| 标题 | 中等职业学校档案管理现状及改进建议 |
| 范文 | 摘 要：学校档案是学校发展的轨迹，档案管理工作是学校管理的重要组成部分。职业教育的可持续发展对中等职业学校档案管理工作提出了新的更高的要求。本文分析了中等职业学校档案管理的现状，针对档案管理工作存在的问题提出了建设性意见和改进措施，对于加强中等职业学校档案管理工作具有一定的借鉴和指导意义。 关键词：档案 管理 现状 改进 建议 学校档案，是指学校在党政管理工作及教育、教学、教研等各项活动中直接形成的，具有查考价值的各种文字、图纸、表格、数据、声像等不同形式和不同载体的历史记录。中等职业学校的档案一般包括文书档案、财务档案、人事档案、基建档案、教学档案、设备档案、照片档案、音像档案等等。学校档案最基本的价值是其原始凭证价值、工作参考价值和信息资源价值。实践证明，学校档案是学校在管理和发展中重要的信息资源，是学校管理工作的一个重要组成部分，是学校管理以及教育教学活动的真实记录，是学校最基本的职能活动的全面反映，是学校办学历史的记载，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事学校管理、教育教学活动、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。 中等职业教育作为我国高中阶段教育的重要组成部分，担负着培养数以亿计高素质劳动者的重要任务，是我国经济社会发展的重要基础。随着我国经济社会的快速发展，全面建设小康社会对高素质劳动者的需要，人们的升学和择业观念的进一步转变，国家对职业教育事业发展给予了高度的重视，中等职业教育得到了快速的发展。各中等职业学校解放思想，转变观念，紧抓机遇，与时俱进，办学规模不断扩大，办学层次不断提升，很多学校都由原来单纯的中专教育向高职高专方向转型，形成了多层次办学的格局，这也就给中等职业学校综合档案管理提出了新的要求。 一、中等职业学校档案管理工作现状 1、档案意识淡薄 大部分教职员工对档案管理的认识较为肤浅，对档案在实际工作中的作用和用途不甚清楚，甚至存在着许多错误的认识。一部分领导对加强档案管理的重要性也认识不足，重视不够，没有意识到档案对教育事业的促进作用，档案意识淡薄。与其他业务工作相比，认为档案工作无关紧要，可有可无。 2、管理人员业务素质、知识素质不高，管理观念落后 档案管理人员缺乏系统培训，档案管理的业务素质、科学知识水平以及管理、操作能力不高，致使材料未按要求及时归档，或者未及时补充完善，甚至归错档的现象时常发生。档案管理人员的科学化、规范化、现代化管理技能跟不上时代的要求，偏重于档案的保管，管理工作仅仅停留在对档案的整理和维护安全这一基础工作上。认为档案工作就是保管性事务工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。 3、档案管理方式陈旧 没有现代化管理设施或设施很少很落后，档案管理方式陈旧，机械手工作业较多。文件立卷归档后，档案管理人员还需对其进行再加工整理，如调整与编目。这种机械的手工操作，重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，极大地限制了档案的处理速度，而且直接影响了档案的检索速度，致使查找准确率低、查全率低，达不到利用者的满意。 4、资料的收集不完整，归档不及时 作为学校，教学档案应是档案的主体和核心部分，但是由于归档制度的不健全，执行不严格，再加上某些教师对教学档案的归档持抵触态度，教学档案的收集及整理存在严重的不及时、不完整及流失现象。对收集入室的材料不能及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛。 5、档案信息的开发不足 对档案信息开发利用研究不够，编研工作开展的少。多是人找我调，只是提供档案文件，较少进行信息的筛选、整理和加工，不能主动提供档案信息，档案的服务功能发挥的不够，档案利用率不高。 二、改进档案管理工作的建议 1、加强宣传，增强档案意识。 加大对档案管理工作的宣传力度，主动把与学校中心工作相关的档案知识送到教职员工手中，使大家在无形中接受档案，明确档案工作的地位，知道档案在日常工作中的重要作用，了解档案的重要价值，提高群体档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，真正使大家认识到档案工作是学校工作的一个重要组成部分。在中等教育快速发展的新形势下，校领导更要重视和支持档案工作，把档案建设纳入工作计划、纳入管理机制，在布置、检查、总结各项工作时，别遗漏了档案工作，并且充分利用档案反馈的信息，总结经验，寻求学校的发展规律，促进中职教育的更快更好发展。 2、转变观念，主动服务，提高档案室信息服务功能 加强学校档案工作的根本目的是提供利用，使档案服务于学校的发展，服务于学校的中心工作。因此，档案管理人员要转变观念，树立大局意识和服务意识，紧紧围绕中心工作，做好服务工作，只有及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源，档案工作的影响力才能随之得到提升。从而推动档案工作的开展，成就档案工作的良性循环。 3、提高档案管理人员自身素质 档案管理是一门管理科学，专业性也很强。因此，档案管理人员不仅要自觉地学习档案专业知识、学习档案法规标准，有高度的政治敏感性，强烈的责任感，严谨细致的工作作风，还要学习科学文化知识，具有较强的文字写作能力和运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。通过自学、互学、培训、实践等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握档案工作科学管理的原则和方法，积极探索新的管理模式，不断提高岗位的适应能力，优化知识结构，提高综合素质。 4、建立健全档案管理制度和档案工作系统 做好档案管理工作，除了思想上要重视，更重要的是要建立完善的管理制度和管理系统。制度不健全，工作系统不完善，管理工作就做不好。如教学评估中经常暴露的资料收集不全的问题，为了应付评估，全校动员，匆忙补充，不但造成人力物力的极大浪费，影响了档案材料的真实性，对正常的教学工作也带来了冲击。评估过的材料，也是真的假的，该归档的不该归档的混在一起，得不到及时整理，这都是因为没有规章制度可循造成的。因此，要建立健全各项管理规章制度，并落实执行；完善档案工作系统，明确各职能科室档案资料收集立卷任务，责任落实到人。做到收集有范围，归档有要求，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，保证档案资料收集及时、材料完整、内容真实。 5、加强硬件建设，实现档案管理的现代化 随着学校规模的不断扩大，档案种类和数量的不断增加，传统的手工管理档案的办法，已经不能适应当前档案管理工作的需要，也无法满足学校工作对档案的利用需求，实行档案现代化管理是提高学校档案管理水平的必由之路。选择运用合适的计算机档案管理软件进行档案管理，提高工作效率和档案的检索速度；发挥光盘、移动硬盘等储存设备储存信息海量、查找方便的优势，提高档案检索的准确率和查全率；充分利用扫描、复印、网络等设备，使档案资源数字化、电子化，加强部门之间的资源共享和信息沟通，提高档案的利用效益。 总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，要转变以往档案以藏为主的观念，强化管用并重的意识，在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。以科学发展的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。◆ 作者简介： 郭桂玲，女，专科毕业，长期以来负责学校档案管理工作。 |
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