| 标题 | 高校档案管理信息化建设的实践与探索 |
| 范文 | 戴彦 [摘要]随着信息技术不断发展，信息化产业已经逐渐渗透到各个行业里面。高校档案管理是高校的一大问题，这对高校建设的重要性显而易见，高校档案管理也应该与时俱进，不断改进信息化建设的步伐。但是，从目前的情况来看，我们国家档案管理仍然存在着很多的问题，急需有一系列的措施去解决。本文根据前人的经验，阐述了高校档案管理存在的问题以及解决措施，希望能够起到重要的作用。 [关键词]高校档案管理；信息化建设；实践与探索 0引言 随着教育的不断发展，很多学校为了迎合国家扩招的趋势，规模也在不断扩大，无论是从整体的规模还是整体人数来看，各项数据都在迅速发展。高等学校的每项任务都是十分复杂的，也是数据量巨大的，这就使档案管理成为最主要的难题。在这种大环境下，建设档案管理流程化以及信息化成为当前高校发展的主要任务，充分发挥信息技术的快速性以及整体性，创新档案管理流程，促进高校档案管理的可持续发展。 1高校档案的含义 我们所说的高等学校的档案管理，指的是学校在进行活动中形成的一系列文件，比如教学、科研等管理方面。这些档案对学校的发展有着十分重要的意義，对于研究学校发展以及社会发展有着重大的意义。这些文字以及图像承载着不同时期的特点。这些档案能够从各个方面来显示高校教学质量以及学校的办学水平。在学校档案重要性日益显著的大背景下，加强高校档案管理已经成为高校发展的重中之重，也是外界不可阻挡的。但是，从现状来看，高校档案管理存在着许多不可抗拒的问题，急需有效的措施去处理。只有这样，才能够在不占用太大空间的同时，将档案进行分类，能够快速找到所需的档案，实现档案的信息化处理，进行资源共享。 2高校档案信息化建设的意义 2.1提高了管理效率 提高高校档案管理效率的主要途径就是档案管理的信息化。目前，全国各大高校的规模都在扩大，目的就是为了迎合国家扩招的指示，这就使得学校的档案越来越不好管理，传统管理模式的弊端日益显现，优化档案管理的模式，提高管理的效率已经迫在眉睫。充分发挥档案管理信息化优点的主要方式就是加快信息化的步伐，高校档案信息化能够使管理档案时更加快捷，如果优化流程建成，能够永久进行使用，这就使得整体的成本大大减少，档案管理的效率也就大大地增加了。 2.2提高了高校管理水平 高校管理水平大大提高的主要方式就是高校档案管理的信息化建设。高校档案管理工作的主要部分就是高校档案管理的信息化。要想达到这一目标，首要任务就是提高高校的教学管理水平，通过对信息化建设力度的加大，进一步对流程进行管理，提高高校整体工作效率，一方面节省成本，另一方面给教师们减少了任务量。档案管理信息化是档案管理发展的主流，也是推进高校发展十分现实的选择，加快档案管理信息化现代化发展的步伐，使得学校的发展提高一个层次。 2.3提高了高校档案开发效益 高校发展的必然要求就是高校档案管理的信息化，高校推进档案管理的信息化发展，对于信息共享以及资源的再利用有着十分重要的意义，对于开发有着极大的帮助作用。需要发挥死档案的优势，为高校建设发展服务，对高校档案管理有着十分重要的意义，对于打破管理人员的惯性思维，创新档案的使用方法，改变档案使用的权限，使得档案从管理向使用信息采集进行转变，加快档案智能化发展，促进档案管理部门的发展更好服务学校政务，方便教学教研活动更加顺利地进行。 3高校档案管理存在的问题 3.1缺乏统一的标准 高校档案管理没有制定统一的标准，缺乏科学性。随着信息化发展，高校档案管理也应该逐渐更新自己的管理模式，加快学校档案信息化建设的步伐。最终目的就是为了实现高校档案信息资源的共享，将资源进行远程操控。而实现这些的前提就是必须要制定统一的科学标准。要建设统一的科学标准的前提就是各个学校制定出切实可行的标准，不断探索高校档案管理的标准，建立起统一的软件设计标准、档案建设标准，增加实时更新档案数据库并且将地方性的数据库融人其中，确保高校档案信息管理的安全性，目的就是为了给高校档案管理信息化建设提供便利条件。 3.2基础设施建设不完善 信息化基础设施建设不完善是高校档案管理的薄弱环节。一部分高校认为信息化就是计算机增加，这是错误的。这就是对信息化缺乏一定认识，并且缺少规划。大部分高校并没有专门的服务器，一般情况下都是使用普通计算机来代替。还有一部分学校网络安全不配套，档案管理也存在一定的缺陷，这就使得档案信息化管理存在一定的漏洞，很多高校信息化管理硬件不够完善，档案管理系统也没有进行实时更新，数据库的数据没有实现实时性，信息不够完善。虽然有的学校配备了相应的软件，但是由于整体的软件与之不对应，不能够兼容，使得整体的功能不能发挥出来。 3.3缺乏信息管理人才 人才的缺失是制约高校档案管理信息化发展的根本原因。使得档案信息发展相对落后一些。这使得高校档案管理发展速度大大减缓。目前来说，高校档案管理人员以及信息化人员比较缺少。熟悉档案管理也了解信息技术的人员更加少。懂得档案管理的人员不懂得信息化技术，懂得信息化技术的人员不懂得档案管理，这就大大制约了档案管理信息化发展。除此以外，受到了资金以及人力等方面因素的影响，高校数字技术发展还要滞后于社会，加上人才的匮乏，档案数据的建立变得更加困难，信息化发展落后于其他的行业。因此，培养人才也是高校发展信息化档案建设的重中之重。 3.4改进思想观念 随着时代的发展，高校档案管理应该呈现其特色。但是，大部分的学校并没有了解档案管理信息化的意义，其重要性和必要性是影响档案管理发展的主要因素，没有认识到信息化在档案管理建设中的作用，进而没有对其制定相应的策略。同时，大部分的档案管理人员都有其惯性思维，思想观念也比较落后，不能够积极创新自己的工作方式。单纯地认为档案管理只是高校工作的附属部分，对于学校整体的教学质量以及发展没有意义。这种落后的思想观念使得他们懒散与不思进取，对于学校的发展前景是百害而无一利的，严重制约了高校的发展。 4高校档案管理信息化建设的实践与探索 高校档案管理是一项长期工程，也是一项系统性的工程。信息化建设是其发展的主要手段。我们必须将眼光放长远，统筹兼顾，创新信息化建设的方式。高校档案管理信息化建设的探索与实践需要每一个高校积极去探索，这对未来信息化体系标准的建设有着十分深远的意义。 4.1加强标准体系化的建设 高校档案管理信息化建设的标准体系目前还没有明确，加强其建设对高校档案管理有着十分深远的意义。由于受到档案传统模式的影响，档案管理方法近些年也没有很大的改善，高校档案管理信息化建设没有形成统一的标准，也变得更加的复杂。在出现档案管理信息化建设以后，没有对其进行统一的规范。所以，使得目前的档案管理存在着各执一词的局面，使得档案管理的信息管理困难大大加大。目前需要不断加强档案的收集力度，并且对其进行归纳，使用科学的标准对档案进行管理，将档案管理信息化建设得更加规范。只有制定出统一的标准以后，才能够更加规范档案管理流程，创新出统一的档案管理标准。随着时间的推移，国家也会制定一些规范档案信息化建设的标准，加大档案管理的力度。 4.2建立健全全面的数据库 健全数据库是各个行业的必要条件，加快高校档案的数据库建设，并对其进行全面的更新与补充，是建设信息化档案管理的主要途径，也是其必要的手段。建设强大的数据库之前首先应该了解档案的特点是什么，找出适应档案特点以及发展前景的数据库。档案信息建设是档案信息化的主要内容。档案资源数据库建设的水平直接决定了档案管理的质量，这也关系到高校发展的方向。充分开发利用各个高校的档案资源。一方面，应该加强学校各个资料的搜集，并且对其进行归档，建立起基本的数据库。另一方面，高校应该加快档案管理的信息化进程，对学校的资源进行数字化整合，以便于对档案进行整合和再利用，不断地填充更新数据库。数据库的更新与健全是建设信息化档案的必要条件。 4.3完善高校信息化建设平台 高校信息化平台的建设对高校档案建设有着十分重要的意义，这需要依托于校园网网络。目前，学校校园网络属于局域网，依托于其建设信息化平台，这对于推进信息化建设档案有着十分重大的意义。随着信息化建设进程的加快，就需要借助网络快速性以及及时性的特点建设网络信息化平台。准确收集相关的资料以及档案信息。这些就是为了能够实现档案管理的检索更加自动。在校园网上开设信息化站点，将学校多方面的信息融入到站点内，进而实现共享信息资源，这就大大地增加了档案管理的效率，利用率也大大地增加了。 4.4加快培养专业化的人才 人才的培养一直都是重中之重，引进先进的人才对于加强档案管理有着十分重要的作用。另外，也需要不断加强在职人员的培训，改变他们的思想观念，最大程度上加快档案管理的建设步伐，加快信息管理队伍建设。采用从外面引进人才以及加强内部人员建设双方向的方式，来培养专业人才。高校管理人员应该制定相应的机制以及政策，调动起管理人员的积极性，通过保留相关的人才队伍，实行一带一路的方式，培养建设专业人才。档案管理需要专业的人才在技术性以及专业性方面对整体人员进行培训，更需要一批心理素质过硬以及事业心强的人员，建设起一批全面的复合型的人才為高校建设信息化档案管理做出贡献。 5结语 高校档案管理信息化建设与实践需要每一个高校积极去探索，这对未来信息化建设体系标准的建设有着十分深远的意义。建设档案管理流程化以及信息化成为当前高校发展的主要任务，充分发挥信息技术的快速性以及整体性，创新档案管理流程，促进高校档案管理的可持续发展。 |
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