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标题 基于项目管理方法的督办工作
范文 孟菲良++徐琰斐

摘要：督办工作是办公室的一项重要职能，做好督办工作对推动政务工作有着重要的实际意义。面对新形势下督办工作存在的问题，本文作者探索把项目管理的方法引入督办工作过程中，以期对督办工作进行过程管理，提升督办质量。
关键词：项目管理 督办 过程管理
引言
督办工作是办公室工作的一项重要内容，也是办公室发挥参谋助手作用的重要体现。所谓督办，就是办公室按照上级的要求和领导的意图，对本组织各子系统贯彻落实上级决策、会议决定、领导批示及交办任务办理情况的督促、检查和结果反馈。它是办公室“参与政务、管理事务、搞好服务”职能的综合体现，也是加强执行力，达到政令畅通，确保各项工作任务落实的重要保障。督办工作的成效如何，不仅直接反映办公室的工作效能，而且影响着组织的管理水平。
一、督办工作的特点与现状
随着领导工作和管理工作现代化、科学化的进程不断加快，对督办工作的要求也随之提高。为此只有在实践中积极探索督办工作的内在特征，逐步把握其运行规律，才能更好地适应客观形势发展的要求，不断提高其工作水平，发挥其系统效能。督办工作的特点主要有以下几个方面：①实效性，督办工作讲求实效；②权威性，督办工作的权威性是由其工作内容、运行方式和目的所决定的，是客观的、必然的；③原则性，这一特点是由督办检查内容的严肃性和督办检查过程的复杂性所决定的；④时限性，查办工作十分注重效率，一些重要查办事项和突发事件都具有明显的时限性；⑤综合性，督办工作涉及各个领域，内容广泛。督办检查接触方方面面，起着重要的沟通、协调、联结和综合作用。
督办工作中主要存在以下问题：
督办工作落实不到位。一方面，有相当一部分同志没有充分认识到督办工作的重要性，认为督办工作就是“嘴皮子”工作，仅仅停留在发通知催，打电话要，缺少必要的督促检查，对目标落实情况关注不够。另一方面，在实际督办工作中，由于思想和资源上准备不足，在遇到一些职责不清、推诿扯皮现象或者工作过程遇到阻力时，往往难以得到充分理解和有效支持，给督办工作造成了一定困难。
督办工作机制不健全。由于督办工作制度建立不完善，督办工作结果运用不到位，直接导致了督办工作机制不够完善，程序不够明确，操作不够规范，办公室在接到督办任务后，很少有计划、有目的、有组织地开展督办。上级领导也很少召集专题会议研究部署督办工作，如何围绕年度工作要点、阶段性重点工作，系统地开展督办。督办工作缺乏应有的力度和措施，造成了现用现抓的被动局面。
督办工作效果不明显。近年来，虽然在行政管理政务督办方面作了一些探索，包括引入信息化管理手段，质量管理思路等，但实际效果并不明显。虽然制定了大量的管理制度和办法，但大多属笼统模糊的粗放式的管理规定，具体的、可操作的、程序化的制度和规定比较少，各种程序衔接、时间要求、质量标准等方面规定不严、不细，责任不明，增加了过程监控的难度。导致督办重点抓得不准不及时抑或不能正确领会领导对其所督办工作的真正要求；或是对其所督办的工作没有深入地调查研究，流于简单化、任务化，督办结果达不到领导或上级要求等等。
二、督办工作一个特殊的项目
1.项目与项目管理
项目是指一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。项目具有以下特征：项目通常具有独特性；项目有明确的目标和限定条件；项目具有一次性。项目管理是指以项目为管理对象，采用科学的管理方法、手段和工具，通过项目策划和控制，使项目的目标得以实现，并通过项目的有效实施为组织创造价值。项目管理本身不能督办工作，但它能为督办工作创造更好的条件， 使它更容易、更快地取得成效。是督办工作的一个系统的方法。
2.将项目管理引入督办工作的可行性
Cleland和King给出了5个通常的标准来判断何时应用项目管理技术和组织：一是不熟悉性，也就是所做工作具有非常规性；二是当工作需要多部门介入和投入多种资源时，其工作量大；三是处于市场和消费行为迅速变化的环境；四是当需要各部门间相互合作时的相互关系；五是若项目不能完成会导致财物损失、失去市场份额或声誉受损。
在上面分析了项目管理的适用标准之后，下面结合督办工作的特点进行对比分析，具体如表所示。从对比结果可以看到，在督办工作中引入项目管理的方法从理论上说是适用的、可行的。
表1 项目管理标准与督办工作特点比较
3.以项目管理的方法进行督办工作的意义
项目管理是一个比较新的研究领域，而督办工作是一项传统的政务工作，将两者结合起来，从理论上对于督办工作是一次有益的尝试和探索。在实践上，把项目管理的方法引进到督办工作领域内，会使督办工作在实际操作上有新的突破。
三、基于项目管理方法的督办工作
督办是一项重要而复杂的工作，有一套科学的工作程序，概括起来可以分为拟办、立项、交办、催办、办结、反馈和归档七个环节。结合一般项目管理理论，可以将督办工作分为以下几个流程：
启动阶段。这一阶段首先要建立项目小组，明确项目的目标和要求。主要涉及督办工作的拟办环节，在接到重要工作部署或领导指示、交办事项之后，办公室要及时提出拟办意见。拟办意见包括项目小组即承办部门（牵头部门、协办部门）、承办时限和目标要求等。一些重大和复杂事项，拟办意见应征求有关方面意见，并报领导审定。
项目目标一般分为成果性目标和约束性目标，成果性目标一般是指最后的处理结果，约束性目标包括成本、进度和质量。项目管理主要是对约束性目标的管理。
计划阶段。在项目的计划阶段中，需要对项目的实施进行统筹规划，制定项目的进度、质量和资源计划，进行总体设计。主要涉及督办工作的立项环节。进度计划是首要的。进度计划反映出时间的要求和部门之间的协调。进度计划有很多工具，比较常用的有网络图和文字描述。
资源计划包括人力资源和可调动的物质资源。在督办过程中，人是最活跃的因素。通过合理分配和激发人的能动性可以发挥不可估计的作用
质量计划跟目标紧密相关，质量的最终目标也是为了实现项目目标。
最后，可以根据上面计划制定工作分解结构图，把工作和责任落实到每个人。
执行阶段。督办的执行阶段主要涉及交办、催办、办结三个环节。交办一般采取发《督办通知书》的形式，把督办事项交承办部门办理。办公室在交办时要做到任务量化、进度时限具体化、目标责任明确化。在办理过程中，办公室要按项目进度计划，适时加以催办及时了解督办事项的运行情况和办理情况，积极协助承办部门解决遇到的困难。承办部门在工作任务完成后，应及时回复办理情况。办公室应按照质量计划对办理情况进行检查，对不符合要求的，要退回承办部门补办或重办。
收尾阶段。收尾工作主要包括反馈和归档两个环节。一项督办任务完成后，要按照事事有结果，件件有回音的原则，应形成办结报告及时向批示领导报告结果，做到批必办、办必果、果必报。同时，应将各种有关的文字材料，包括领导批示、办结报告、检查反馈等，整理归档。对一些重大和复杂的督办任务，还可以对督办情况进行一个总体评价和总结，作为今后实施类似工作的依据。
参考文献：
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[2]施骞，马国丰.现代项目管理[M].北京：清华大学出版社；北京交通大学出版社，2009.5-6
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[4]刘在洲.办公室督办工作的意义、原则及方法[J].广西高教研究.1999（04）
[5]马云昌.办公室督办工作实践与思考[J].江汉石油职工大学学刊.1997（02）
作者简介：
孟菲良（1980-）男，民族：汉族，籍贯：河南长垣，工作单位：中国水产科学研究院渔业机械仪器研究所；学历学位：大学本科，理学士；职称：助理研究员。
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更新时间：2024/12/23 9:03:45