| 标题 | 谈如何加快推动中小学档案管理的电子化应用 |
| 范文 | 张万飞 摘 要：随着社会的不断发展，现在我们国家已经迈进了信息化时代阶段，如何运用新型的网络技术手段进行档案的管理，是现阶段档案管理工作者面对的主要问题。随着计算机技术的不断发展，传统的档案管理方法已经不能够适应社会发展的需要，要在档案管理工作中广泛的运用电子档案技术，提高档案管理工作的效率。 关键词：中小学档案管理；信息化；电子化 随着信息化技术的不断发展，档案信息在社会发展的过程中越来越起着重要的作用，信息资源是保证经济发展的重要基础。传统档案管理的方式已经和现在快速发展的时代相互脱节，要求在传统档案的管理工作中应用电子档案来进行管理，这样的要求加大了管理人员的工作压力，对他们的工作提出了新的要求。这就需要档案管理部门及时的转变工作的思路，为信息需求人员提供更好的服务。 1 将实体管理转变为电子档案管理 在传统的档案管理过程中，档案的形式大多都是纸质版，档案管理工作人员在进行档案资料整理时候都是利用手工进行操作完成。但是，由于在档案管理的过程中涉及到比较多的材料收集和整理等多个方面，档案管理工作人员的工作压力比较大，同时档案操作的步骤也会比较繁杂。由于档案工作人员需要对大量的档案资料进行保管，因此档案管理部门工作人员需要不断地加工和完善档案，导致大量的档案信息资源浪费。随着社会的不断发展，在档案管理工作中引入了大量的现代化信息设备，促进档案管理工作朝现代化的脚步迈进，运用现代化的信息管理方式进行档案的管理。通过信息化的方式进行档案管理能够应用于多种平台，实现档案资源的信息化。 例如：在进行电子档案管理的过程中，当学生存在一定的变动时，档案管理人员可以直接对学生的档案进行电子化的变动，避免了再去档案室进行大量的查找，同时还要重新修改档案的内容，浪费资源。电子化的信息档案，还非常的便于教师了解班级学生的基本情况，根据档案中对学生的描述来对学生进行差别化的教学。 2 提高档案管理工作者的专业素质 现代化的信息设备需要相关的专业人才来进行操作，档案工作信息化的管理仍然需要通过人来实现。因此，现代化的档案管理工作需要现代的知识体系为依托，建立一支具有现代科技和相关设备运用能力的人才是档案管理的基础。首先，现代的科技成果在不断地发展，导致档案管理工作也在不断地变化，这就迫使档案管理的工作人员要不断地进行学习和掌握管理的相关知识，尤其是计算机方面的知识，会直接应用于档案管理的过程中。其次，档案管理工作人员必须要掌握档案管理的现代化技术，主动的进行档案管理的相关知识学习，掌握现代化的档案管理技术，不断地进行深层次的学习。学校需要对档案管理的教师定期组织培训管理工作，提高档案管理的效率。 例如：在学校的档案工作人员可以主动的查阅相关的资料学习方档案管理的相关技能，提高自己档案管理的能力，学校也要为档案工作者提供积极的条件，有计划的组织档案管理工作人员分批次的进行培训，进一步进行学习，学校还可以让培训回来的教师采取以强带弱的办法进行档案管理，互相帮助争取采取更加积极的方式进行档案管理，建立梯队形式的人才复合式结构，提高学校的档案管理效率。 3 建立充分有效的电子信息系统 各中小学校要实现档案的信息化管理，就需要建立管理档案的硬件设备。因此，档案管理的相关部门首先要合理的设计档案管理工作的相关流程，使学校的档案管理工作更加符合信息管理工作的相关要求，学校需要设定好相关的电子档案信息系统，建立完善的内部管理制度，保证学生档案能够安全真实。在利用电子档案进行档案管理的过程中，学校需要考虑的最重要的就是学生档案的真实性，在实际的操作过程中，由于档案在从电子文件到进行系统化的归档没有规范程序化的管理系统，各个不同的系统之间进行直接的链接没有办法实现。因此，在当前的技术之下，仍然不能够保证原来的电子档案的完整性，造成电子档案缺乏安全性。另外，计算机病毒和黑客入侵导致档案的安全性降低，只有有效的预防计算机病毒的入侵，才能够保证电子档案的安全有效。 例如：在对档案进行管理的时候，需要学校的相关工作人员不断地进行掌握新的电子信息档案技术来建立更加有效的电子信息系统，保护学校电子档案的安全性，学校在掌握完备的技术之后，还可以纳入法律保护制度来保护学校的档案，让档案能够安全，保护学生的隐私。 4 加强电子档案管理的制度化建设 学校工作中最核心的工作就是对学生进行教学工作，学校的主体是教师和学生，为了保证学校各种事业的健康有序发展，需要档案管理工作者对教师在教学中取得的成绩和学生的学习成绩进行保存下来。但是，单纯的依靠档案管理教师进行学生档案管理的任务比较困难，需要依靠学校全体教师进行配合和协助。因此，学校应该建立档案管理工作的收集制度，制度中规定各个部门的负责人把自己教学过程中的教学计划，学生的成绩以及考试的分析情况积极的汇报给档案室，新学期开始时候的学生入学名单，和学习结束以后的学生具体情况汇报给档案室，档案室根据教师的汇报进行恰当的分类归纳整理存档。档案室也需要配合各个教师的工作，当教师需要学生资料的时候，及时的提供给教师，方便教师对于班级的管理。 例如：在一所学校創办的时候，往往会有很多重要的证件，需要档案部门进行管理，这也是唯一能够对学校的情况提出证明的部门，当学校有需要的时候档案室需要及时的提供相关的证件，便于学校的管理工作。档案工作室需要严格的管理档案的保护制度，让学校的档案有具体的章程可以遵守。 5 加强档案管理工作中资金投入 在中小学档案的管理工作中，要提高档案管理的效率除了建立完备的制度之外，还需要在资金方面给予大力的支持，确保档案管理的工作能够顺利的进行。中小学阶段的教育教学是最为关键的阶段，为之后的学习打下基础。因此，中小学教育的档案管理过程中，一定要将电子化管理落到实处，完善中小学教育体系的制度建设，重视针对学生的管理制度。最基础的就是从学生的档案管理工作入手，提高学校的办学效率。加大档案管理工作中的资金投入能够保障学生档案的安全，让学生在学校学习的时候放心和安心。 例如：学校可以针对学校的具体情况，加大对于档案管理工作的投入，优化学校内部的资源配置，进行电子信息化的档案管理，提高中小学内部的档案管理工作能力。另外，学校还可以进行适当的资金投入，对学校的档案管理工作人员进行培训，确保工作人员的档案管理工作人员能够提升自己的专业素养。提高学校的档案管理能力，这样能够保障学校学生和教师的基本信息安全，进一步的提高教师在课堂上的教学效率。 6 结语 在信息化的条件之下进行电子档案的管理是现阶段档案管理工作的重中之重。档案管理部门一定要转变档案管理观念，改变传统的档案管理方式，建立更加有效的电子档案信息系统，为社会的发展提供便利。中小学电子档案管理是教育信息化过程中的重要组成部分，为中小学的档案管理创造了便捷的管理模式。 参考文献 [1]高永安.中小学档案管理信息化建设初探[J].办公室业务，2016（07）：38. [2]崔宝明.浅谈中小学档案管理信息化[J].科技视界，2016（03）：248. [3]杨小梅.中小学档案管理信息化对策[J].成功（教育），2013（03）：157. [4]王华.中小学档案管理信息化刍议[J].黑龙江档案，2012（04）：104. |
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