标题 | 二级学院办公室主任工作的思考 |
范文 | 周华 摘要:我校是全国示范高职院校,学校由于发展需要,整合原有系部成立二级学院,将责、权、利的重心进一步下移。作为二级学院的核心部门—学院办公室,将担负更多的工作任务。作为学院办公室的主导者办公室主任,所面临的工作环境更加错综复杂。如何行之有效的开展工作?首先应明确自身的定位,不断加强自身学习,做好工作计划,改进工作方法,提高工作效率。 关键词:二级学院 办公室主任 工作方法 学院办公室是一个综合管理、服务部门。对内联系学校各部门、兄弟学院、教师、学生,对外联系学生家长、行业企业、社会职能部门,是二级学院开展各项工作的枢纽,也是二级学院全面快速发展的重要保障。而办公室主任作为办公室工作的主导者,是办公室工作的核心人物,对办公室工作的优劣起到了关键作用。如何开展办公室工作,充分发挥办公室的作用,将从以下几个方面做起。 一、办公室主任必须明确自己定位 办公室主任的职责大致包括协调、管理、参谋、服务等方面的职责。 (一)办公室主任要注意协调好各方的关系 作为办公室主任,在工作时经常会接到校内各职能部门工作任务。办公室主任接到工作任务时要先熟知,并及时与分管领导进行沟通,不能超越权限自行处理或按照以往经验直接处理。 作为办公室主任,如有教师或学生反映学院或自身的问题困难,要耐心倾听,充分了解反映者的真实情况,并根据事情的轻重缓急及时正确处理,如需请示或汇报应及时向上反映。同样的事情有时会因为学校政策的变化,人员的变化等出现不同的处理结果。如果缺乏沟通,很有可能会做无用功或起到反作用。 作为办公室主任,工作中难免面对学生家长、社会外界的人员,要时刻谨记办公室代表着学院的形象。在处理问题时坦然应对、不卑不亢,遇到重大事情或不能解决的问题,及时向上级领导请示汇报。 办公室主任应明确自身的定位,保持清醒的头脑。注意协调各方的关系,力争组织的信任、群众的理解与支持。 (二)办公室主任的主要工作是管理协调 学院办公室工作细致繁杂,接电话、传送文件、出通知写材料、迎来送往,临时性、突发性、应急性的工作任务很多。作为办公室主任,面对繁杂的事务,有时需要同时处理几件事情,如果每件事情都亲力亲为,想把每件事情都做好,往往会出现“大事没做成,小事没做好”。19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托提出“二八原则”:任何一组事物中,最重要的只占其中约20%,其余的80%虽然是多数,但是却是次要的。这说明在分析问题和思考工作的过程中要把握重点工作。接到任务一定要先思考:哪些工作是重点工作?那些工作是紧急工作?那些工作要自己去做?那些工作可以安排他人完成? 要善于发挥办公室其他成员的作用和特长,把工作分解给其他人共同去完成。当然,布置任务要落实到具体的个人,明确工作的目标和方向、预期达到的效果。当工作任务完成的时候,要检验任务完成的质量。做好了每件事情的分工和协调,工作效率会大大提高。 (三)办公室主任要发挥决策参谋、服务保障作用 办公室主任要时刻注意维护领导的威信,支持领导的工作。对于学院的具体工作,如果需要领导来决策,在领导没决策之前,办公室主任要主动围绕决策提供有价值的意见和建议,协助并请示领导决策,做好领导的参谋。领导一旦决策了,在具体操作过程中,办公室主任在自己的职责范围内,要积极开动脑筋,创造性地开展工作,尽可能把工作按领导决策的要求做到实处,不需要每走一步都要向领导反复请示。当然,如果是重要工作,领导本人亲自指挥落实,办公室主任则要提供服务与保障。 二、办公室主任要不断加强自身学习 作为办公室主任,必须认真学习党和国家的高职教育方针政策。了解高职教育发展的状况、目标和阶段性任务,不断学习高职教育理论,掌握高职教育的基本规律,总结办公室工作的规律特点,增强办公室工作的预见性和主动性,努力提高业务能力。 作为办公室主任,必须熟悉学院的发展目标和工作计划,了解学院已有专业的情况特点,掌握各个专业的基本常识:人才培养方案、课程设置、师资队伍状况、实验实训条件等。对学院教师的专业特长和做事习惯、学院学生的思想发展轨迹和身心成长规律有一定的了解,有针对性的、创造性地开展工作。 作为办公室主任,必须具备一定的业务能力,如文字写作能力,会议、活动组织策划能力等,并不断加以提高。学习学校、学院的各项规定政策,掌握学院各阶段的工作规律,及时准确地完成学院工作计划、报告、总结所需的资料、数据等。 作为办公室主任,要学习掌握学校、学院的财务管理报销制度,及时向学校审批、报销、结算学院日常工作产生的费用并做好收支记录留档备查,当好学院财务工作的“大管家”。 作为办公室主任,还要较为系统地学习管理科学知识,掌握目标管理、计划与控制以及质量监控与反馈等基本方法,将经验管理与科学管理很好地结合在一起提高工作效率。 三、办公室主任要做好各项工作计划 (一)制定工作计划 办公室主任在每学期开学初期,应根据学院的工作计划制定办公室的工作计划。将需要完成的工作按照日期提前记录下来,做到每天的工作都是有计划地开展实施,逐步解决,这样就可以做到工作中忙而不乱。在遇到学院重大事情时(如大型培训活动、专家会议等),也应制订相应的工作计划。认真策划筹备准备工作,明确工作的具体落实人和完成时间。 (二)做好工作记录 在做好工作计划的同时,办公室主任针对每天发生的重要的事情,要做好真实详细的总结,做好工作记录。因为办公室工作的繁杂琐碎,有了工作记录,可以避免自己手忙脚乱、顾此失彼,造成工作疏忽。同时办公室工作记录的内容也是最全面、最权威和最有参考价值的,是积累工作素材的有效途径,也是撰写学院工作总结、查阅学院重大事件等最原始的参考依据。 (三)进行工作总结 办公室主任对工作中要时刻总结。对于常规性的工作、承担过的任务做完了要将工作流程、工作要点及时记录下来,并形成一定的工作制度加以运行推广。例如学院公文的处理流程、学院档案的管理、教师职称的评审工作、数据采集工作等等。以后遇到同时的工作,可以先查阅以往的做法,再根据新的要求进行调整,高效有序地完成工作。 四、办公室主任要时时改进工作方法 (一)注意时间管理 办公室主任要尽量的合理安排自己的时间,要保持以充沛的精力、最佳的精神状态去投入工作。把工作进行分类,事先思考和设计统筹工作。把握时间利用的原则:利用大块的时间处理“大块”的事情,利用琐碎的时间处理琐碎的事情,利用等待的事件兼做别的事情。在处理复杂事情过程中需要等待、有空档的时间(等领导审批、时间上暂时不好处理等),我们可以做一些简短的(打电话、安排其他人做事)的事情。注意工作任务完成的时间截点,对于紧急的、重要的事情要优先及时处理。 (二)建立规章制度 建立健全行之有效的各项规章制度,是促进工作正常运作,提高工作效率和工作质量的首要保证。针对学院的日常管理,建立各项明确的规章制度,明确各岗位的工作要求,做到有章可依。规章制度要根据实践情况进行修订和完善,一旦发布后,在下一次修订前要严格依据规章制度办事。 (三)耐心细致工作 办公室主任地位特殊,角色复杂,要为学院领导、教职工、学生提供优质服务,这就需要办公室主任具备较高的心理素质水平,耐心细致的开展工作。在工作中始终保持乐观向上、热情诚恳的心态,保持一种从容不迫、不卑不亢的风度,当工作中出现纰漏或发生误会时,不苛求于人,而是多做自我批评。面对繁重而紧张的工作,感到身心疲惫并产生厌烦情绪时,能主动进行自我调节,不折不扣地完成任务。 五、办公室主任要努力提高工作效率 (一)熟练使用办公软件提高工作效率 在日常办公中,我们经常使用微软Offi ce办公软件,从2000年到2003年、2007年、2010年、2013年,每几年升级一次,每次升级都大大提升工作效率,许多原本需要平面设计软件来设计的效果,新版本一键可以解决。(比如2013的形状组合和取色笔的应用等)。想要工作更高效,办公室主任要熟练运用办公软件,选择更合适的工具来辅助工作。 (二)使用办公系统提高工作效率 学院引进了OA办公系统,在初期使用时,因为不习惯等原因,很多时候还是依据原有办事方法来处理事情。经过一段时间的试用发现,使用OA办公系统来协同办公,可以大大提高工作效率,缩短工作时间。日常申请,发文等,通过OA系统来操作,大大减少了跑腿审批的过程,简化的操作程序,大大缩短了办事的时间。 (三)使用即时通讯事先沟通 在使用OA系统协同办公时,可以辅助使用QQ、MSN等实时在线交流工具,针对办事工作中有疑义的内容进行请示或解释。日常发布工作任务,可以使用QQ群或飞信手机短信通知,重要的事情通过电话再次沟通确认。 (四)第一次做事做好原则 第一次就把事情做好,这样最有工作效率的。办公室主任在接到任务时,一定要充分理解工作目标,做事情或布置工作任务一定要精确到位。工作是很琐碎的,每一步都会牵涉到很多东西,一步不到位,将导致以后的步步不到位,最后就是推倒重来,浪费大量的人力、物力、财力、时间。第一次就把事情做对、做好、做到位,是一个观念,也是一个良好的习惯。 总之,要做好高职院校二级学院的办公室主任工作,除了自身应具备的综合素质外,不断进行学习总结,掌握几种行之有效的工作方法,不但可以使工作达到事半功倍的效果,而且也是办公室主任工作上台阶、上水平的重要途径。 参考文献: [1] 张浩.办公室主任工作必备全书[M].蓝天出版社,2006. [2] 杜梅. 试论新时期二级学院办公室主任的素质要求[J].时代教育(教育教学),2012. [3] 乔韩莉. 浅谈办公室计算机办公软件的应用[J].信息与电脑(理论版),2014. |
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