| 标题 | 科研项目内部审计材料采购案例分析 |
| 范文 | 张会芳 摘要：近年来，国家科技经费投入力度持续增加，国家财政科技支出稳步增长，部分科研院所经费管理责任意识不强、内部控制不完善，违规违纪问题时有发生。本文从科研项目材料采购审计案例出发，分析审计过程，包括发现审计线索、审计思路、审计程序、审计结果处理、管理缺陷分析、审计建议等，旨在通过案例分析探讨材料采购审计方法，同时梳理材料采购内控管理控制流程。 关键词：材料采购 审计方法 管理控制 中图分类号：F239.62 文献标识码：A 全国科技创新大会召开以来，国家对科技领域出台一系列简政放权的“松绑”制度或指导意见，同时强调“放管结合”，出台了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）。如何保证科研院所“接得住、管得好”，内部审计如何发挥保障作用值得进一步思考。本文旨在通过材料采购案例分析，结合研究所内部管理控制，总结材料采购审计方法，探讨材料采购的管理控制措施。 一、主要事实 2015年10月，某研究所课题组先后分六笔报销由某商业有限公司计算机开具的配件发票5.62万元，购物明细包括硬盘、显卡、碳粉、主板、硒鼓、墨盒等，该支出实际用于购买购物卡，购物卡已发放给课题组人员。 二、审计过程 （一）审计线索 首先分析课题组成果，指出结构及支出趋势，并对课题组科研特征及人员组成进行对比分析，其中课题组人员无变化，且专用材料需求量不高，但通过对比该课题组的2014、2015年的费用支出结构，材料费的支出增加较为明显，材料费变动趋势的异常引起了审计人员的注意，而通过月份支出趋势分析发现，9月支出较高，其他月份支出水平持平。审计继续通过浏览课题组9月份材料费明细账并检查会计凭证发现：在同天同一单位开具多张计算机配件发票分次报销，费用在同一项目中列支，故意拆解业务报销，现金支付，且部分货物单价不合理，远超过该型号平均价格。 （二）审计思路 经初步分析，审计主要核实两个方面，一是计算机配件是否真实购买？二是资金是否如实支付给供应商？结合上述审计疑点，主要从供货单位的经营范围、计算机耗材的用途、用量、价格等方面核实该事项的真实性、合理性；通过进一步获取支付凭证，检查款项支付程序及支付内容，关注是否按照发票金额足额支付款项，支付程序是否存在漏洞，是否真实地支付了相关的款项。审计方法主要是询问、实地查看、检查、调研供应商等。 （三）审计程序 1.查询发票信息。登陆税务网站，在线查询发票真伪，判断是否存在利用虚假发票套取科研经费的情况。经查询北京国税，该发票流向正常，发票为合规发票。 2.查询供货单位情况。获取供货单位营业执照等资质信息，同时利用网络信息查询供货单位的信用资质、工商信息等。经查询，发现某商业有限公司与百货公司、超市等存在关联性，而工商企业信用网显示，该供货单位注册地为百货公司，因此课题组采购业务真实性存疑，存在利用虚构业务骗取发票进而套取科研经费的可能性。 3.询问访谈相关经办人员采购需求量、采购方式、供应商遴选、询价比价方式、材料验收使用等情况。经办人解释，采购物品用于更换课题组电脑配件，课题组约有20台打印机，由于即将毕业的学生较多，硒鼓墨盒需求量较大；供货单位为电脑配件销售公司，通过电话订购方式与相关业务人员直接采购，未进行比价直接采购，且后续送货过程中直接现金结前款，无其他收据。审计初步判断该电脑配件销售公司与开具发票的某商业有限公司不符，审计组同步获取该业务人员联系方式，并从网络查询到该商业有限公司联系方式。 4.進一步调研供货单位，核实经办人员访谈资料。以相关采购业务为由，匿名与供货单位沟通，该供应商实际为百货公司，并非电脑销售公司，公司并不提供送货及统一结账服务，且开票内容可以根据客户要求变更；至此，分次报销、部分货物单价不合理等疑点仍未能合理解释，且实际采购业务的真实性存在重大的不确定性。 5.实际赴研究室查看电脑、打印机配置情况，包括确认电脑型号、配置及打印机台数、型号，与实际采购硒鼓、墨盒等进行型号匹配，发现部分采购硒鼓、墨盒型号等无实际匹配的打印机。 6.结合上述疑点及实际证据，审计组再次询问经办人，经办人员承认该支出实际为办理购物卡并发放给课题组人员。 7.根据询问结果，进一步要求经办人员将口头证据形成书面材料，并提供购物卡发放签收明细单。 （四）审计结果处理 根据审计核实情况，课题组虚构经济业务套取科研经费5.62万元并用于课题组成员个人福利。因此，审计将该事项移交研究所纪委继续调查核实后按规定进行处理，相关事项在审计报告中予以披露。 （五）管理缺陷分析 研究所对日常办公耗材、零星材料等采购业务没有相应的管理制度，由各部门各课题组采取自行采购的方式，无实物验收程序，无实物保管和领用记录。财务报销时，按金额授权进行分级审批，财务审核后办理报销及资金支付。上述管理流程存在的主要缺陷是：缺少有效的内部牵制措施，日常耗材的请购、采购、验收、领用、保管等均由课题组内部自行控制，容易出现舞弊行为；材料收发无记录、无专人保管，实际耗用情况得不到控制；对于拆分报销等事项，财务审核没有明确措施，研究所也无事后内部稽核控制。 （六）审计建议 1.制定日常办公耗材及零星材料的管理办法。针对不同类型的采购活动制定适用的采购方式（如集中采购、定点采购等）、采购流程，完善内部牵制措施，建立实物验收程序和实物保管、领用记录，确保采购活动规范有序。 2.对通用耗材可采取集中统一采购、定点采购、统一结算等形式，或建立供应商资质审核制度、合格供应商名录、采购公示制度等，规避分散采购带来的弊端。 3.加强财务审核、内部审计稽核，明确责任追究，提高制度执行力。研究所可设专职内部审计人员或稽核人员，对相关事项及其制度的实际执行情况进行检查，并向适当管理层级报告，以加强内部监控。 三、案例分析 关于本案例中的材料费审计，一是结合课题组的科研业务特征，对课题组业务活动主要变化和数据分析，通过财务数据的结构和趋势分析，迅速发现异常领域，缩小检查范围。二是对存在明显疑点或异常的报销事项进行重点挖掘，寻找疑点突破口，通过询问、外部调查、网络查询、实地查看等有效的审计方法进行核实。由于日常办公耗材价值低、品种多、采购灵活、使用时间较短，大多由课题组自行购买，无实际购买领用记录，也难以通过有效查看实物，硬盘、内存等实物进行检查，核实存在一定难度。本次审计事项重点选取了与审计工作期间接近的采购事项进行审计，可通过现场查看实物或查询计算机配件（硬盘、内存）的安装信息来证实采购事项，同时充分利用网络查询，掌握一定的线索和证据，询问事项疑点，找到工作突破口，核实事项真实情况。 四、材料采購审计方法总结 （一）分析财务数据，确定审计重点 审计提前获取课题组财务明细账，按预算类别进行成本分析，结合数据透视表等分析工具制作分类成本明细表，并结合课题组科研特征、项目信息及人员组成、资产信息等，判断各类成本结构的合理性，同时结合年份及月份成本信息进行数据趋势对比，确定审计工作重点及抽样重点，且部分能通过浏览费用明细账发现审计疑点。 （二）了解内部管理流程，评估业务风险及管理缺陷 获取研究所内部规章制度，通过查阅资料、访谈相关部门及人员、穿行测试等方法，了解材料采购、询价、供应商遴选、实际采购材料验收、保管及领用管理流程，重点评估管理缺陷及缺陷导致的风险水平，同时有针对性地进行实质性审计抽样。 （三）抽查原始凭证，明确审计疑点 根据数据分析结果及流程评估，审计有判断地进行审计抽样，检查会计凭证后附资料，确定后附资料是否真实、合法、完整，发票是否真实，发票种类是否恰当，发票开具日期、发票号、商品单价、数量等信息是否异常，查询发票开具单位的工商注册信息、经营范围等，初步判断供货商是否具备相应供货资质或能力；发票内容无明细的是否附有供应商出具的材料明细清单；按规定应签署采购合同的，合同内容是否与发票内容一致，相关条款是否已实际履行。野外零星采购、生物活体材料采购等无合规票据的，查阅凭证中是否说明未取得合规票据的原因，是否有证明人签字确认，是否提供收款人的身份证号、联系方式、收款证明等。结合研究所管理规则，检查是否有询价、调查的记录、材料验收记录等，初步判断是否存在假发票、联号发票、拆分单笔业务报销、材料单价明显偏高、供应商资质异常等不合理情况。 （四）结合项目任务书，判断费用的相关性、必要性、合理性 审计通过课题任务书、科研日志、野外考察记录、实验记录等资料了解材料采购的依据，判断采购与科研项目的相关性、必要性及合理性。 （五）实地调研课题组，评估材料采购的真实性和管理风险 必要时实地调研课题组，现场检查被审科研业务单元有关材料的存放和使用情况，检查材料收发使用记录是否完整，材料使用的种类、数量等是否与科研业务内容、进展、实验记录等相关信息相符。对于可追查实物的材料或近期购置的消耗性材料，可盘点实物，核对实物型号和数量信息是否与购置信息一致。 （六）根据审计疑点，通过追加查阅资料、访谈、调研供应商等程序获取审计证据落实审计疑点 对于存在重大疑问的材料购置事项，应向经办人、验收人询问材料的申请、采购、验收、使用等管理全过程，判断其回复信息是否与掌握的相关资料一致，是否存在逻辑不一致的情况，必要时，可考虑获取供应商信息，通过直接向供应商了解询问等方式予以核实。 参考文献： [1] 新华社.中共中央办公厅 国务院办公厅印发关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见[Z].中办发〔2016〕50号，2016- 8- 1. [2] 崔凤云.中央财政科研项目资金管理的新亮点[J].管理观察，2014（20）. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。