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自助投递模式下高校财务管理的实践与探索

范文

秦慕

[摘要] 以自助投递机引入后高校财务的应用及推广情况为背景，探讨了新模式下高校财务管理存在的问题和改革方向，自助服务是提升高校财务报销效率、方便师生的重要手段和必定趋势。

[关键词] 自助投递；高校；财务管理；效果

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 027

[中图分类号] G475 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）13- 0064- 04

0 引言

财务报账是高校财务管理工作的重要环节，随着国家教育、科研经费投入的加大，高校财务活动业务量与日俱增，业务处理过程繁重复杂。为解决目前高校财务预约量巨大，预约单接收工作烦琐细碎，财务业务反映速度下降的现状，实现24小时接单，提高工作效率，改善师生财务报销体验，浙江大学引入报销预约单自助投递机。财务报销自助化服务开创了高校新型财务服务模式。本文介绍了自助投递机在高校的应用和推广情况，应用优势和发展方向，自助服务模式是提升高校财务服务效率，方便师生的重要手段和必定趋势。

1 浙江大学财务报销的发展状况

浙江大学于2009年起推出财务报销单网上预约，现已平稳推行7年有余。在2009年，学校年制单量为376 667份，至2016年，年制单量已增长至629 069份，同比增长67%。以2016年为例，学校全年财务报销制单量近63万份，比2015年制单量增长近3%，其中近80%是由报销人网上预约后成功转入制单的。2016年12月份，学校单月制单凭证量突破10万份，为100 579份，当月最大日制单量6 090份，日均接收预约单量近3 500份。庞大的制单量数字背后，是每个工作日大量的网上预约报销单据送至财务部门等待接单窗口受理，在年底报销高峰月份接单窗口工作时段平均每7秒钟操作“接单”一次，人工接单工作压力十分巨大。其统计如图1至图3所示。

从报销流程看，报账过程中最耗时的是送单和审核制单两个环节。网上预约报销推行之后，由报销人填写原始信息，将烦琐的财务报账工作简化为对原始单据的审验和对网上预约报销系统数据的修改或确认，审核制单效率大大提高。目前师生已普遍接受网上预约报销模式，此时引入自助投递机，推出自助投递服务，是减小送单时间成本、优化报销流程、顺应自助模式发展的趋势。

2 自助投递机系统的建设

自助投递是在网上财务预约报销的基础上，按照流程利用IT技术资源，打破传统人工接单管理方式，采集预约条形码，从而接收报销预约单和材料的自助式投递模式。自助投递系统的设计，包含了财务预约和服务的各项资源，与学校网络联网，实现信息和财务流程的联通，优化信息流和物流之间流程，集成业务数据和财务数据的贯通。

具体过程，首先，报销人通过网上报销系统填写报销单，打印《网上报销确认单》附上原始单据，经相关领导签字审批完成网上报销的流程；其次，在自助投递机上根据提示完成相应投递操作：条码识别、条码验证、机器收单、生成投递信息回单。当成功投入到自助机并取走接收单即完成所有步骤。投递完成后，经办人可通过网上报销系统自助跟踪查询报销业务处理的进度。其操作流程如图4所示。

目前，学校在四个校区会计核算大厅都备有自助投递机，实现24小时自助接单受理。报销单自助投递机推出的目的是对现有业务流程进行优化，最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成，提高服务质量、降低运行成本，从而实现提高财务管理水平的目的和使财务工作在质量和服务上取得显著提高的设计模式。

3 自助服务模式的优势

3.1 优化报销流程

推行自助机模式之前，预约报销单进入报销流程是以独立接单窗口人工接单起始的。报销人需要在工作日的工作时段将报销单送至财务部门。推行自助投递机之后，报销人不再受时间约束可自由安排送单时间，报销过程自助式物流化进行，报销人员可在任意时间和地点查询报销单的接单、制单、复核、出纳的实时物流情况。免去了在报销过程中排队等候的时间，改变了“财务报销等候时间长”“往返财务部门次数多”等现象，充分体现了“服务师生，以人为本”的服务思想，具有显著的实用性。

3.2 “主动财务”模式的延伸

推行自助投递机模式，自助化服务代替人工服务，是 “主动财务”模式的延伸，主动财务使得会计核算职能得到了充分履行，接单、录入、审核、复核、出纳等环节资源得到了合理调配。通过网上预约报销，报销人自主了解财务规章制度、自助完成网上预约报销初审过程，财务人员对会计事项进行核对修改，减少了财务核算的差错率。报销人随时投递报销材料，免去现场报销排队等候时间，财务人员的“非业务性”工作量大大减少，复核入账速度和服务质量大幅提升，信息不对称情况明显缓解，工作效率明显提高。

3.3 效益效果的提升

自助投递机的运用很大程度上替代了人工接单窗口，自助投递操作简单，无需人工指导，取消了专职接单员的岗位设置，自助机标准化、自动化管理有效降低了人员管理难度。此外，自助投递机的运用，将预约报销、送单、审核等环节整合在一起，实现财务报销前段流程的自助运转，减少排队现象，改善报销环境。不仅缓解了财务人员的工作压力，也提高了财务部门的空间使用率，有效提升了财务的服务水平，大大提升了满意度。因此，自助投递机的使用实现了财务信息化管理信息采集、录入、投递的自助化过程，减少了财务部门的运行成本，包括人力成本、空间成本和时间成本，提高了经济效益。

4 构建自助服务模式的改进方向

4.1 功能多样化需求的扩展

目前，自助服务系统在高校财务的应用方式较为单一。以学校为例，自助投递机只能接收通过网上预约的报销单投递，对于没通过网上报销系统预约的，暂不能使用自助投递系统。同时，因报销人对报销政策掌握认识程度不同，为减少师生复杂业务因材料不全需要补齐往返财务部门的次数，自助投递机暂不接收例如外汇（出国）报销等复杂业务的预约单投递。自助服务可与其他财务系统平台互联互通，进一步扩展丰富，建立报销记录、报销单物流、打卡金额的查询与打印等功能，提供更加人性化、个性化服务，满足用户自助服务多样化需求。

4.2 空间布放力度的加大

随着自助机各项功能的扩大和完善、用户自助服务意识的转变和对自助服务的认可，自助服务将会带来越来越多的便捷。今后自助机也将应用到更多领域，为高校师生生活带来更多自助服务体验。因此，高校可加大设备的布放力度，确立“就近自助服务”的目标与方向，在教学楼、实验楼、师生宿舍区和学生服务中心这几个与师生关系最密切的多个场所设置自助服務设备，最大限度地方便用户进行“零距离”式的自助服务，提高自助机设备的普及数量。

4.3 自助化构建进程的加快

现代信息技术进一步发展，自助服务系统及其设备的性能定将日益先进，其形式、内容和功能等也将日益多样化。高校财务工作应继续坚持以科学技术为第一生产力，新技术发展为依托，用技术发展成果去构建、发展和完善财务工作的自助服务模式，向发达国家高校财务自助服务模式学习和借鉴，加快用户自助服务模式正能量的发挥，不断提高自助模式的完美程度。

财务部门工作人员的角色适时转换，开展数字化、网络化、智能化和自助化技术的学习和培训，在逐渐加强对自助服务系统的认知、管理、运行和维护中，积极推进技术创新带来的管理创新和服务创新，指导和帮助师生开展自助服务，加强对用户自助服务的咨询解答、功能介绍、操作指导等工作，从而保障用户自助服务模式健康高效可持续发展。

5 结语

财务自助服务模式是新型的报销服务模式，在很大程度上解决了报销等候时间过长、往返财务部门次数过多、财务人员核算效率不高、财务窗口工作人员压力过大等问题，同时也提高了高校财务的管理水平，降低了师生财务报销的时间成本。

主要参考文献

[1]吴东霞.高校实行无现金报账的实践与思考[J].商业会计，2010（15）：61-62.

[2]刘敏超.医疗自助服务系统研究[J].医疗卫生装备，2012，33（5）：101.

[3]叶莉.高校图书馆自助服务建设的实践与趋势分析[J].甘肃科技，2012，28（8）：106-108.

[4]施文艳.高校财务网上预约系统相关问题研究考[J].中国管理信息化，2012，15（19）：19.

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