| 标题 | 信息化手段改善高校档案管理方法 |
| 范文 | 张慧 摘要：随着信息技术的发展，通过信息化改善传统的高校档案管理显得越来越有必要。通过信息化手段实现高校档案管理的方法的改善，可以有效加强高校档案的管理，实现高校档案的共享和流动，提高高校档案的管理效率。 关键词：高校档案 管理 信息化 改善 按照最新的《高等学校档案管理办法》的说法，高等学校档案（以下简称高校档案）是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[1]。高校档案直接影响学生、学校和社会等的管理、发展和评估，而档案管理在档案建立、管理、利用等环节中处于非常重要的地位，所以加强、改善档案管理以及创新档案管理方法就变得尤为重要。而随着计算机等信息技术的发展，高校档案管理方法正在越来越多地被信息化手段所改变。本文从高校档案管理方法改善的必要性、如何利用信息化手段改善高校档案管理方法以及改善后的档案管理工作方法的优点等方面展开分析。 一、改善高校档案管理方法的必要性 高校档案管理方法改善的大背景是我国经济发展方式的改变，我国经济发展方式实现了由计划经济向市场经济的转变，与此同时，经济发展中的绝大部分领域实现了市场化转变，而我国高校档案管理方法一直处于计划经济时代，或者说没有实现市场化的转变，这方面的滞后给高校的发展，高校人才的流动造成了很大的障碍。尤其近些年来，随着社会各领域的网络化，信息化的全面推进，落后的高校档案管理方法地大幅改善显得尤为必要。随着数据时代的发展，利用信息化手段改善传统的领域越来越表现出优势，通过信息化，传统的纸质版档案转变为机读的磁盘、硬盘的存储的数据，形成大量可以进行批量处理的信息，这样既可以节省物力、人力、财力，又可以大幅提高工作效率[2]。所以本文认为通过信息化手段去改善高校档案管理方法是改善高校档案管理方法的一个重要手段，也是未来的趋势。 二、如何利用信息化手段改善高校档案管理方法 利用信息化手段改善高校档案管理方法应该从以下几方面做起。首先是档案管理人员的信息化，人才的信息化包含两方面，即档案管理人员要具有信息化的技能知识，同时档案管理人员也要具备信息化的思想意识。在实际操作过程中就要求高校加大对原有管理人员的技能培训，使其拥有一定的信息技能知识，同时要加紧引进新型人才，从而实现管理人才的信息化，在此过程中最重要的是实现管理人员思想意识的转变，使档案管理人员抛弃原有的落后的管理理念，树立现代化的档案管理意识；其次是档案材料的信息化，档案材料的信息化主要包括纸质档案转变为数字化档案和档案材料的信息化流动。纸质版档案不易储存、占取空间大、易损坏，通过信息化手段将传统的纸质档案转化为电子文件，其具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。档案材料的信息化流动，互联网技术的发展为档案的信息化流动提供了可能，高校充分发挥互联网和大数据库的作用，实现和校外网络的连通，信息化了的档案材料就可以实现在校内和校外的流通，这样可以实现档案材料的无纸化传递，快速传递，同时可以提高传递的准确性。另外，通过检索功能，还可以方便用户对相关信息的查阅，提高信息查询的效率，实现信息的共享。最后是高校档案管理方法的信息化。所谓管理方法的信息化是指通过信息化手段对档案材料进行管理，在实际运用过程中，信息化的管理方法主要指管理人员运用相关软件及技术对档案进行管理，管理人员通过开发好的专用或者通用软件，对档案信息进行分类管理搜索，同时可以实现批量的存储、传输。有的甚至可以通过专用软件对档案信息实现智能化的更新、存储。除此之外，还可以实现档案管理中的文档一体化，管理人员只要输入一次相关代码或者信息，就能够实现对档案信息的反复利用，减少了档案管理人员的工作量，提高了高校档案管理工作的效率。 三、信息化手段改善后的档案管理的优点 通过以上分析可以看出，通过档案信息化管理，有利于节省人力物力，将纸质档案转化为信息数据后，可以将其存储在方便快捷的存储器上，这样便于携带和处理，同时由于计算机的超强处理能力，可以实现少数人员对大量数据的管理。而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度。档案的信息化管理有利于实现高校档案的共享，市场经济条件下，传统的档案已经不能满足由于人才的流动带来的档案信息流动，而通过信息化手段，将档案信息进行网络化，各个单位和部门之间的信息可以进行及时的交流和共享，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的工联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息，这样也可以实现人才的优化配置。除此之外，高校档案管理的信息化手段，有利于提高高校档案管理的服务质量。高校档案管理手段的信息化的目的是提高效率，为相关人员提供高质量的服务，通过信息化管理，管理人员可以从大量的信息中找出相关的有效信息，达到方便快捷的目的。 参考文献： [1]中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》 [2]郭洪莉.高校档案管理工作的信息化建设.淮海工学院学报[J].2011，09，03 （作者单位：潍坊学院，山东 潍坊 261000） |
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