| 标题 | 基于作业流程的第三方物流配送中心信息系统设计 |
| 范文 | 王 珂 摘要:以一般第三方物流配送中心的业务需求为基础,依据具体的物流作业流程设计业务功能模块,提出了第三方物流中心管理信息系统设计方案,旨在提高物流配送中心业务的自动化水平,管理信息化水平以及第三方配送中心的物流信息化水平。 关键词:第三方物流;信息化;业务流程;功能模块 中图分类号:F724.6文献标识码:A Abstract: This paper was based on the general business needs of third-party logistics delivery centers. According to the specific logistics operation processes to design business function modules, this paper rised the third-party logistics center management information system program, in order to improve the automation of operations, management information level, as well as logistics information level of third-party logistics distribution center. Key words: third party logistics; information; business process; function modules 随着经济的发展,第三方物流配送中心的经营模式发生着巨大的变化,现代第三方物流配送中心各项功能的实现,其核心是信息系统的建设。因此,物流信息系统是配送中心的灵魂,物流信息系统的构建是配送中心能否发挥作用的关键。信息化是现代物流的一个基本特征,并已成为配送中心提高物流水平服务水平、获取竞争优势的重要手段之一。 配送中心的信息系统建设是配送中心必不可少的重要内容。为实现多品种、多频度及时配送的要求,减少缺货率,降低配货的差错,提高劳动率,降低成本,就必须依靠信息系统的管理。配送中心的信息系统与各种的自动化设备和自动化技术密切相关。自动化立体仓库、自动分拣设备及条形码、智能卡等自动识别技术的应用,为配送中心的信息系统建设起到促进和推动作用。 1第三方物流配送中心物流作业 第三方物流配送中心作为供货商与销售商之间的纽带,具有订单处理、仓储管理、接货配送等功能,成为流通过程中的重要物流结点。许多配送中心甚至拥有最终渠道、采购、产品设计及开发品牌,并且在开拓市场、寻找客源方面服务。在产销垂直整合方面,配送中心具有缩短上下游产业流通过程,减少产销差距的中介功能,还可以为处于水平关系的同行业间的交流提供整合支持,以最大限度的降低成本。物流配送中心一般作业流程如图1所示,下面主要介绍作业流程中各环节的工作内容。 (1)市场开发:除实际的配送作业外,还需要进行市场开发作业,让客户了解物流配送中心的功能服务特色并获得客户的需求。如数据分析、商品管理、客户管理等。在物流配送中难免发生退货作业,在整个物流系统中,商品的退货作业一般比较容易忽视。退货作业内容本身比较复杂,作业量比较大,尤其是退货商品的检验、退货数量的核查等工作耗费大量的时间和人力。退货作业除退货商品的检验、退货数量的核查外还需将可用的商品重新入库、可修补商品送往流通加工区处理、不可用的商品给予报废,并且统计各项送修,报废数量以供解决检查库存、出货流通加工、配送过程的问题。 (2)订单处理:一般来讲,配送中心的交易始于客户的询价、业务报价,然后是订单的接收,业务部门需要查询出货日的库存状况、装卸能力、流通加工能力、配送符合等能否满足客户需求。无法按客户的要求交货时,业务部门需要进行协调。由于配送中心不能随货收款,因此在订单处理时,需根据公司对客户的信用状况进行核查。另外,统计该时段的订货数量,并调货、分配出货程序及数量。退货数据也在此阶段处理。此外业务部门还需制定报价计算方式,做报价历史管理,制定客户订购最小批量、订货方式或订购结账截止日期。 (3)采购:接受订单后,配送中心需要向供货厂商或制造厂商订购商品。采购作业包括商品数量统计,向供货方查询交易条件,然后根据所需数量及供货厂商提供经济订购批量定出采购单。采购单发出后则进行入库进货作业,由于商品必须购入后才能出货,因此议价功能对配送中心非常重要。议价则需要配送中心多方询价、统计订购量;建立厂商管理系统,对供货价格、商品质量、交货日期等进行管理。 (4)进货入库:开出采购单后,入库进货管理员即可根据采购单上预定入库日期进行入库作业调度。在商品入库当日,进行入库资料核查、入库质检,当质量或数量不符时进行适当修正或处理并输入数据库。商品的入库有两种作业方式;商品的入库上架和直接出库。商品入库上架:等商品出库需求时再出货。商品的入库上架可由计算机或管理人员按仓库区域规划管理原则和商品的生命周期原则来指定商品的存放位置并登记,以便以后库存管理和出货查询。直接出库此时管理人员需按照出货要求将商品送往指定出货码头或暂时存放地点。入库搬运过程中需由管理人员选用搬运工具、调派工作人员,并安排工具、人员的工作流程。 (5)库存管理:库存管理作业包括库区管理及库存控制。库区管理包括:商品在仓库内的摆设方、区域大小、区域分布等规划,商品进出库方式的选择,进出货方式的确定,如商品所需的搬运工具、搬运方式、仓储区货位的调整及变动等。此外,库区的管理还包括容器的使用与保管维修。库存控制则需按照商品出库数量、入库所需的时间来制定采购数量及采购时间,并计划好采购预警系统;制定库存盘点方法,定期打印盘点清单内容清查库存数、修正库存账目并制定报表。 (6)补货拣货:统计客户订单即可知道商品的真正的需求量。在出库日,当库存数量满足出货需求时,可根据需求数量打印出库拣货单及各项拣货指标,进行拣货区域布置,工具选用及人员调派。出货拣取不只包括拣取作业,还需补充拣货货架上商品,使拣货不至于缺货。这包括补货量、补货时点、缺货作业水准的确定和补货作业人员调派。 (7)流通加工作业:配送中心的各项作业中,流通加工能提高商品附加值。包括商品分类、过磅、拆箱重包装、贴标签及商品组合包装。这就要求需要进行包装材料及包装容器的管理、组合包装规则的制定、流通加工包装工具的选用、流通加工作业的调度、作业人员的调派。 (8)出货作业处理:处理完成商品拣取及流通加工作业后,即可进行商品出货作业。出货作业:根据客户订单为客户打印出货交易计划,制定出货调度计划,打印出货批次报表,出货商品所需要的地址的标签及出货核对表;由调度人员决定集货方式、选取集货工具、调派集货作业人员并决定运输车辆的大小与数量;由仓库管理人员决定出货区域的规划布置及出货商品的摆货方式。 (9)配送:配送作业包括商品装车并实际配送,划分配送区域、路线安排,由配送路线选用的先后次序来决定商品的装车顺序,并在商品配送途中进行商品的跟踪、控制及配送途中以外状况的处理。 (10)会计:商品出库后销售部门可根据出货数据制作应收账单转入会计部门作为收款凭据;商品入库后,则由收获部门制作入库商品统计表,以作为供货厂商核算之用,并由会计部门制作各项财务报表供经营政策制定及经营管理参考。 (11)经营管理及绩效管理:通过各种考核评估来实现配送中心的绩效管理,并且制定经营策略及方针。经营管理和绩效管理可由各个工作人员或中层管理人员提供各种信息与报表,包括出货销售统计数据、客户对配送服务的反馈报告、配送商品次数及所需的时间报告、配送商品的失误率、仓库缺货率分析,库存损失率报告等。然后,根据各项活动的相关性,将作业内容相关性较大者或数据相关性较大的分成一组群,并将这些组群视为计算机管理系统下的大结构。 2信息系统基本业务功能模块 2.1系统的设计特点。该系统按照图2所示的系统架构开发,基于ASP.NET和Java Script技术开发,只需有浏览器即可访问。备份数据库服务器中保存,并有详细的物流业务和记录。为物流配送中心内部货代商内部局域网,提高物流配送中心运营效率。 2.2设计原则。在系统的设计中,实用性为原则,兼顾系统的先进性、安全性、可靠性和容错性、开放性和标准化、可扩展性、可管理性、规范性和投资保护。用先进的理念去构建整个模块框架,按照实用的尺度来发展目前的应用范围和领域。同时所架构的系统平台成为一个可以不断包容各种应用、不断扩展功能的体系,为系统今后功能的不断完善打好基础。 2.3主要业务功能模块。(1)采购进货管理子系统:采购进货是物流企业信息系统资料和实物流程的起始点,该系统的主要目的有效跟踪从采购活动发生起,到货物入库可供出货的全过程的货物的数量与状态。(2)供应商管理子系统:建立供应商档案,对供应商和采购部门的绩效评估可以协助确定采购环节中进一步完善,同事采购部门应和成本核算部门建立有意义的信息通讯,以保证企业的某一环节所提供的信息能在其他环节中反映出来。(3)补货管理模块:包括商品资料建档维护,货位管理维护系统,库存管理系统。(4)存货管理子系统:存货管理是物流管理信息系统中最基本的功能,是确保企业高效率运转并为客户提供良好的服务的重要环节。其基本的管理目标是帮助企业维护准确的库存量。存货管理子系统要求反映各种物品库存状况,提供基本的库存分析报告,帮助评价库存管理的绩效。(5)订单管理子系统:订单管理作为商业交易的环节是物流企业与客户的互动作业,从客户下单、物流企业接单、订单资料的输入处理到出货商品的拣货、配送、签收、申请付款、取款,这一连串的数据处理需要物流配送企业与客户相互配合才能很好的完成,因此,订单的信息管理极为重要。订单管理子系统在资料接受之后,主要的信息处理作业是将其输入系统建立资料档案,进行订单确认和库存分配,并将处理结果打印输出,再根据这些输出的单据进行出货物流作业,提供全程的订单状态信息,直至订单结案。(6)销售出货管理子系统:销售出货管理子系统通过销售合同的建立、发货及开票处理、出货管理及市场信息的收集、销售统计、销售分析与市场预测工作,充分了解市场的销售状况,做及时合理的反应,从而满足客户的需求,并为客户决策提供科学依据。(7)运输配送管理子系统:运输配送环节是物流作业流程的最后一个环节,也是物流服务时效性水平的集中体现。该子系统接受来自采购和销售系统的指令性信息,作为物流作业和企业内部成本核算的依据。(8)客户管理子系统:如何留住老客户,争取新客户,已经是现代企业经营的重要手段之一。市场的激烈竞争的结果使许多商品品质区别越来越小,产品的同质化趋向越来越强,其结构使得品质不再是客户消费选择的唯一标准,越来越多的顾客更加看重商家是否能为其提供个性化服务,以及服务质量和及时程度。为此,客户关系管理已成为满足这种市场竞争新需求的战略资源。实施客户关系管理必须做好客户信息收集工作,即建立客户主文件。(9)营运绩效管理子系统:依据提供各种信息与报表,包括出货销售统计数据、客户对配送服务的反馈报告、配送商品次数及所需的时间报告、配送商品的失误率、仓库缺货率分析,库存损失率报告等。并根据以上存在的问题采取相应的决策管理措施。然后,根据各项活动的相关性,将作业内容相关性较大者或数据相关性较大的分成一组群,并将这些组群视为计算机管理系统下的大结构。(10)财务会计子系统:财务会计子系统的目标是用计算机收集处理各种财务数据,从而帮助财务管理人员进行预算控制、成本分析等财务管理工作。因此,财务会计管理子系统应该满足两个主要需求:一是记账、核算、银行对账、财务报表等会计核算计算机化;二是将计算机作为辅助工具,进行成本核算、财务分析等管理工作。 3结论 通过物流配送中心信息系统的建立,配送中心可以减少中间流通环节和储运成本,从而使企业在物流环节上取得降低成本方面的经济效益。此外,改变了配送中心信息化相对不高的被动式服务的局面,提高了运营效率和区域物流运作效率,降低了物流成本,增加机会,而且大大促进了配送中心作业环境的改善,推进配送中心现代物流发展,提高物流配送中心物流数字化水平,实现相关部门高效地服务和监管,增强物流配送中心综合竞争实力,进而使物流的速度大大加快,使整个地区的物流、资金流的周转效率得到提高,取得物流方面整体的经济效益。 参考文献: [1] 白丽君,彭扬. 物流信息系统分析与设计[M]. 北京:中国物资出版社,2009. 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