| 标题 | 二级学院办公室主任工作的思考 |
| 范文 | 周华 摘要：我校是全国示范高职院校，学校由于发展需要，整合原有系部成立二级学院，将责、权、利的重心进一步下移。作为二级学院的核心部门—学院办公室，将担负更多的工作任务。作为学院办公室的主导者办公室主任，所面临的工作环境更加错综复杂。如何行之有效的开展工作？首先应明确自身的定位，不断加强自身学习，做好工作计划，改进工作方法，提高工作效率。 关键词：二级学院 办公室主任 工作方法 学院办公室是一个综合管理、服务部门。对内联系学校各部门、兄弟学院、教师、学生，对外联系学生家长、行业企业、社会职能部门，是二级学院开展各项工作的枢纽，也是二级学院全面快速发展的重要保障。而办公室主任作为办公室工作的主导者，是办公室工作的核心人物，对办公室工作的优劣起到了关键作用。如何开展办公室工作，充分发挥办公室的作用，将从以下几个方面做起。 一、办公室主任必须明确自己定位 办公室主任的职责大致包括协调、管理、参谋、服务等方面的职责。 （一）办公室主任要注意协调好各方的关系 作为办公室主任，在工作时经常会接到校内各职能部门工作任务。办公室主任接到工作任务时要先熟知，并及时与分管领导进行沟通，不能超越权限自行处理或按照以往经验直接处理。 作为办公室主任，如有教师或学生反映学院或自身的问题困难，要耐心倾听，充分了解反映者的真实情况，并根据事情的轻重缓急及时正确处理，如需请示或汇报应及时向上反映。同样的事情有时会因为学校政策的变化，人员的变化等出现不同的处理结果。如果缺乏沟通，很有可能会做无用功或起到反作用。 作为办公室主任，工作中难免面对学生家长、社会外界的人员，要时刻谨记办公室代表着学院的形象。在处理问题时坦然应对、不卑不亢，遇到重大事情或不能解决的问题，及时向上级领导请示汇报。 办公室主任应明确自身的定位，保持清醒的头脑。注意协调各方的关系，力争组织的信任、群众的理解与支持。 （二）办公室主任的主要工作是管理协调 学院办公室工作细致繁杂，接电话、传送文件、出通知写材料、迎来送往，临时性、突发性、应急性的工作任务很多。作为办公室主任，面对繁杂的事务，有时需要同时处理几件事情，如果每件事情都亲力亲为，想把每件事情都做好，往往会出现“大事没做成，小事没做好”。19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托提出“二八原则”：任何一组事物中，最重要的只占其中约20%，其余的80%虽然是多数，但是却是次要的。这说明在分析问题和思考工作的过程中要把握重点工作。接到任务一定要先思考：哪些工作是重点工作？那些工作是紧急工作？那些工作要自己去做？那些工作可以安排他人完成？ 要善于发挥办公室其他成员的作用和特长，把工作分解给其他人共同去完成。当然，布置任务要落实到具体的个人，明确工作的目标和方向、预期达到的效果。当工作任务完成的时候，要检验任务完成的质量。做好了每件事情的分工和协调，工作效率会大大提高。 （三）办公室主任要发挥决策参谋、服务保障作用 办公室主任要时刻注意维护领导的威信，支持领导的工作。对于学院的具体工作，如果需要领导来决策，在领导没决策之前，办公室主任要主动围绕决策提供有价值的意见和建议，协助并请示领导决策，做好领导的参谋。领导一旦决策了，在具体操作过程中，办公室主任在自己的职责范围内，要积极开动脑筋，创造性地开展工作，尽可能把工作按领导决策的要求做到实处，不需要每走一步都要向领导反复请示。当然，如果是重要工作，领导本人亲自指挥落实，办公室主任则要提供服务与保障。 二、办公室主任要不断加强自身学习 作为办公室主任，必须认真学习党和国家的高职教育方针政策。了解高职教育发展的状况、目标和阶段性任务，不断学习高职教育理论，掌握高职教育的基本规律，总结办公室工作的规律特点，增强办公室工作的预见性和主动性，努力提高业务能力。 作为办公室主任，必须熟悉学院的发展目标和工作计划，了解学院已有专业的情况特点，掌握各个专业的基本常识：人才培养方案、课程设置、师资队伍状况、实验实训条件等。对学院教师的专业特长和做事习惯、学院学生的思想发展轨迹和身心成长规律有一定的了解，有针对性的、创造性地开展工作。 作为办公室主任，必须具备一定的业务能力，如文字写作能力，会议、活动组织策划能力等，并不断加以提高。学习学校、学院的各项规定政策，掌握学院各阶段的工作规律，及时准确地完成学院工作计划、报告、总结所需的资料、数据等。 作为办公室主任，要学习掌握学校、学院的财务管理报销制度，及时向学校审批、报销、结算学院日常工作产生的费用并做好收支记录留档备查，当好学院财务工作的“大管家”。 作为办公室主任，还要较为系统地学习管理科学知识，掌握目标管理、计划与控制以及质量监控与反馈等基本方法，将经验管理与科学管理很好地结合在一起提高工作效率。 三、办公室主任要做好各项工作计划 （一）制定工作计划 办公室主任在每学期开学初期，应根据学院的工作计划制定办公室的工作计划。将需要完成的工作按照日期提前记录下来，做到每天的工作都是有计划地开展实施，逐步解决，这样就可以做到工作中忙而不乱。在遇到学院重大事情时（如大型培训活动、专家会议等），也应制订相应的工作计划。认真策划筹备准备工作，明确工作的具体落实人和完成时间。 （二）做好工作记录 在做好工作计划的同时，办公室主任针对每天发生的重要的事情，要做好真实详细的总结，做好工作记录。因为办公室工作的繁杂琐碎，有了工作记录，可以避免自己手忙脚乱、顾此失彼，造成工作疏忽。同时办公室工作记录的内容也是最全面、最权威和最有参考价值的，是积累工作素材的有效途径，也是撰写学院工作总结、查阅学院重大事件等最原始的参考依据。 （三）进行工作总结 办公室主任对工作中要时刻总结。对于常规性的工作、承担过的任务做完了要将工作流程、工作要点及时记录下来，并形成一定的工作制度加以运行推广。例如学院公文的处理流程、学院档案的管理、教师职称的评审工作、数据采集工作等等。以后遇到同时的工作，可以先查阅以往的做法，再根据新的要求进行调整，高效有序地完成工作。 四、办公室主任要时时改进工作方法 （一）注意时间管理 办公室主任要尽量的合理安排自己的时间，要保持以充沛的精力、最佳的精神状态去投入工作。把工作进行分类，事先思考和设计统筹工作。把握时间利用的原则：利用大块的时间处理“大块”的事情，利用琐碎的时间处理琐碎的事情，利用等待的事件兼做别的事情。在处理复杂事情过程中需要等待、有空档的时间（等领导审批、时间上暂时不好处理等），我们可以做一些简短的（打电话、安排其他人做事）的事情。注意工作任务完成的时间截点，对于紧急的、重要的事情要优先及时处理。 （二）建立规章制度 建立健全行之有效的各项规章制度，是促进工作正常运作，提高工作效率和工作质量的首要保证。针对学院的日常管理，建立各项明确的规章制度，明确各岗位的工作要求，做到有章可依。规章制度要根据实践情况进行修订和完善，一旦发布后，在下一次修订前要严格依据规章制度办事。 （三）耐心细致工作 办公室主任地位特殊，角色复杂，要为学院领导、教职工、学生提供优质服务，这就需要办公室主任具备较高的心理素质水平，耐心细致的开展工作。在工作中始终保持乐观向上、热情诚恳的心态，保持一种从容不迫、不卑不亢的风度，当工作中出现纰漏或发生误会时，不苛求于人，而是多做自我批评。面对繁重而紧张的工作，感到身心疲惫并产生厌烦情绪时，能主动进行自我调节，不折不扣地完成任务。 五、办公室主任要努力提高工作效率 （一）熟练使用办公软件提高工作效率 在日常办公中，我们经常使用微软Offi ce办公软件，从2000年到2003年、2007年、2010年、2013年，每几年升级一次，每次升级都大大提升工作效率，许多原本需要平面设计软件来设计的效果，新版本一键可以解决。（比如2013的形状组合和取色笔的应用等）。想要工作更高效，办公室主任要熟练运用办公软件，选择更合适的工具来辅助工作。 （二）使用办公系统提高工作效率 学院引进了OA办公系统，在初期使用时，因为不习惯等原因，很多时候还是依据原有办事方法来处理事情。经过一段时间的试用发现，使用OA办公系统来协同办公，可以大大提高工作效率，缩短工作时间。日常申请，发文等，通过OA系统来操作，大大减少了跑腿审批的过程，简化的操作程序，大大缩短了办事的时间。 （三）使用即时通讯事先沟通 在使用OA系统协同办公时，可以辅助使用QQ、MSN等实时在线交流工具，针对办事工作中有疑义的内容进行请示或解释。日常发布工作任务，可以使用QQ群或飞信手机短信通知，重要的事情通过电话再次沟通确认。 （四）第一次做事做好原则 第一次就把事情做好，这样最有工作效率的。办公室主任在接到任务时，一定要充分理解工作目标，做事情或布置工作任务一定要精确到位。工作是很琐碎的，每一步都会牵涉到很多东西，一步不到位，将导致以后的步步不到位，最后就是推倒重来，浪费大量的人力、物力、财力、时间。第一次就把事情做对、做好、做到位，是一个观念，也是一个良好的习惯。 总之，要做好高职院校二级学院的办公室主任工作，除了自身应具备的综合素质外，不断进行学习总结，掌握几种行之有效的工作方法，不但可以使工作达到事半功倍的效果，而且也是办公室主任工作上台阶、上水平的重要途径。 参考文献： [1] 张浩.办公室主任工作必备全书[M].蓝天出版社，2006. [2] 杜梅. 试论新时期二级学院办公室主任的素质要求[J].时代教育（教育教学），2012. [3] 乔韩莉. 浅谈办公室计算机办公软件的应用[J].信息与电脑（理论版），2014. |
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