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标题	企业管理类档案归档问题探究
范文	瞿卫娜 摘要：制定规范的归档范围和保管期限是顺利高效开展档案工作的重要前提。近年来，国家对此项工作日益重视，陆续出台相关行业标准和规定。结合工作实际，本文对企业管理类档案归档存在的问题进行了阐述，对梳理企业管理类档案的归档范围和划定保管期限进行了探究。 关键词：管理类档案 问题 归档范围 梳理 中图分类号：G275.2 文献标识码：A 企业管理类档案是在企业运营过程中形成的，反映党务、行政管理、经营管理等各类管理活动的档案，是企业各项业务、生产和管理活动等正常运转的支撑平台。企业的各项业务决策需要以它为支持，企业利益的维护也需要它作为证据支撑，其对企业的作用是重大且无可替代的[1]。 制定规范的归档范围和保管期限是管理类档案工作的基础和源头，旨在使所保存的档案既能反映企业主要职能活动，维护其历史面貌，又便于保管和利用。归档范围确定了哪些文件材料应转化为档案，即归档鉴定，保管期限确定了档案鉴定销毁与否的年限，即到期鉴定。 一、管理类档案归档存在的一些问题 管理类档案归档范围涵盖不全是较为普遍存在的问题，且主要集中在“重红头文件，轻非红头文件”、“重结论性文件，轻过程性文件”。企业管理类档案最初基本上仅局限于红头文件，很大一部分日常管理中形成的重要文件如领导在重要会议上的讲话、会议纪要、重要的专题调查材料、工作计划和工作总结、统计报表、大事记等被忽略归档[2]，还有一些因新增职能所产生的文件一直未予归档。上述种种情况造成公司管理类档案分类较多而散，归档工作被动而不全面。 因此，遵照国家相关规范和规定，对企业管理类档案归档范围和保管期限进行全面规范的梳理，维护企业管理类档案资源的完整、准确和系统势在必行。 二、编制依据 2009年11月2日，为规范企业档案工作，使之更好地服务于企业生产、研发、经营和管理工作，国家档案局档发【2009】4号文件发布了档案行业标准《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009，以下简称“规范”），其中附录了《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》。 2012年12月17日，为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，国家档案局令第10号公布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称“10号令”），并自2013年2月1日起施行。该规定要求企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合自身特点编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。 三、管理类档案归档范围的梳理方法和注意事项 相较档案部门而言，文件处理部门或主管部门更能准确判定文件归档与否及重要程度，因此，可采用分部门编制的方法，同时可以明确归档责任，避免归档主体不清。 （一）准备工作 档案部门认真研读上级文件和行业标准，结合各部门工作职责编制相关文件和表格。可编制《文件材料列表》（见表1），供各部门梳理文件，最好举例演示，并对表中相关字段进行说明，以便于相关部门更好地理解和操作。这样，既有利于职能部门梳理工作和产生的文件，又有利于档案部门全面而具体的了解公司文件材料的构成，在此基础上，进一步梳理管理类档案的归档范围。表中，“对应类别”一栏对应“10号令”中的“序号”填写，如无相应类别，可自行添加。保管期限根据文件的重要程度可分为永久、定期30年和定期10年三种。 （二）发布通知开展工作 条件允许并且时间充裕的情况下，可以成立项目组，将此作为专项工作开展，项目组可深入具体部门逐一协助梳理。若条件不允许，则可简化为编制备忘录或通知文件，将依据文件和《文件材料列表》作为附件，一并发给相关部门，并明确反馈日期和工作联系人，以便于及时进行跟踪和沟通。争取公司及各部门领导的充分重视是非常重要和必要的，这样各部门才能积极配合，提供较为全面准确的结果文件。 （三）各部门自行梳理 各部门组织部门领导、专业人员和文书人员共同对照通知文件，认真梳理本部门的业务流程和信息流，确定哪些文件应该归档，再按照文件材料的重要程度，确定其保管期限，填写《文件材料列表》。需要注意的是，应选择本部门形成的文件材料作为归档重点，只有把各部门的重要文件、有查考利用价值的文件材料收集齐全、完整，才能全面反映本单位的历史全貌和活动规律，为日后工作查考与借鉴服务。此外，不要照搬照抄参考文件，要突出本部门的职能特色，文字表述力求规范、准确，内容具体，避免俗语和歧义，尤其是专业术语应使用全称或规范化简称，尽量避免“重要的”、“一般的”等主观性的表述，增强归档范围的针对性和可操作性。 （四）档案部门整理汇总 档案工作人员对各部门提交的《文件材料列表》进行整理、汇总和鉴定，对重复项给予删除或合并，对不一致的地方与相关部门反复沟通，并据此制定管理类档案的分类体系、归档范围与保管期限。一般的，企业管理类档案可以分为以下几类：行政管理、经营管理、财务管理、人力资源管理、信息管理、QHSE管理、资产管理、审计、法律等[3]。为便于归档单位集中组卷和归档，分类尽量与企业职能部门的划分一致，并可按文件分类主题和归档单位两种方式排列（见表2、表3）。 （五）发布实施，动态更新 将管理类档案的分类体系、归档范围和保管期限纳入企业制度体系文件，发至相关部门和领导进行交叉审核，对其内容进行再次核定，再无异议后以红头文件的形式正式发布实施，并组织相关工作人员进行宣贯，各所属单位和部门应严格按照规定做好管理类档案归档工作。实施后，在一定时期内应尽量保持相对稳定，然而，梳理档案归档范围和划定保管期限是档案部门的一项基础性和长效性工作，随着公司组织机构或工作职能的调整，以及文件材料重要程度发生变化，需要对归档范围和保管期限进行相应调整，做到动态更新，这样才能使其与实际工作保持一致，从而更好地开展管理类档案的各项工作。 参考文献： [1] 魏春萍.浅谈企业文书档案管理[J].企业文化，2015（2）：170. [2] 李艳华.试述档案归档鉴定时应注意的问题[J].黑龙江科技信息，2011（10）：121. [3] 李和平.《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》实施指南[M].北京：电子工业出版社，2013（7）：49- 55.
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