| 标题 | 以评估为契机促进高校档案建设 |
| 范文 | 冯华 摘 要：阐述了高职院校档案工作与人才培养工作评估的内在联系，分析了评估过程中高校档案存在的问题，对如何加强高校档案管理工作进行了探讨。 关键词：高职院校 人才培养工作评估 档案管理 教育部从2004年起对所有高职院校分期分批开展人才培养评估工作。人才培养评估是对学校整个工作的全面检查,从评估的过程来看，评估专家一项重要的工作就是系统地审阅学校在各项工作中形成的档案材料。通过审阅原始档案资料来了解学校各项工作,从而做出客观公正的评价。由此可见,高职院校档案在人才培养工作评估中的作用显得至关重要,同时档案工作本身在评估中也首当其冲地经受着检验。因此,高校档案工作与评估工作之间存在着不可分割的内在联系，高校档案建设对于高校评估能否顺利开展显得至关重要,同时评估也为高校档案工作提供了良好的发展契机。 一、高校档案在人才培养工作评估中的作用 1.高校档案是人才培养工作评估的重要基础和客观依据 高校档案是指高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志,是学校评估的重要内容之一。它是随着学校的产生而产生,随着学校的发展而发展的历史原始记录。它不同于一般的图书、文献资料,具有很强的原始性,是历史的真实记录。因此高校各项评估都依赖于档案,高校档案具有凭证和依据的作用,在维护学校历史真实面貌方面,高校档案有着特殊的作用,所以,系统地收集高校档案是搞好高职院校人才培养工作评估的基础。 2.高校档案在人才培养工作评估中发挥宣传作用 档案作为一种活生生的信息资源，以其独有的真实性、直观性、生动性和形象性，成为宣传学校教育教学工作的生动素材。学校档案管理部门通过提供与评估工作相关的实物档案和参考资料，丰富了学校人才培养工作成果展览的内容，为评估工作锦上添花。 二、人才培养工作评估对高校档案管理工作的作用 1.人才培养工作评估增强了全校教职工的档案意识 人才培养工作评估是一项十分重要的工作,关系到学院未来的发展,评估专家对学校进行考察和评估，其中一项内容就是看人才评估支撑材料，这些支撑材料就是依据评估指标体系的要求，利用学校的档案资料整理出来的。所以，评估实际上是对档案工作的一次全面大检查，在准备支撑材料的过程中，学校教职工查档率和档案利用率明显提高，更多的人对档案有了新的认识，学校领导和广大教职工的档案意识不断增强。档案人员通过评估，也认识到自身所肩负工作的重要性，更加努力工作，积极主动地为评估提供高质量、高效率的服务，充分发挥高校档案应有的作用。 2.人才培养工作评估丰富了高职院校的档案资源 评估过程中各部门积极主动地配合和支持各类档案资料的收集、整理、归档工作，针对档案现存问题,采取查漏补缺与充实的办法,借迎评阶段全面动员、全员参与之机，广泛收集散存的原始材料,汇总、整理并充实到档案资料体系中去。评估指标体系也成为高职院校档案建设改革的指示器，各学校结合自身的实际情况，依据这一指标体系对档案管理的内容作出了相应的调整。评估利用了档案,同时又产生了大量新的档案,极大丰富了高职院校的档案资源。 3.人才培养工作评估促进档案工作的制度化、规范化 评估工作需要学校各部门、各层次人员的积极参与，这为普及档案基础知识提供了难得的机遇，极大地推动高校档案基础设施建设和科学化、规范化管理。评估档案建设有助于发现档案管理中存在的漏洞，进而查漏补缺、完善管理。对于归档不规范、手续不完备的，及时采取必要的补救措施，确保归档制度、保管制度、服务利用制度的顺利执行。通过改进工作中一些不合理的做法，理顺有关职能部门和档案部门之间的关系，建立和完善档案管理网络体系，促进档案工作的制度化、规范化。 三、评估过程中高校档案工作存在的问题 在迎评阶段材料准备的过程来看，档案管理工作也暴露出一些薄弱环节，主要表现为其一个别部门档案意识不强，重视不够。正是由于这些部门对档案工作重视不够，不注意平时档案材料的积累，在收集评估材料时才发现自己虽然做了大量工作，但由于没及时整理归档，造成相当一部分材料散存在个人手中，导致档案材料不齐全或不完整。其二档案工作不规范，缺乏原始性。有些高校档案材料整理不规范，档案的收集与整理带有随意性，归档范围不明确，整理没有具体的要求，该收集的没有收集，不该收集的收集了；有些数据在前后左右的资料关系中存在着不吻合的矛盾现象，明显是为应付评估补做的。其三档案管理手段和服务方式落后。多数高校对评估档案管理主要还是传统的手工管理方式，档案信息资源开发相对滞后，档案工作效率低，无法满足评估时方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。 四、以人才培养工作评估为契机，全面提高高校档案管理工作 人才培养工作评估给档案工作带来新的机遇，我们应以评估为契机，把“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的评估原则贯彻到档案管理工作中，正视评估过程中档案建设与管理存在的问题和不足，促进档案工作科学化、制度化、规范化和专业化，全面提高档案管理水平。 1.加强队伍建设,理顺档案管理体制 档案工作人员的综合素质高低决定档案工作水平，所以要大力加强高职院校专、兼职档案人员的教育培训工作，采取请进来、送出去等多种形式和渠道，使其掌握现代化管理的理论、技术和方法,培养成一支以一专多能、适应高职院校发展需要的档案队伍。此外,学校还应制订相应的配套措施，努力为档案人员创造良好的学习、工作、生活环境,在职称、提级方面与其他部门的人员一视同仁，使他们更安心于本职工作,保持档案管理队伍的相对稳定。 2.科学管理，建立健全档案管理制度 严格执行《高等学校档案管理办法》，按照统一领导、分级管理的原则，明确各级档案管理人员的任务和职责。为保证档案材料的齐全完整,切实执行“三纳入”、“四同步”制度,做到随时收集有关的档案材料,形成完整、准确、整理方便且系统性强的高质量案卷,确保高职院校档案的齐全完整。 3.建立档案工作自评自建的长效机制 档案工作要以评估所带来的强大助推力来促进整顿、改革和建设,提高管理效能。应当形成一种周期性的自查、自评和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控和保障,使之成为档案工作自我驱动的动力,推动档案工作在反思总结、扬长补短的过程中构筑扎实基础,与时俱进,持续发展。 4.推进高职院校档案信息化、网络化建设 传统的手工管理模式已无法适应高职院校快速发展中急剧增加的档案信息的存储需要,档案信息化、网络化是今后档案工作的发展趋势，作为高职院校应加大档案信息化建设的经费投入，按照要求配备相应的设备设施和档案管理系统软件，逐步实现文档一体化，同时充分利用校园网,将档案信息管理同办公自动化管理融为一体,提高信息采集、传输和服务的效能。为学校的评估工作、各项工作和社会各界提供优质、高校的档案信息。 总之, 高校档案服务于高校人才培养工作评估, 科学的评估又促进了档案事业的发展。只有做好高校档案工作, 才能更好地服务于高校评估, 服务于学校的各项工作, 才能发挥档案的最大效益, 为高校的教学与科研作出更大的贡献。◆ 参考文献： 1.李淑艳.人才培养水平评估与高职院校档案工作探析.江苏经贸职业技术学院院报2008第2期 2.杨丽.高校教学评估与教学档案管理.教育发展与研究2009.08 |
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