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知识管理背景下企业档案管理模式

范文

唐杏

摘要：在企业管理的过程中，提高档案管理效果可以保证企业可持续发展，为企业的战略决策提供数据支持。本文以知识管理作为大背景，深入分析了企业档案管理工作的开展模式，以期可以提升档案管理效率，发挥档案管理的实际价值。

关键词：知识管理;企业;档案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.032

档案管理工作可以对企业在工作中所涉及的档案资料进行整理和分析，进而从中提取出相应的关键信息。但是当前企业在档案管理工作的过程中仍然存在着些许的问题，降低了档案管理的效率和效果，应结合时代背景对档案管理模式进行创新。

1 档案管理工作存在问题

1.1 缺乏正确的工作意识

根据档案管理工作的现状进行分析，可以发现工作人员都缺乏正确的工作意识，具体表现在两方面。第一工作人员没有正确认识到档案管理工作的重要性和意义，认为档案管理工作只是将档案内容和资料进行整理存储即可，没有重视提取档案资料中的隐性信息[1]。这种工作思想直接影响了档案管理工作的效果，使企业档案管理工作的开展受到了限制。第二，工作人员缺乏专业的职业素养，在进行档案管理工作时没有重视对档案信息实施保密，对于部分信息会在不经意间泄露给其他人，档案信息的安全性受到了威胁。在档案管理工作中，不仅工作人员缺少工作意识，部分管理人员也没有重视到档案管理工作的重要性，因此给予工作人员的福利待遇也较少，影响了工作人员的积极性。

1.2 信息化建设水平较为落后

在信息化时代下，信息技术已经成为人们共同认可的一种新型科学技术，被广泛的应用在企业工作和管理过程中。但是由于企业的类型众多，企业组织结构较为复杂，在一时之间难以将信息化技术融入到企业档案管理之中。企业管理人员对于信息化管理体系的认知仍然较为浅薄，即使引进信息化技术的是将其应用在其他的工作方面，忽略了档案管理信息化体系的建设。因此纵观现代化企业的档案管理工作，可以发现很多企业都缺少信息化的档案管理模式，也没有积极使用智能技术对档案信息的价值进行分析，大幅度降低了档案管理工作的效率。

1.3 档案资料管理基础薄弱

在现阶段部分企業虽然已经认识到信息化体系建设的重要性，但是由于传统档案管理模式的影响，档案管理工作基础较为薄弱，大量的档案资料出现了不完整的现象。档案资料的不完整影响了档案管理工作的开展，使部分信息无法得到核实，无法对档案信息进行准确分析。管理基础薄弱还体现在档案资料内容较为混乱，给档案资料的整理工作带来了难度，特别是当一些企业宣布破产之后，混乱的档案资料无人整理，在一定程度上也无法保障部分员工个人信息的安全性。要想推进档案管理工作的改革，必须要对目前管理混乱的现象进行改进，为今后现代化档案管理工作模式的形成奠定坚实的基础。

2 知识管理背景下企业档案管理模式

知识管理是一种由知识经济发展所出现的新型管理模式，符合现代社会和企业的发展需求，同时融合了信息化手段和知识经济发展理论，是企业管理过程中极其重要的管理手段。如图1所示，即为知识管理的价值链。

2.1 加强培训活动

在现代化企业的发展过程中，人才是保证工作效率和效果的关键因素，只有培养出大批高素养的人才，才能够真正提升企业档案管理工作的水平。企业应当对负责档案管理工作的人员实施有效的培训活动，提高工作人员的档案管理技能，使工作人员可以更加有序地对档案资料进行整理和归纳。档案的类型和内容较多，如果工作人员专业能力不够，则无法对档案进行有序的整理、归纳、分析。因此在培训的过程中管理人员也需要对工作人员实施一定的考核，确保每个负责档案管理的人员都可以拥有专业的工作水平，可以将培训过程中学习到的理论知识应用到工作实际过程中。同时也需要对工作人员的专业素养进行培养，在实际的工作过程中利用管理模式向工作人员渗透思政教育，促使工作人员形成专业的职业素养，可以认识到自身在工作中所需要承担的责任。但管理工作的责任极其重大，必须让工作人员拥有一定的职业素养和意识，他能够推进档案管理工作的现代化发展。因此管理人员也需要对培训活动的内容和形式进行改革，改变传统单一的讲座式培训方式，利用多样化的手段提高培训效率。

2.2 转变档案管理工作理念

知识管理的核心为知识，是建立在知识经济基础之上的管理方式，和传统的数据档案管理工作存在着显著的差异，因此要想跟上知识经济发展的步伐，就必须要改变以往的工作理念，这样才能够真正发挥知识管理在档案管理工作中的作用。传统档案管理工作对于档案工作缺乏正确的认知，将档案管理停留在表层，没有深入挖掘档案所包含的内在信息和价值。管理人员应发挥自身的带头作用，改变自身的管理理念，制定出合理的档案管理方案，要求工作人员要主动搜集档案信息、完善档案信息并对其进行整理。工作人员则应当深入学习有关于知识管理的理论化知识，主动学习和吸收新的理念，不断提高自身的综合能力，进而合理的使用知识管理手段对档案资料完成管理。管理人员可以在管理制度中增加知识管理技能考核等新型的技能考核指标，提高工作人员学习新知识、新型管理手段的积极性。

2.3 增加信息化手段

信息化体系的建设成为当前每个企业都需要重视的工作内容，不但有利于提高档案管理工作的效率，同时也能够更好的帮助管理人员完成档案管理工作。信息化管理体系建设的必要性，其一是在工作过程中所使用的电子档案数量不断增多，其二是档案资料数据庞大，必须要利用计算机的帮助，才能更好的完成档案管理。信息技术是知识管理模式中所应用的重要技术手段，也是知识管理得以有效开展的基础保障，能够提高档案的管理效率。企业需要认识到数字化档案管理系统建设的必要性，添加各种新型的硬件设备，保证档案管理系统的有序运行，并在系统中增加各种安全防护技术，保护档案信息的安全。为了确保管理人员能够合理的应用数字化系统，需要对管理人员进行适当的培训，提升管理人员对信息化手段的应用水平以及对认知水平。只有拥有专业的信息技术人才，才能够打造一支灵活运用知识管理工具的管理队伍，推进信息化体系的建立，加快企业的前进速度。

3 结束语

在现在社会中企业发展时会产生大量的数据以及档案资料，其内容涵盖企业工作的各方各面以及市场的发展趋势，必须要根据知识管理的发展趋势对档案资料进行有效的整合和归纳，才能够真正提升企业的管理效率。

参考文献

[1]蔡盈芳.数字经济环境下的企业档案工作——兼论企业档案工作“十四五”规划的重点内容[J].中国档案，2020（07）：64-65.

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