| 标题 | 科技查新档案管理的现实思考 |
| 范文 | 沈娟 摘要：以临沂市科技研究院查新站（以下简称我站）的档案管理为例，结合本人的工作体会，简要介绍了科技查新档案的归档、保管、借阅以及清理和公开的原则与方法，对如何做好查新档案管理提出了建议。 关键词：科技查新档案管理 1.科技查新档案管理的必要性 科技查新档案，是科技档案的一种，它是科技查新机构或查新相关人员在科技查新活动过程中形成的各种形式的原始记录，它反映了各行业领域最新研究状况，汇集了大量的科技信息资源，具有重要的保存价值和参考作用。科技查新档案管理是整个科技查新工作过程中不可忽视的重要组成部分，科技查新工作要向正规化、科学化发展，必须完善和规范科技查新档案的管理。 2.科技查新档案的归档范围、流程和方法 查新档案基本分为文书档案和项目档案两大类。上级单位下发给查新机构的查新规定、细则，查新机构自身制定的有关查新的规章制度，查新工作总结、查新项目登记，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料都属于文书档案。对于文书档案，我站是立卷保管，按年度分类归档。查新委托书、查新项目的技术报告、查新结果报告及附件 (相关文献摘要和密切相关文献的全文) 以及查新人员的工作纪录等属于项目档案的范畴。 我站有专人专柜专机保管查新档案。查新档案（主要指项目档案）归档的原则是“一题一袋”、 “五袋一盒”。 “一题一袋”也就是一份查新合同（包括查新委托书和技术报告）与对应的一份查新报告归为一档，装袋保管。具体做法是：查新人员完成一份查新项目后，及时整理本项目的查新报告书、合同以及相关附件的电子档、纸制档，提交给档案专职管理人员。管理人员将接收的材料进行分类，将纸制的查新报告、合同放进专用查新档案袋，在袋子上注明项目编码、项目名称、委托单位、委托人、委托时间、完成时间及材料内容附件。“五袋一盒”即指档案管理员每装满5个袋子，就将这些袋子装入专用档案盒，在盒子上贴上标签，注明年度 (如2010年)，编码(如 001—005)。再将盒子按顺序排列 ，放进专用档案柜。需要说明的是，归档时咨询查新、鉴定查新、立项查新和重大专项分类归档，并在档案盒上注明，如咨询档案，即在档案盒标签上注明2010zx，后面再附上编码。档案管理员在归档的同时，还要按年度制作WORD项目汇总表，以便档案的查找。汇总表的内容包括项目类型、项目编码、项目名称、委托单位、委托人、委托日期、完成日期、查新员、审核员等，查新员完成项目查新后，把查新报告电子版发给档案管理员，管理员在专用计算机上将这些报告按类型、年度、编号等保存，及时上传到国家查新工作数据库中，并在年度统计表中登记。同时为了防范计算被黑客、病毒等侵袭，管理员还会及时将电子文档备份在移动硬盘内，实现数据的异地备份。 3. 加强查新档案管理的几点建议 3.1切实遵循查新档案管理的保密性、安全性原则 每个查新课题都凝聚了科研人员的心血和汗水，是科研人员辛勤劳动的结晶，它代表了其行业最新的发展动向，做好查新档案的保密工作，就如同做好了项目的知识产权保护，能使科研人员放心地将查新相关资料交给查新机构。 为了做好查新档案的保密性工作，应采取以下措施： 3.1.1制定完善的档案管理规章制度，确保档案管理的规范化、标准化，使工作人员在查新档案的归档和管理上有章可循。 3.1.2实行岗位责任制。抽调专门查新员管理查新档案，负责查新档案的归档、保管以及档案专用计算机的维护，并定期对档案管理员进行培训。档案管理员不仅要有较高的政治理论水平、奉献精神和崇高的职业道德以及保密意识等这些良好的政治素质，还要有过硬的业务素质，做到熟知档案管理工作的具体操作程序，以及查新工作的流程和环节，能够及时收集查新项目的有关材料并完好的保管，在日常工作中能积极探索查新档案的开发利用 ，挖掘查新档案的潜在价值，更好的为科研服务。 3.1.3电子文档的保护。在电子文档保护方面，应采取加密技术防止档案信息泄露；通过访问控制（包括身份验证、防火墙等）杜绝档案信息被非法利用和蓄意破坏；通过安装杀毒软件和补丁程序，防止病毒软件的侵袭和修复系统漏洞，保证电子文档的安全。 3.2规范查新档案的借阅 查新档案的借阅是查新档案管理的重要内容。“科技查新规范” 规定只对以下机构和人员提供查新内容，即允许调阅档案，他们包括：①查新委托项目明确指定的人，②法律法规允许的第三方，③具有管辖权的专业检查组织。在实际工作中，查新机构的相关人员，包括该查新项目的查新员、审核员、档案管理人员、查新机构负责人以及经负责人同意调阅的其他查新人员等也可调阅查新档案。未公开的档案，目前仅限内部人员的调阅学习与交流。档案被调阅时，档案管理人员要做好登记。但对有特殊保密要求的查新档案，要严格履行保密的原则，不得泄露该档案的有关内容。 3.3重视查新档案的清理与公开 查新档案如果不定期清理，所占的存储空间会愈来愈大，譬如我站每年的项目查新档案都在800项左右，定期及时清理很有必要。一般来说，每个科技项目的查新内容都会有一个从保密到公开的过程。项目内容在立项和鉴定查新的时候是需要严格保密的，但到后来通过申请专利、发表著作等方式获得知识产权、推向市场后，项目内容的保密要求就降低了，科技查新项目本身的这一特性为查新档案的清理提供了可能性。 我站的清理做法值得借鉴：对于纸质档案，在归档五年以后可只保留查新合同和查新报告，因为合同和查新报告能反映查新内容和查新结论，把最主要的东西保留下来；电子档案可暂时不动。归档十年以后，电子档案也仅保留合同和报告两个内容，其他均删去。除少部分的项目仍需保密外，其它的可以对外公开，供需要者查阅。 科技查新项目凝聚了科研人员的心血，我们一定要做好查新档案的管理工作，及时完整的归档，确保档案的安全性和保密性，同时，对于保存年代久远，保密要求降低的档案及时清理和公开，以释放存储空间和实现档案的开发利用。 参考文献： [1]《科技查新教程》编写组.科技查新教程[M].机械工业出版社，2001 [2]马景娣，刘琼，钱佳平，田稷，缪家鼎.对科技查新文件归档中几个问题的探讨[J].档案学研究,2004(2) [3]杨文兰,冷荣新.谈建立科技项目查新咨询档案的必要性[J].医学情报工作,2000(1) |
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