| 标题 | 粮食企业档案贯彻国家档案局10号令的经验和做法 |
| 范文 | 袁玉霞 摘要：2012年12月，国家档案局颁发了《企业文件材料归档范围和保管期限规定》（国家档案局第10号令，以下简称10号令），2017年甘肃省档案局举办了企业档案工作规范化管理培训班，对10号令进行了详细的解读和培训学习。随后，甘肃省粮食局在2017年和2018年的局系统档案汇编工作中也多次培训学习了10号令。并要求各企业对本单位的《文书档案归档文件材料分类方案和文件材料归档范围和文书档案保管期限表》进行修订。甘肃省打柴沟粮油储备库有限公司在2009年编制的《文书档案归档文件材料分类方案和文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的基础上，严格对照10号令，对公司的各类文件材料归档范围和保管期限进行了一次清理，完成了新的《文书档案归档文件材料分类方案和文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，并根據10号令的规定要求，于2018年9月上报甘肃省粮食局审批并通过。在这里，笔者结合编制本单位《文书档案归档文件材料分类方案和文件材料归档范围和文书档案保管期限表》工作谈几点体会，以供兄弟单位的档案工作者参考。 关键词：粮食企业档案 国家档案局10号令 经验 做法 中图分类号：F272;G 272 文献标识码：A 1 突出企业特点，按部门职责所产生的文件材料类型分类 2009年编制本单位的《文书档案归档文件材料分类方案和文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，甘肃省打柴沟粮油储备库有限公司参照的是国家档案局8号令，8号令公布实施的是 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。相比8号令，10号令的出台，更加贴合企业的生产经营和管理，要求也是要更加突出企业经营管理方式和特色。所以，在此次编制过程中，笔者先对各部门生产、经营、管理等方面的职能做了一次系统的梳理，争取不漏掉任何一个环节，把各部门根据职责所产生的文件材料罗列出详细的类型，尽可能做到完整齐全，再根据公司一直以来延续的问题分类法归类到相应的问题之下，这样，文件材料的分类方案简单明晰，而且相互之间不会交叉又无重复，排列的顺序也保持了约定俗成的习惯。 同时，在此次编制过程中，在梳理各部门产生的文件材料时，根据各部门业务活动以及职能范围，把平时在工作中产生的材料、表格都进行了详细的梳理鉴定，纳入到归档范围，使归档材料更加完整。譬如，业务类中粮油储备业务是公司的特点业务，也是主要业务。在这次的编制中，笔者根据储运部的业务范围，对该部门所产生的文件材料进行了详细的罗列，增加了粮油储藏月报表、储备粮油收储备案资料、储备粮油商品粮油轮入轮出凭证、储备粮油商品粮油质量档案等等以前没有归档的材料，使得公司业务类文件材料更加完整。 2 全面了解公司业务生产经营环节，提高编研水平 编制企业《文书档案归档文件材料分类方案和文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，需要档案员不仅要全面了解企业内部的生产经营活动，还要宏观考虑企业运行对生产发展的影响。对档案员来说，编制企业的档案归档文件材料分类方案和文件材料归档范围己经超越了以往单纯的档案管理的“收集、整理、利用”层面。所以，在此次编制企业《文书档案归档文件材料分类方案和文件材料归档范围和文书档案保管期限表》过程中，因为所有文件材料涵盖了本单位各个部门的业务活动，所以对本单位各个部门的业务内容详细了解是必须的，只有做到对各部门工作范围、职责内容的全貌了解，才能有利于在今后文件材料的收集和归档整理，才会准确地判断出文件的价值，从而给出合理分类和保管期限。 甘肃省打柴沟粮油储备库有限公司有储运部、经营部、财务部、办公室、企管部及保卫部六个职能部室。平时的业务工作有相互穿插的现象，如办公室的职能管理中就包括了党办、工会、人事劳资管理、日常行政业务等多项职能，所以在产生的文件材料方面就需要档案员根据自己的经验来判断，明确界定该部门所产生的文件材料的分类，而且避免职能交叉出现的重复。整个编制过程，对档案员来说，也是一次全面系统的梳理本单位的业务流程的过程，通过这样一次系统地、全面地对本单位各个部门工作活动的了解，对档案员今后在文件材料的归档范围和保管期限鉴定方面会有很大的帮助。 3 加强对实物档案、影像档案的收集整理 在10号令中的规定中，明确地提出对本企业有关的录音录像等文件材料的归档要求。公司在历年来的档案管理中，注重纸质文件材料的收集整理，而对实物档案以及影像档案的收集一直处于滞后的状态。所以，在此次编制归档范围时，笔者特别注重了对企业音像材料、实物档案的收集归档。通过收集整理制定了实物档案分类方案，对原来存放的各类奖章、证书、奖杯、印章等进行分类归档，并编制实物档案目录。对一部分有价值的照片和录像资料进行逐一收集登记，编制了影像档案目录。这对以后的档案归档范围有了比较规范的划分，形成了操作性较强的档案收集整理制度。在整个收集过程中，根据粮食企业特点，特别对仓房扩建、危仓老库建设改造、仓储信息化智能化建设等方面的实物和影像资料的收集，确保对具有企业特色的、反映企业发展历史的有价值的东西能够保存下来。譬如，在收集影像资料的过程中，对公司1965年建库以来的几次大的建设项目的影像资料进行甄别保留，从最初的11栋苏式仓的建设开工照片，到1996年修建24米跨的平房仓建设照片，以及去年完成的20000吨平房仓建设项目照片影像资料都存放永久归档。这些资料的收集归档，既是档案整理的需要，也是一个企业发展的必不可少的历史见证。 4 继续坚持“以我为主，为我所用”和“以人为本”两个原则 从国家档案局8号令执行开始，甘肃省粮食局在历年来的档案汇编工作中，一直提到“以我为主，为我所用”和“以人为本”这两个原则，并要求各直属单位在档案管理工作中贯彻执行。和8号令一样，10号令也是更加突出立档单位的主体地位，在界定归档范围和保管期限方面体现出“以我为主，为我所用”原则。所以，在此次编制过程中，笔者更加注重本单位所产生的文件材料。在各类问题的归档顺序和期限中，对本单位产生的文件材料顺序靠前和期限上调，如在各类问题的第一顺序都是本单位产生的制度、规定、办法、细则等或者是本单位执行的规定、办法等。对本单位产生的文件材料也是应存尽存。 企业对个人资料的重视也能更好地服务于职工利益。今年，甘肃省打柴沟粮油储备库有限公司利用档案，为职工在接续工龄、插队下乡、计算养老金缴费年限等方面查阅个人资料120余人次，成功为4名职工解决了工龄接续问题，多次为职工提供工资待遇证明、学历证明等资料。作为公司档案管理工作者，主动发挥自身特有的优势，进一步整合资源规范服务，把职工的根本利益作为工作的出发点和落脚点，也是促进企业和谐发展的关键。从而更好地体现了檔案工作“以我为主，为我所用”和“以人为本”的两个原则。 5 从严从细完成编制工作 在此次档案分类方案的编制过程中，笔者详细解读了10号令，发现在此次规定中，对不归档和归档文件材料给予了严格的分类和细化条例。因此，在编制过程中，对本单位产生的文件材料根据职能活动，也详细地进行了划分界定，尽可能少用“重要的”“一般的”这种比较模糊的界定词语。如在业务类的材料中，就明确地细化了本单位年度财务分析、统计分析、商品经营分析、自查情况汇报等材料年度的归到定期30年，月份的、季度的归到定期10年，而不是笼统地用“重要的”和“一般的”来划分期限。对上级下发的需要执行的文件材料也明确界定了期限，减少使用模糊界定词语。使得此次编制的文件材料分类方案和保管期限都较上次的更加具有可操作性。 6 加快现代信息技术的手段运用 在长期的档案管理中，习惯于纸质文件材料的收集利用，忽视了现代信息技术手段的运用。从2016年开始，甘肃省打柴沟粮油储备库有限公司制定了《档案信息化建设规划》，档案室陆续配置了复印机、扫描仪、数码照相机、光盘刻录机等适应信息化要求的设施设备，安装了珠海泰坦档案管理软件。公司于2017年在创建档案规范化管理省一级工作中，加大对档案信息化的建设力度。根据价值性原则，陆续对公司的纸质档案中永久和定期30年的文件材料进行了扫描、著录、挂接。目前，公司在查阅近期档案时，可以在档案信息化管理系统中对自己所需要的资料进行查阅，无须调用纸质档案。档案资料实施电子化之后不仅仅提高了档案员的工作效率，也在更大程度上提高了企业的管理效率。 目前，公司档案室档案软件中录有文书档案、会计档案、基建档案、实物档案、照片档案等各类档案的卷内目录、案卷级目录，实现了案卷级、目录级信息化管理。完成了2012至2016年的文书档案永久文件和定期30年文件的数字化储存。根据10号令的要求，对归档的电子文档的元数据也要进行相应归档。所以，在这次的编制中，对电子文件也进行了分类和期限界定。信息化技术手段的运用是档案工作的趋势，只有提高企业档案管理的工作效率、提高企业档案资源的利用率才能够促进企业管理决策水平和能力的提升。因此，加快档案信息化技术的运用，必将有力地推动目前粮食企业正在开展的信息化、智能化工作。 粮食企业档案是档案事业的一部分，在各类档案工作要求日益规范化的今天，作为档案工作者，共同探讨档案工作如何更好地为企业发展服务是每一个档案工作者的义务。以上，是笔者作为一名粮食企业档案管理工作者，在此次编制文件材料分类方案和归档范围及保管期限表过程中的几点体会。相信通过档案工作者的认真努力，为本单位的文件材料制定出界定明确、划分规范的分类方案和归档范围及保管期限，必将对本单位的持续发展发挥出重要作用。 参考文献： [1]冉朝霞.关于档案管理信息化与档案信息伦理化建设的几点思考[J].档案管理，2006（6）：48-49. [2]王玉杰.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].黑龙江科技信息，2015（31）：151. |
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