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标题	招标管理系统授权采购辅助管理模块升级改造研究
范文	许春阳+张驰 摘要：为进一步实现集中采购管控全覆盖的目标，深入落实总部“一级平台管控、两级集中采购”的总体要求，省级电力公司需结合实际工作开展需要，立足于信息化建设，对招标管理系统授权采购辅助管理模块进行升级改造，实现效率提高、过程可控、结果可溯等功能，持续提升公司招标采购管理的整体效率效益和质量。 关键词：招标管理 授权 采购 辅助管理系统 模块升级 中图分类号： F423 文献标识码：A “授权采购”属于集中采购的管控方式，是指个别零星、特殊采购需求，纳入省级公司集中采购确有困难的，可授权下一层级管理部门实施采购，被授权单位/部门在确定的授权范围内，根据确定的授权采购操作手册和工作流程进行采购的一种采购实施模式。总部2016年提出“固化授权采购流程，切实提升授权采购活动的规范性”以及“深化计算机辅助工作应用，确保采购过程规范高效、结果唯一公正，最大限度减轻评审专家、代理机构等工作人员劳动强度”的要求。结合总部和下属各级单位授权招标采购业务实际需要，立足信息化建设、规范授权采购研究已成为省级电力公司目前招标采购的工作重点。 一、授权采购现状及问题分析 （一）授权采购现状 作为电子商务平台批次采购的有效补充，授权采购主要用于解决来自地市单位的部分零星工程与服务采购的效率问题，延伸省公司集中采购的深度和力度。从实际工作来看，授权采购在一定程度上确实实现了这个管理目标。但鉴于目前总部尚未编制统一的授权采购管理制度规范，各省公司在实际操作中，授权采够实施范围不尽相同，管控程度参差不齐，亟需进一步明确实施授权范围、统一授权方式，规范采购流程、建立健全审批备案制度。同时，部分地市单位存在业务不够熟悉，过程文件填写不规范、不准确完整，采购实施流程不够严谨，计划管理缺乏刚性，采购完成后有备案和中选结果发布不及时等问题。 为加强对省公司及其下属各地市集体企业招投标过程的管控，公司现已开发招投标系统，该系统主要包括招标管理系统、招标代理系统（授权采购代理系统）、招标外网系统和评标子系统四部分。其中，授权采购代理系统完成物资采购或工程招标项目的管理功能，主要进行项目的创建、审批、发布、开标、定标、归档的全流程管理。依托省公司统一开发的授权采购代理系统，各地市/直属单位授权采购业务从原先线下采购实施方式已成功过渡到依托信息系统实现线上电子化采购，一定程度上加强了招标采购过程管控力度。然而，随着业务的不断深化，由于现有的授权采购代理系统侧重于授权采购业务的实施，管理较为松散，省公司逐渐难以直接对授权采购过程实施管控，授标采购过程的效率效益及规范性均有待提高。 （二）问题分析 省级电力公司结合实际工作开展的授权采购代理系统上线与应用工作，实现了授权工作信息化突破，加强了对省公司及其下属各地市集体企业招投标过程的管控。但随着业务的逐步深入，省公司难以直接对授权采购过程，尤其是计划环节以及流程规范性进行管控，难以满足工程服务类招标采购工作的需要，进而产生一系列问题：一是需求计划编制不合理，审核通过率低；二是无法有效地实现对招标采购管理全过程的监督与管理；三是地市级公司的采购流程和采购规范都是自行定义，缺乏统一的标准，管理粗放，随意性大；四是没有实现供应商管理（考核、评价等）与采购过程的联动管控；五是尚未实现历史采购信息有效的统计和管理。 二、招标管理系统授权模块建设 （一）系统功能架构 本文以地市级电力公司招标管理为主线，从面向省、市、区县公司三个层级用户出发，通过建设省级电力公司集中部署的“电力公司招标管理系统授权采购辅助管理模块”，实现涵盖项目管理、招标需求提报、招标过程监管、招标结果管理、合同履约全过程的在线、统一集中管理，并对招标紧密相关的评标专家、合格供应商进行管理，从而提升地市公司授权采购的规范化、公开化、信息化管理水平，招标管理系统授权采购辅助管理模块的具体功能见图1。 （二）系统功能模块 （1） 统计分析模块。主要实现集中招标、招标方式、采购分类、单位招标等信息的分析统计功能。基于日常操作中数据的积累，操作人员可以从系统中实时提取关键信息、数据，并对不同的招标方式、采购分类、需求单位的采购金额和次数进行统计分析，为加强招标采购全过程管控力度，提高采购管理效率效益等方面提供了信息化、数据化的辅助决策支撑。 （2）招标管理模块。主要实现招标批次管理、需求编制、需求审核、批次查询、需求查询等功能。 第一，地市公司招标采购管理人员根据需要，开展地市公司集中招标采购工作，制定招标批次信息并下发，系统支持“招标需求提报”和“招标需求上报”两种业务模式。 第二，需求单位针对招标批次、招标种类在线填报本部门或单位的招标需求。 第三，地市公司招标主管部门审核上报的招标需求。 第四，地市招标管理专职，基于需求计划的提报方式在线对需求单位提报的需求计划进行编制以及跟踪。 第五，需求计划信息编制审核通过后，待办事宜消息招标截止日期前在系统中推送给代理单位。 第六，纪检监察管理部门对整个招标管理过程进行全程在线监管，在需求评审过程中或评审后，纪检监察部门可以对招标方式、招标类型、邀请的合格供应商等信息进行监察和补充； 第七，评标结束后，相关业务人员在线进行招标结果管理以及结果评价。 （3）招标监管模块。主要实现招标过程监管、工作评价以及违规举报处理等功能。地市公司招标管理部门根据项目编号、项目名称、采购种类等条件查询，查看系统中同步的招标具体信息，对代理招标过程实施监督。代理招标工作结束后，系统中对代理招标工作的响应速度、招标质量、沟通交流等指标进行评价。招标过程前后若受理违规举报信息，核实后在线编制提交违规信息，提交部门领导审核通过后，专职对其进行违规举报处理，系统中留存违规处理信息，为以后的招标提供信息支持。 （4）专家管理模块。主要实现对评标专家的入库、有效期满处理、不良记录、年度考核、培训管理、信息查询等专家库基本信息进行规范化管理的功能。 第一，地市公司招标部门在线编辑完成专家入库/退库/变更申请、审核，为提高操作效率，系统支持批量导入功能。 第二，地市招标管理专职根据招标代理单位的专家需求在线制定专家抽取方案、由部门领导审核方案并抽取专家。 第三，基于招标部门日常维护的业务数据，系统自动生成专家资质终止/退出记录并修改专家状态，并自动调整专家资质和专家级别。 （5）服务商管理模块。主要实现合格供应商的入库管理、供应商评价、黑名单管理、供应商查询等功能。 第一，招标需求单位/部门根据各省（市）公司或直属单位的需求，在线填报合格供应商，地市招标管理部门审核通过后完成合格供应商的登记、录入，为了便于后期管理，合格供应商设置有效服务时间，当服务时间快到结束时前一周增加消息推送管理。 第二，供应商登记入库后，公司系统各相关单位对供应合同签订、商产品质量、交货进度、售后服务、产品运行等方面进行全过程、全方位跟踪管理，在线实时登记相关信息，为后期供应商履约量化评价提供数据支撑。 第三，投标活动过程中和中标后履约过程中供应商出现违规行为，业务人员在线登记保留相关记录，根据情节轻重，停止其一至三年参加本单位招投标资格。 （6）基础数据管理模块。主要实现招标管理单位管理、供应商评价规范管理、专家评价规范管理、标准字典管理、采购分类管理等功能。招标前，系统管理员通过对招标管理单位管理、供应商评价规范、专家评价规范管理、系统涉及的标准代码、物资采购分类以及工程服务采购分类等进行基础数据维护，保证招标工作的顺利开展。 （7）项目管理模块。主要实现项目同步、自采备案管理、项目状态关闭以及项目采购查询等功能。为保证系统间数据的同步，业务人员在线对项目相关信息进行管理保证与ERP数据一致；业务人员需在系统中完成自采信息的登记、审核、信息录入的备案工作；招标项目结束后，相关人员在线登记、审核项目信息，为后期招标、集中采购需求提报以及自采提供数据支撑。 三、结束语 规范“授权采购管理”是落实总部关于集中采购全覆盖工作意见的要求，是适应采购及供应链发展趋势的活动，是完善公司物力集约化的重要基础工作。省级电力公司统一组织开展授权采购应用系统建设，对现有的招标管理系统进行升级改造，新增授权采购管理模块，加强需求计划的提报、审核过程和招标业务的管理，并与ERP、招标采购代理系统等进行对接，进而实现对授权采购过程的实时管控，保证授权采购规范高效、闭环管理、科学考评、服务到位。 参考文献： [1] 崔玉波.授权集中采购：在实践中发展与应用[J].石油石化物资采购，2013（01）：54- 55. [2] 徐奕.电子招标系统应用模式研究[J].信息化建设，2014（11）：11- 12.
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