化管理的进程[1]。 1.2 设备落后 学校主要的工作是教学，资金大部分的流向都是教学资源的引进和教学设备的完善，很少会投入档案管理上。所以，大部分学校的档案室空间狭小，保管效果差，档案管理的设备也都是彻底不能使用了才会进行更换，设备得不到与时俱进的更新换代，满足不了信息化时代的发展。有的学校即使更换了也因为制度的不完善导致管理人员的怠慢，不去使用其不适应的新机器，依旧使用老设备，使新设备成为摆件。 1.3 档案资源开发利用不到位 传统观念中档案收集上来之后管理人员基本只需要好好管理就可以了，这些档案资源几乎不会应用在教学工作中。但是信息化时代档案管理需要更加注重档案袋开发和利用，档案里面包含着学生的基本情况和学习过程中的奖惩记录，是可以为学生之后工作提供重要参考价值的。管理人员将档案有条理化进行分类、组合，使其有序摆放，充分利用档案资源，可以促进很多基本工作的进度。 1.4 档案资源结构不合理 档案管理工作受传统纸质收集管理方式的影响，重视对文字信息的收集，档案里面很少会设计照片、视频这种资源，档案组成结构不合理。不少学校为了推进档案信息化建设，加快档案组成结构合理化发展，强行举办学生校院级活动对其进行摄影，将产生的音像资源放入档案中，虽然在一定程度上缓解了档案资源结构不合理的情况，但是匆忙留下的资源并不能作为学生成长的代表性物品，影响学生的日后发展。 2 信息化时代下学校档案管理工作的策略 2.1 加强档案人才培养 学校应该加强对档案管理人员的技能培训，引进档案管理相关专业的人才，分级建立专门的档案管理队伍。首先，从校领导思想上重视起学校档案部门，对于档案管理工作不能敷衍了事，需要摒弃传统观念，成立专门的档案管理队伍，引进先进人才，不能只注重教育。其次，加强对相关人员的培养，可以通过定期组织交流会、邀请有关专家到学校举办讲座、去其他学校学习经验等方式提高管理人员能力，做好传统档案管理模式和信息化管理模式的衔接工作。最后，需要档案管理人员本身提高管理意识，不断提升自己，学习先进档案管理理念和操作方式，努力加强自身工作积极性，热爱档案管理工作，做好本职工作。例如，某学校想对传统档案管理模式进行改革，将信息化档案管理模式划入管理人员的培训目标，分层级的开展专业培训，培养其档案管理技能，通过高强度的培训，管理人员对信息化档案管理有了更深层次的理解，能力得到显著提升，逐漸形成了一支业务水平高、信息化技术强的学校档案管理队伍，为学校的稳定发展巩固率基础[2]。 2.2 完善信息化设备 针对学校信息化设备落后的问题，学校资金在分配时需要加大档案管理在其中的比例，让信息化设备得以完善。想要把学校档案管理信息化除了管理人员的能力最重要且最不可缺少的支撑就是信息化设备，学校应该积极向有关部门申请完善信息化设备的经费，扩大档案室面积，改善其保管条件。对此，政府相关部门需要重视学校档案室的基础设施建设，和学校保持及时有效的沟通交流，给予一定的政策、资金支持，帮助学校完善档案管理所需要的设备。例如，青岛市教育局以“档案管理全面实现信息化”为目标，实地查看当地学校档案室里的设备并进行记录，针对设备落后的问题，和相关学校沟通以后，累计投入资金300余万元。通过政府组织“档案+互联网”的合作，由档案管理人员进行相关档案整合，在全市3个区市三十多所学校近七百个班级率先开展信息化档案管理，覆盖三万多名师生，这种方式以较小的资金投入，获得了明显的效果，不仅完善信息化设备，还促进学校信息化档案管理的发展，为其他地区提供了示范性的作用。 2.3 强化对档案资源的利用 学校档案是对以往的记录总结，不应该只一直保管在档案室中，而是要发挥出其记录总结的经验作用，让之后的工作更加顺利。学校需要完善相应的档案管理制度，注重档案的收集工作，科学合理的开展档案收集与整合，保证档案资源的完整。信息化时代便于档案资源的管理，学校要重视其对档案资源利用的影响，摆脱传统观念的束缚，根据实际需要在教学过程中根据档案资源制定相关计划，推出更加符合实际的处理方式，扩大学长档案部门的影响力，促进教育水平的提高，让更多人注意到档案资源的重要性和可利用处，使档案资源摆脱摆设标签，真正的“活起来”。例如，某学校在实习教师的培训上重视到教学经验的作用，从档案室调动教学档案，利用以往教育工作者们在教学过程中留下的文字、图像等有价值的教学记录，给实习教师提供参考，因其本身记录的科学合理性，让实习教师在教学中有了很好的参考依据，吸收了前人的经验，有针对性的调整自己的教学计划，改进自我教学设计当中的不足之处，促进实习教师的成长，为以后的教学效果提供保障。 2.4 循序渐进推进档案信息化建设 目前，学校档案信息化管理还只是一个趋势，所以，相关人员要避免急于求成，需要认识到档案信息化建设是一个循序渐进的过程。每个学校都需要结合自身情况，自身所拥有的人力、财力、物力，来制定档案信息化建设的进程。如果学校资源支持的情况下就可以快速建设档案信息化管理，然后稳固的促进其转变;如果学校资源不允许，那么管理者也不需要焦虑，可以申请相关经费，然后制定计划，实行分点建设措施。例如，一学校领导在面对外界档案信息化建设的热潮时，不急不躁的认真分析了自身学校的情形，认为学校不能在短时间内就建好，所以，其决定首先把传统的档案检索方式进行改变，在管理人员中推行使用现代计算机检索方法，然后，逐步开展其他档案数字化加工工作，循序渐进地实现传统管理方式向信息化转变。这种方式也可以让相关管理人员有足够的时间适应、学习，不至于面临新技术时会手足无措。 3 结语 总之，档案信息化管理更利于学校对档案资源的使用，提高档案管理本身的质量，所以，需要注重对信息化技术再档案管理中的应用。此外，学校在重视档案信息化管理的同时也要重视档案部门管理人员的能力发展。尽可能快的全面实现学校档案信息化建设，促进教育事业的发展， 参考文献 [1]李英.高校人事档案管理信息化建设研究[J].知识经济，2019（28）：128+130. [2]李艳芳.“互联网+”时代学校档案管理信息化建设研究[J].延安职业技术学院学报，2018，32（06）：37-38. 作者简介 贾佳（1984-），女，山东滨州人，本科，中小学档案管理方向。 |
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