| 标题 | 知识管理框架下的高校公积金信息化管理 |
| 范文 | 梁飞 摘要：高校公积金管理随着近年来教职工住房供需矛盾的上升，已逐渐凸显其重要性，传统手工管理模式已不适应现今高校的发展状况。本文主要通过分析高校公积金管理中存在的问题，引发思考，探讨如何建立、完善知识管理框架下的公积金信息化管理，以实现公积金管理有序、高效运行。 关键词：高校公积金管理 知识管理 信息系统 关于知识管理，目前学术界并无十分准确的定义，它是一种新兴的管理思潮及方法，起源于管理学大师彼得提出的“知识将取代土地、劳动、资本与机器设备，成为最重要的生产因素。”高校的知识管理就是高校管理者对存在于高校内部和外部的知识的管理与利用，并通过知识管理实现知识的获取、共享和转移，以带来大学创造力的提升。[1] 高校住房公积金是根据当地主管机构批准的公积金缴存比例，以职工的月工资总额为基数逐月计算提取的，是一种“个人存储，单位资助，统一管理，专项使用”的长期性住房储金[2]。目前多数高校住房制度的主要特征是，新进校的教职员工暂时以低租金租用学校公用房，随着学校的发展，引进的各类型人才势必越来越多，此时，有限的住房供给和不断增长的住房需求将成为高校迫切解决的一大问题。与此相关的住房公积金，由于涉及到教职工的切身利益，对其进行有序、高效的管理具有重要意义。本文主要探讨如何在知识管理框架下建设公积金信息化系统，以更好地服务员工，提高工作效率，为学校实现整体化信息资源共享作出贡献。 1.目前高校公积金管理存在的问题 1.1公积金相关政策宣传力度和渠道不足，许多教职工对公积金相关管理政策了解较少 教职工了解公积金政策的途径，主要依赖于电话咨询、同事间信息交流、网站查询等方式。电话咨询效率比较低下，大量重复的问答会让工作人员疲惫不堪，从而影响工作效率；同事间信息交流其缺点在于信息的不准确性和滞后性；网站查询虽可使人基本了解公积金办理的流程和相关制度，但是对于部分不会上网或由于工作限制等原因，无法使用网络的教职工，网上查询收效较小。 1.2公积金缴交的时间长，问题较复杂，体现在下面两个方面： 1.2.1住房公积金是改革城镇住房制度的一项保障性措施，高校建立对住房公积金的管理，就是为了给无房或住房困难的职工提供服务，引导职工逐步积累购建住房的资金，并利用政策提供的优惠，向银行申请公积金贷款，来逐步解决职工买房住房难的现实问题，其缴交过程是长期连续性的。 1.2.2高校住房公积金面对的对象一般为在职职工，按正常职工工作年限来算，一个职工的工作年限应该有30年左右，而在一个中等规模的高校教职工人数可达数千人，大点规模的高校更是达到上万人，对这样大基数的职工的公积金进行管理，需要有较完善的管理方式来保证公积金的有序运行。此外，在这30年的时间里，每一位职工的公积金计算基数不是不变的，职工的晋升、评职称等因素都会影响公积金计算的缴存基数，而且公积金的缴存比例还会随着社会经济的发展而变化。最后，在公积金缴存和支取过程中，还会遇到职工调入调出、逝世等特殊情况，这对公积金管理提出了必须有迹可查的要求。如果某位职工需要查询以往公积金信息，但因年代长远或其它因素，当地公积金管理中心的数据无法查阅，学校方面也没有相关记录，很可能会引起纠纷，影响高校形象。 1.3公积金信息的更新滞后 对于部分尚处于手工管理公积金的高校来说，这个问题显得更为突出。由于公积金要求一月一缴，公积金账面余额每月都在变化，并且公积金管理具有复杂性，职工调入、调出、辞职、退休、更名等情况都使公积金的账面信息在不断变化，这就要求公积金信息要及时更新，以满足教职工对公积金的查询和使用。 2.如何完善公积金信息化管理 针对公积金管理中存在的上述问题，笔者从知识管理角度出发，提出改进的意见，以进一步完善公积金信息化管理。 2.1基于知识管理的公积金相关资料不断积累 基于知识管理的框架要求公积金管理不能简单地停留在相关信息整理、分类、归档上，而是应该根据工作的性质和特点主动地收集和归纳整理内外部信息，为教职工用好、用活公积金提供依据。高校为了保持竞争力，保持学术领先地位，势必会加大各级教师人才的引进，这也使得高校的公积金数据处于不断变化环境中，为使公积金管理正常、有序，需要对不断变化的数据进行“知识积累”，即可以从拓宽公积金相关资料的收集整理入手，建立配套的信息化管理系统，所收集信息不仅限于公积金本身，还可延伸至贷款行、贷款利率等与之相关密切的信息收集，也可以在一定资料的支撑下，纵向地向上级部门反映相关信息，如公积金平均水平、职工收入水平、职称职务等信息，争取上级部门增加拨款。在知识管理框架下，可从以下几个方面着手： 2.1.1公积金等管理制度收集、制定 收集国家、高校所在地公积金管理部门发布的各类管理条例，结合自身实际，制定出公积金缴存规定、公积金支取和使用规定等制度，并根据当地有关政策法规的更新和高校自身实际情况的变化，及时添加修改或移除相关规定，以适应和保证公积金管理的有序运行。此外，还可收集、整理高校所在地各大银行相关贷款政策、利率等与公积金紧密相关的信息，以之作为公积金信息化管理的补充。 2.1.2公积金管理信息系统建立 信息化已成为近年来高校发展的重点方向，公积金管理当然也不例外。高校应该使用结合自身实际设计的公积金管理信息系统进行公积金的相关管理。系统的建立主要包括：硬件的购置、系统软件的配置、公积金管理软件的设计等。硬件及系统软件的配置主要是根据公积金管理的实际要求，配置好系统所需的计算机硬件及必须的系统软件；公积金管理软件的取得则有高校自行开发和向外购买两种方式。在管理信息系统建立后，必须在一段期间内测试其正确性、安全性、可靠性等方面情况，完全通过后方可使用。具体的措施如下： （1）利用移动、电信等通讯运营商寻求拓展业务渠道的契机，积极争取通讯运营商的硬件资金或技术支持，合作开设短信通知公积金当月汇缴到账、支取变动、还贷变动等异动信息的业务，由教职工自愿订购，以满足教职员工对自身公积金账户信息的关注。 （2）充分利用已有的校园网络，建立基于校园网络的公积金管理系统，使其成为“信息科技化校园网络”的组成部分。公积金管理信息系统作为信息科技化校园网络下的一个子系统，可以使教职员工在校园里每一个自助机上均可以凭校园卡查询自身公积金账户中包括当前余额，历史变动明细等详细信息，教职员工支取、调动、销户等在管理信息系统里的操作，可以凭借该网络自动更新其账户信息。 （3）利用高校自身的人才资源，设计有特色实用的软件服务教职员工。如高校可结合自身实际情况，聘请校内经济管理、信息技术等方面专家教授，设计出自主研发的实用公积金贷款服务软件，供教职员工下载使用。教职员工只需输入自身所要贷款的总额、所选择的银行等基础信息，即可自动算出最适合该教职员工的公积金、商业贷款比例及还贷方式，极大的方便教职员工选择不同的贷款行和贷款方式，以更好的服务教职员工。 2.2基于知识管理的公积金信息数据库构建 知识管理最大的特征是信息共享，公积金信息数据与其它数据库的有机结合，需要积极争取校内人事、劳资等部门的支持，建立面向知识管理的数据库，从而在做好服务的同时，为高校决策层提供决策依据。具体从以下几方面入手： 2.2.1基础信息共享、采集、整理 （1）基本信息的采集和整理。基本信息包括教职员工的公积金账号、姓名、月汇缴额、年初余额、本年支取金额、当前余额、身份证号、开户日期、最近汇缴日期等信息，其中大部分信息可由学校人事部门导入，工作证号、部门等信息须在管理信息系统初始化后导入或输入。 （2）公积金汇缴。在与负责人事工资管理的部门的系统对接后，由人事、劳资部门通过管理系统提供本月教职员工的异动情况，在此基础上，根据上月公积金余额，计算调增及调减金额，最终形成本月汇缴金额。在收到银行入账回执后，变更教职员工账面余额及状态。 （3）公积金信息档案管理。所有公积金信息相关资料，如调整基数、批量支取等纸质和电子数据都应按照档案管理有关规定，由专人妥善保管，以供查阅。 2.2.2相关票据、单据的采集内容 公积金票据、单据管理要根据银行或当地公积金管理部门要求，设立不同的票据和单据以供使用。 （1）设立完善的票据种类、票据名称、票据字段维护模块，建立对应的业务模块，当执行某个业务时，自动弹出相应票据种类以供填充打印。 （2）设立票据维护变更模块，以维护、变更现金、转账支票的票据的遗失、毁损、错误情况。 2.2.3管理信息系统权限的设定 权限管理是管理信息系统的重点之一，既要满足数据充分共享的要求，各个客户端不能类型的教职工、领导等客户可根据对应权限登录管理，也要满足各个院系、部门对应的管理员唯一性来保证系统的绝对安全。 2.2.4公积金管理信息系统的维护 由于公积金相关的电子数据被记录在磁性介质上，不易实现签字、盖章等具有法律效力的手段，而且很容易受多种因素干扰，如计算机病毒、操作失误或蓄意破坏等，因此，对管理信息系统的软、硬件系统的安全维护十分重要。首先，做好数据输入的再检查，运用电子信息技术手段随时进行数据一致性检查，以减少或者消除人为操作失误因素；其次，做好管理信息系统计算机安全软件的定时更新和维护，有条件可使用硬件防火墙，防范数据泄露和修改风险；最后，应由专人定期进行数据的输出备份，使用专用存储介质来储存与保管，以最大化保证系统安全。 2.3基于知识管理的公积金数据服务 在成功建立公积金管理信息系统、数据库之后，与此伴随的就是相应的数据服务。传统的数据服务大多停留在手工状态，即员工到数据所在地查询、办理，基于知识管理的公积金数据服务可通过信息共享平台，打破传统服务沟通不畅、效率低下的现象，为高校职工提供舒心、完善的信息服务。 参考文献： [1]余乐、黄曦.高校知识管理的流程设计与技术支持[J].中国管理信息化，2014（06） [2]赵丽君.高校住房公积金核算与管理探讨[J].管理观察，2009（27）. |
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