| 标题 | 基于工作流的办公自动化OA系统构建分析 |
| 范文 | 周杰 （中航通用飞机有限责任公司，广东 珠海 519030） [摘 要] 日趋复杂的现代办公环境与不断精细化的流程，促使对办公流程中任务的协同性提出了越来越高的要求。一个完善的OA系统不仅要具备办理公文，使之简单流转的功能，还要将工作流程及集团协同的概念加入其中，进而让企业通过流程化手段实现本企业内部的公文流转、请示审批及日常办公事务的管理，而且能实现企业之间集团协同事务的管理。为此，本文笔者结合自身工作实践，就在工作流基础上如何构建集团协同办公自动化OA系统展开了详细探讨，旨在促进集团型企事业单位协同信息化处理水平的提高。 [关键词] 工作流；集团协同；集团型企事业单位；OA系统；办公自动化 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 040 [中图分类号] TP317.1 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）05- 0074- 03 目前，相对完善的信息整合系统已在社会上的各类组织中得到初步建立，不仅极大促进了企事业单位工作效率的提高，也为我国现代化建设事业的稳定发展发挥了积极作用，而这与快速发展的科学技术，特别是不断提高的信息技术与互联网技术水平有着很大关系。企事业单位通过使用办公自动化OA系统可在一定程度上直接提高管理水平，从而促进其核心竞争能力的日益提高，尤其是现代集团型企事业单位都必须依赖信息技术及互联网技术实现经营与管理。 1 办公自动化系统 办公自动化也就是我们俗称的OA，其是在通信技术与计算机技术的推动下衍生出的一种新型的办公方式，结合了包括计算机、通信与互联网等现代化技术在内多种功能。而办公自动化系统是指通过计算机网络与通信技术，达到办公自动化的人机交互系统。其早在20世纪70年代就在西方发达国家出现，而我国的办公自动化发展大致可分为起步、应用与发展三个阶段。每个阶段的主要功能、开发技术以及设计理念均有所不同。社会的快速发展，让简单的自动化办公需求已无法上OA系统满足，特别是互联网技术的日新月异，更是对企事业单位、单位内各部门以及各成员提出了更高的要求，要求其能实现异地协同办公。因此，互联网时代的OA系统需立足信息安全，为多组织、多终端以及多维度的信息共享提供支持，使集团内各企业、各部门和人员之间能够及时交流与共享相关数据，其特点主要有以下几点： 1.1 支持集团协同 OA系统需同时具备两种功能，即集团统一管理功能和集团分权管理功能，集团型企事业单位可借助同一套OA系统达到协同办公的目的。利用集团统一管理功能，集团层面可实现包括跨组织机构的业务流程协同、集团管控以及信息共享等在内的多项内容；而集团总部与下属单位在集团分权管理功能之下，则可实现其内部的流程管理与共享内部信息。 1.2 支持多移动终端 快速发展的互联网移动应用，促使现代企事业单位急需借助各种移动化手段来服务于其战略发展或价值实现，其中居于首位的便是OA系统。因而，OA系统需在移动终端中施以规范化、流程化以及高效化的管理，企事业单位的各层人员可利用移动终端在不同的地点通过碎片时间审批业务流程，进而促进组织整体的业务流程执行与管理效率的提高。 2 基于工作流技术的办公自动化系统构建 2.1 构建方法 2.1.1 业务流程分析 业务流程分析作为一项基础条件，将决定办公自动化系统在工作流技术背景下是否能将企事业单位的工作效率提高，具体而言主要体现以下两个方面：第一，需充分的分析与把握办公自动化系统的使用需求，充分了解办公自动化系统使用单位的内部组织架构、全面分析业务开展的具体流程与主要经历的程序、细致了解业务开展过程中所需信息资源的来源以及具体流向。其次，在对相关需求有一大致分析与了解够，便开始设计与之相关的系统，但设计需充分结合使用单位与部门的工作具体流程，进而整合工作流的集合，以便在之后的系统设计中能够发挥作用。 2.1.2 流程节点资源设计 在对流程节点资源进行设计时，应分析、设计描述程序的开始、终止条件、内部存在的活动关系网络和相关联的个体行为的信息。在具体设计时，第一步便要对工作流予以选择，所選工作流必须要有代表性，并立足于使用需求的原则设计流程节点资源。当然也可以分类或分组设计的形式呈现系统内所有功能近似的节点资源。比如，财务部人员负责执行或审批财务事务、行政部人员则负责执行或审批行政事务，最后归类统计企业里所有的财务或行政相关事务，如此方可让节点资源设计看起来更加专业，且更容易维护。但在具体实践过程中，需要充分的把握统一原则，不管哪一种设计均要在满足使用部门的需求为根本理念的指导下进行。与此同时，在设计流程节点资源时，需要将终端用户的使用界面设计出来，其中又以流程节点的表单为重点。 2.2 实施机制 2.2.1 引擎设计 若要实现办公自动化，就必须要依靠工作流技术为办公流程提供的多项服务，其引擎运作的实现，利用了单个或多个不同的引擎组内部相互联系、交叉作用，作用在于协调和合理分配不同办公资源。该引擎的性能众多，包括对办公流程各个组成部分的运作进行调度、对各项活动的进程展开合理分配，维持工作流及其相关数据正常运转等。 引擎运转过程：第一步，引擎外部接口将控制信息接受下来，并把所接收的信息传送至引擎主控制中心；第二步，由引擎针分配接收到的讯息，例如，开始对过程进行管理，接受办公自动化控制要求开始活动以及结束活动等；第三步，按照控制信息的不同开始对相应的任务进行处理，并展开相关操作。在这一过程中，可将引擎当作接收器与传输器，其负责具体控制接收到的信息，以免使整个自动化流程的正常运作受到影响。 2.2.2 访问接口设计 各个接口会在工作流引擎运作时向其传输信息，因此，其所拥有的外部接口众多，但接口不同，其传输的信息也有很大差别，而不同接口所定义的数据交换规则均是相同的。以Java和其他相似的接口为例，其所传输的信息均直接从数据库中传导出来，而各个引擎能否协调工作就由其提供的信息所决定。 3 结 语 综上所述，办公自动化技术可使工作流技术得到有效应用，有助于企事业单位工作效率的全面提高，也在现代化建设发展方面发挥了积极作用，其为我国社会组织的工作能力与工作水平同国际接轨提供了技术保证。希望借助本文帮助各类企业组织管理者有效应用工作流技术，为集团型企事业单位革新管理手段提供借鉴，让社会组织的工作流程均带有时代特征，全面提高其业务开展效率，以让我国现代化建设事业的发展得以稳步推进。 主要参考文献 [1]罗中.国内外办公自动化的现状与趋势分析[J]. 现代经济信息，2014（12）. [2]苏士勇.基于信息技术的大型企业集团管控研究[D].北京：中国矿业大学，2010. [3]周莹.基于工作流的办公自动化OA系统构建研究[J].商业经济，2011（20）：90-91. |
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