| 标题 | 转变观念 多措并举 全面做好电子招投标档案管理工作 |
| 范文 | 王冬梅 [摘 要]随着我国《电子招标投办法》和《电子招标投标系统技术规范》的颁布实施，电子招标投标活动已具有一定的普遍性，因此电子招投标档案管理尤为重要。本文通过分析电子招投标档案的特点及现状，对企业电子招投标档案的管理措施进行具体的阐述，为企业做好目前招投标档案工作提供借鉴和参考。 [关键词]电子招投标；档案；管理 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.116 [中图分类号]F284 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）20-0-02 1 电子招投标活动档案管理工作的特点及现状 1.1 招投标电子化档案的特点 第一，招投标电子档案具有法律效力。招投标项目档案实现全程电子化，将CA（电子商务认证授权机构）认证应用在电子招标前期文件、电子招标文件、电子投标文件、电子招标后期文件材料等备案中，使这些招投标电子文件材料具备法律效力。 第二，招投标档案电子化提高了档案管理工作效率。电子招投标活动改变了以往招投标活动使用纸质记载各种文件、文字以及数据的管理形式，档案工作人员可以直接在计算机和网络上开展收集、审核、归档等工作，文件材料从产生到处理结案基本做到无纸化，处理完毕后能及时归档，做到全过程招投标项目文件的归档，能保证齐全、完整，同时做到快速便捷地提供利用，大大提高了工作效率。 第三，招投标档案电子化降低了成本、减轻了保存所需的空间压力。按照档案管理相关规定，传统的招标项目纸质文件材料在收集、整理、立卷、归档后，根据档案储存的保管期限要求，要保存30年或永久。采用电子化方式归档，可节约大量的纸张与电脑耗材，大大减少招投标各环节产生的纸质材料，节省大量的库房及档案用具，做到节能环保、降低成本。 1.2 电子招投标活动档案管理工作的现状及存在的问题 一是在电子招标投标中，对于电子招投标档案管理，各界人士未能达成共识，即对于招投标电子文档的地位和作用看法不一。在《电子招投标办法》实施后，电子招投标活动中的电子文档无疑应该在其中扮演重要角色，而现实却并非如此。形成反对、赞成两种观点：持反对观点的人员不习惯、不放心使用电子文档归档，电子招投标的全程仍离不开纸质文档，这类人员多为招标人、投标人和监管部门；持赞成观点的人员则不断呼吁社会扩大电子文档使用范围，加强电子文档的安全保障，制定电子文档使用办法，实行真正的、全流程的电子招投标，持此种观点的人也多为一些招标人、招标代理机构和电子招标投标平台的运营单位。也就是说，在一个行业内形成了观点互相对立的两大派别，电子招投标活动档案归档工作陷入了现实的囧境。 二是在电子招投标活动中，按照《电子招投标办法》相关内容规定，电子数据文档在过程流转中，应该形成具有电子签名、印章等有效合法的确认标识的数据文件，但在实际工作过程中，很多电子数据文档只是可更改的数据格式文件，不具有《电子招投标办法》中规定的电子签章确认，致使招投标电子文件的有效性、合法性打了折扣，使得电子文件在办结归档时，形成很大阻力。 三是目前对招投标电子档案安全保管及提供利用构成威胁的因素仍然存在。一方面在工作沟通上存在由于协调不当产生的安全问题。投标招标电子化档案最基本的要求是档案数据要绝对公正、安全和保密。同时，整个招投标过程必须通过电子计算机网络系统技术来实现，而该系统是一个有机的整体，需要协调得当。如果协调不当，就会造成信息混乱。另一方面，在实际中存在操作不当的问题。招投标档案电子媒介代替了传统的纸质，电子媒介的使用对技术提出了更高更严格的要求。归档的电子文件必须是有效的、可读取的，并且是相关电子文件的最终版本，而这一过程需要操作者输入准确的数据来完成，如果操作者业务不熟悉或操作不当，就容易造成信息失真。 2 建立机构，落实职责，为电子招投标档案管理工作提供组织保证 做好任何一项工作，都需要建立机构平台，电子招投标档案管理工作的开展也不例外，同样需要建立电子招投标档案管理组织机构，尤其是电子招投标工作的完成需经过招标人、招标代理机构、监督部门及技术维护单位等多个单位、部门，任何沟通及协调不当都有可能对数据的安全性、完整性、准确性造成威胁。因此，建立统一协调的组织机构及工作平台，是做好电子招投标档案管理的重要组织保证。 3 提高素质，严格要求，为电子招投标档案管理提供人才保证 电子招投标电子文件的形成比较复杂，它的存储、检索和传输是技术性较强的工作。因而，要配备专职档案管理人员，提高业务管理水平，并对参加电子文件制作和管理的人员加强协调，进行严格的管理，抓好业务培训，以提高档案工作人员的素质和责任心，使其规范操作，确保电子档案的安全性；加强档案业务知识、计算机操作及网络知识的培训和继续教育，继续教育可以采取多种方式进行，把“走出去”与“请进来”的教育方式相结合，并组织人员不断学习新知识、新技能；积极引进不同层次及类型的专业人才，不断调整档案队伍的专业和知识结构；最大化地运行、保存及利用招投标电子档案。 4 建章立制，规范管理，为电子招投标档案管理工作提供制度保证 为使电子招投标档案工作顺利开展，尤其是确保电子档案的安全性，就必须建立一套完整的规章制度来加强管理，即建立各级单位、部门、岗位责任制度和档案流程管理制度。不仅要对电子文件编制人、审核人、上传人的职责进行明确，还要在日常工作中给不同的使用人员赋予不同的操作权限，用制度保证电子档案齐全、准确及数据安全。第一，要建立完善的电子招投标档案安全管理制度体系。该体系包括：机房及信息设备管理制度、软件管理制度及操作规程、用户管理制度、密钥管理制度、内外网管理制度、电子招投标档案归档制度，档案提供利用制度及应急预案等，并加大制度的执行力度。第二，要建立完善的系统运维制度体系，记录系统运维时间、地点、人员、内容及故障原因，运行及维护要具有可追溯性记录系统，随时可查。第三，要建立网络安全預警及防病防黑机制，对电子招投标系统运行进行监控，及时发现问题及时处理，并定时进行异地容灾备份。 5 运用技术，为电子招投标档案信息安全提供技术保证 一是要建立档案管理系统与电子招投标管理系统的接口，或设计研究开发独立的电子招投标档案管理系统。建立开发组织机构，明确责任分工，编制开发设计方案，研究系统操作流程及归档调档，设计各类档案统计报表，更好地完成电子招投标档案的收集、归档、鉴定、利用等工作。 二是要采用目前先进的安全及技术措施，以保证电子招投标活动中电子文件信息的安全。目前，较为先进的安全及技术方面的主要措施有：网络防火墙系统、病毒及恶意软件防护技术、数据实时监测系统、黑客攻防与入侵检测系统、密码与加密信息技术以及电子文档水印技术等。通过防火墙技术可以有效进行网络间数据交换的检查，有效地阻止黑客入侵行为及降低破坏程度。使用黑客攻防与入侵检测系统可以最大限度保护网络信息安全，其是一种积极主动的安全防护技术，提供了对内部攻击、外部攻击和误操作的实时保护，在网络系统受到危害之前拦截和响应入侵，因此被认为是防火墙之后的第二道安全闸门，在不影响网络性能的情况下能对网络进行监测。密码与加密技术，是一种遵循既定标准的密钥管理平台，它能够为所有网络应用提供加密和数字签名等密码服务及所必需的密钥和证书管理体系，只有信息利用者通过授权，具有解密钥才能获取档案信息，可起到有效的保护作用。采用数字水印技术，可以将信号处理的方法在数字化的多媒体数据中嵌入隐蔽的标记，这种标记是不可见的，只有通过专用的检测器才能提取，因此数字水印是信息隐藏技术，能够保证档案信息在传递过程中的安全性。上述安全技术措施的采用，可以最大限度地保证网络信息的保密性、完整性、可用性、真实性和可控性。 三是要完善设备设施，做好相关备份工作。为了防止存档载体丢失信息，应不断完善设备设施，对于重点档案应增加备份，即将归档的电子文件拷贝至耐久性好的载体上。出于风险防范的目的，电子档案可采取一式三套的保存方式：即一套提供利用，一套封存保管，一套异地备份保存，确保数据不损坏、丢失或被恶意修改等，以提高归档电子文件的安全性和可靠性，保障后续利用活动的开展。 随着《电子招投标办法》的颁布实施，电子招投标项目即将完全依托电子平台完成招投标工作，电子化招标投标也必将成为当今世界的趋势并且势在必行。电子化招标投标档案管理作为其中必不可少的部分，是对档案管理工作的进一步发展。这一新的课题要求广大档案工作者必须顺应时代发展需要，转变观念，明晰流程，积极探索行之有效的电子招投标档案管理办法，研究制定相关管理制度及规范标准，以保证电子招投标档案齐全、完整、合法及有效提供利用，全面做好电子招投标项目的档案管理工作。 主要参考文献 [1]徐晶晶.招投标档案电子化归档范围及安全管理[J].城建档案，2015（12）. [2]刘心怡.关于建设网上电子招投标系统的考慮[J].中国招标，2012（22）. |
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