| 标题 | 医学院校人事档案信息化管理浅析 |
| 范文 | 张鹰 摘要：医学院校的人事档案信息化管理对学校科研、教学人才的建设、人才库信息建设有着极其重要的意义，并且对附属医院、教学医院医疗科研人才的选拔也有着重要的意义。但是，目前医学院校的人事档案要实现信息化管理还存在诸多困难，还需要学校和人事档案管理人员的不懈努力，实现人事档案管理的信息化管理，为学校的发展发挥积极的作用。 关键词：医学院校 人事档案 信息化管理 1.医学院校人事档案管理的特点及实现信息化的重要性 人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和调配等人事工作中的记录材料，记载了个人在不同时期、不同阶段的发展历程，客观记录和反应了个人成长经历、家庭基本情况、社会关系及个人德、能、勤、绩等各方面的材料。高校人事档案是人事部门对教职工管理的重要凭证和开展各项工作的基础，高校对教职工的考核、调动、人才的选拔等重要人事活动都要以人事档案为基础。高校人事档案对高校的师资队伍建设、教学科研人才选拔、党政管理都有着重大作用。高校人事档案信息化管理就是将信息技术和成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中来，实现高校人事档案信息的综合管理和利用，提高人事档案的管理水平和效率，为高校培养、选拔人才、建立人才信息库提供数据基础。然而医学院校的人事档案管理有着其特殊性，表现在：一般高校只是单纯由院系组成，人员主要是教职员工；医学院校不仅是由院系组成，还有附属医院、教学医院，教职工不仅承担各院系的教学工作，还承担各附属医院、教学医院的医疗工作，其人事档案有着人员众多、分布广泛、专业性等特点。医学院校的人事档案实现信息化管理不仅对学校科研、教学人才的建设、人才库信息资源的利用、共享有着极其重要的意义，对附属医院、教学医院医疗人才的梯队建设、医疗科研人才的选拔也有着重要的意义。 2.医学院校人事档案实现信息化存在的困难 信息化作为当今社会的大趋势，它对人事档案管理工作提出了新的要求，需要档案管理工作者利用先进的科学技术和新的管理方法，提高人事档案管理工作的效率和档案信息的利用率，更好地为学校的人事工作服务。然而，大多数医学院校对人事档案的管理还处于传统的管理模式，基本上还采用原始的手工方式，局限于纸质档案的建立和保管层面，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的信息化。人事档案管理人员的计算机仅限于统计档案数目和打印档案目录，无法对人事档案内记录的重要信息进行录入、存储和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类和统计，信息化管理水平较低。这也直接导致了大量涉及人事的数据统计工作只能依靠手工完成，造成了反复劳动和人力资源的极大浪费。医学院校的人事档案管理工作更有其特殊性，院校本部和附属医院、教学医院人数庞大，分布分散，要实现信息化存在的困难众多，例如： 2.1人事档案管理模式落后 一些医学院校对人事档案的管理还处在传统的手工保管模式，跟不上信息化时代的发展。虽然学校对档案部门配备了计算机，但档案部门对计算机的应用尚处在初步阶段，甚至只限于简单的利用EXCLE表格等办公软件对各下级单位档案数的统计等，缺乏使用档案信息软件对人事档案信息进行录入和人事档案资源利用。在这种落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，导致人事档案信息储存少或几乎没有，从而大大影响了信息资源的利用，影响了工作效率。尤其是医学院校这种比一般院校要人数庞大、分布分散的特殊院校来说，这种传统的管理模式已不能适应学校快速发展的需要。 2.2人员配备、软硬件设施投入不够 实现人事档案信息化管理是一项繁重的工作任务，需要通过档案部门工作人员的不懈努力。但目前的情况是，大多数院校的人事档案部门都存在人员配备不足的情况。虽然配有专门的部门或者专人，但对应庞大的档案数，配备的人员严重不足；并且人事档案信息化管理对档案管理人员的要求更高，不仅要求管理人员不仅精通档案管理业务，也要求掌握现代信息技术，利用计算机等现代化设备对人事档案进行信息化管理。同时，人事档案部门的计算机、打印机等硬件设备落后，并且缺乏扫描仪、微缩设备等这类档案信息化必备的硬件设施。实用的档案信息系统软件的开发和利用更为缺乏，无法实现对人事档案管理的信息化和资源的利用。 2.3对档案信息资源的利用不够 要实现人事档案信息化管理其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对人事工作中产生的各类信息，特别是对教职工在教学科研工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为学校人事档案工作提供即时、高效的服务。只有实现了人事档案资源的共享，才能提高人事档案管理和利用效率。但目前人事档案管理部门对档案信息的管理只停留在使用简单的EXCLE表格等办公软件对各下级单位档案数、人员数的统计等，缺乏档案信息软件对信息进行录入，对人事档案资源的利用仅限于查询各下属单位的档案数、人员基本情况等信息，利用率太低，无法实现对人事工作提供信息化的基础数据支持。 3.医学院校人事档案实现信息化的途径及办法 3.1转变管理模式，提高人事档案信息化管理的现代化意识 要实现人事档案信息化管理的目标，必须转变当前传统的管理模式，摆脱陈旧的管理思路，切实提高人事档案工作质量和效率，需要学校及人事档案管理人员提高现代化意识，利用现代信息技术，如计算机技术、数据库技术、信息储存技术、多媒体技术、安全保护技术、网络通讯技术等对人事档案进行信息化管理；用信息管理的理念创新工作理念，加强对人事档案信息的综合分析，多角度、多层次地探讨档案资源的开发，进一步提高信息利用率，促使人事档案资源数据库建设成为学校组织、人事等相关部门的信息库和参谋部，并实现信息资源共享。 3.2培养档案业务和信息技术复合型人才，加大软硬件设施的投入 要实现人事档案信息化管理，不仅要档案管理人员具有较高的政治素质和扎实的业务知识，更需要掌握现代信息技术、熟练运用信息化设备的能力。医学院校要重视复合型档案人员的培养，这是推进医学院校人事档案信息化管理的核心工作，也是推动人事档案建设的关键。同时加大人事档案信息化的软硬件设施投入，营造现代化档案管理平台，把传统的手工保管模式转变到服务现代人事管理和助力学校各项事业发展的重点上来，实现人事档案管理的信息化。 3.3建立人事档案信息数据库，提高资源利用率，同时加强保密安全 人事档案信息化管理系统的最重要的部分是建立人事档案信息数据库，它主要包括档案人员的基本情况、职务和职称情况，学习培训情况、表现情况以及其他情况。它集中了组织、人事部门开展管理工作所需的全部基础数据，利用率高，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构合理，功能完善，可共享的人才信息资源，可随时为医学院校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。但是，人事档案信息一旦实现了资源共享肯定存在着一定的风险，常发生在传输、录入、存储、调用等等过程中。因此，进行信息化管理必须加强档案管理制度和信息技术两方面的安全。一方面，完善档案信息的安全管理制度，对档案的保管；档案材料的整理、归档；档案信息的保护、传输以及利用要制定统一严格的流程，尤其是对管理人员对信息资源库权限的控制，采用授权验证入库制度，防止无关人员的随意进入；按照相应访问者的身份，设置对人事档案资料相应的访问权限。另一方面，要加强安全技术和开发安全软件，防止非法入侵。档案信息资源的利用和共享依托了相应的网络技术，加大了人事档案信息泄密的风险，所以必须采用相应的安全技术，例如加密技术、防火墙技术、VPN技术、跟踪监测技术、网络病毒防治技术、数据资源备份等对资源数据进行安全保护，同时增强计算机防范病毒侵入的能力。只有这样才能化解医学院校人事档案资源的安全保密与档案资源利用、共享之间的矛盾，实现人事档案信息化管理的目标，为学校的发展做出更大的贡献。 参考文献： [1]邵海燕、陶萍.浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[D].沙洲职业工学院学报，2007. [2]王宜奋.信息化背景下的高校人事档案管理缺陷与对策[J].吉林教育，2010（9） [3]蔡登峰.高校人事档案信息化管理[J].档案管理，2011（6） |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。