| 标题 | 电子文件归档与数字共享服务研究 |
| 范文 | 吴丹丹 [摘 要]在信息化时代，电子文件作为在数字设备及环境中产生的一种新文件类型，已经成为社会信息交流和共享的重要形态。在各行各业的工作活动中随时都在形成、利用信息技术制作和传送电子文件，如何有效对电子文件进行归档，实现电子文件数字共享的服务模式，已成为当前档案管理工作急需解决的一个重要问题。本文通过阐述电子文件归档与数字共享服务的时代意义与原则，分析当前电子文件归档与数字共享服务存在的问题，从服务理念、服务标准、服务方式等方面提出了应对策略。 [关键词]电子文件；归档；数字共享 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.071 [中图分类号]G276 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）14-0-02 所谓电子文件主要是指在计算机设备及环境中生成，存储在磁盘和光盘等载体上的数字信息形式，借助移动网络设备进行阅读、处理，并可以在网络上进行传递的一种新文件类型。早在20世纪70年代末，美国著名学者兰开斯特在其《走向无纸情报系统》一书中，早已对未来的无纸化社会前景进行了描述，他预示在未来社会，随手可得的电子文献将逐步取代纸质文件。随着计算机技术的突飞猛进，信息时代已经到来，在不到20年的时间里，兰开斯特的预言变成了现实，电子文件作为一种新型的文件档案载体，在各个单位的工作中爆发式地产生，同时也发挥了越来越重要的信息呈现与传递作用。 1 电子文件归档与数字共享服务的时代意义 1.1 促进电子政务工作有效开展 在信息时代，我国的电子政务工作由初步的探索进入一个长足发展的重要阶段。各级党政部门都非常重视电子政务工作建设，在不断地完善计算机软硬件设施的同时，逐步对电子政务系统进行升级换代，加强对电子政务的管理与应用，及时转变工作职能和服务理念，朝着高效率和便捷服务大众的方向积极推进。在电子政务发挥重要作用的历史阶段，电子文件被广泛生产并迅速流通，成为电子政务工作中不可或缺的重要信息载体。如何对这些海量的电子文件进行精确收集和科学归档，并对数字化的信息进行共享利用，已成为电子政务系统实现办公自动化和网络化的重要前提。因此，研究和探索电子文件的科学归档和数字共享服务，对充分发挥政府职能、更有效地服务人民群众意义深远。 1.2 促进档案管理的深入研究 在发达的信息社会中，各种信息资源的传递、交流与共享都主要依赖于计算机网络，社会中的各行各业在日常办公业务中都产生和利用大量的电子文件，这些电子文件对于这些单位和企业具有重要的信息传递价值。在这样的背景下，档案管理部门如果不能改变传统纸质文件的归档与存储，会在一定程度上浪费人力资源，导致档案管理工作效率低下。与此同时，如果对这些大量的电子文件不进行科学收集与归档，将使这些电子文件资源处于无序、无管理的混乱状态，在众多网络病毒与黑客的攻击、篡改下，将给企事业单位造成严重损失。因此，开展电子文件归档与数字共享服务，能够在一定程度上促进档案管理部门对数字档案进行深入研究。 1.3 有利于发挥电子文件的传递与共享优势 自电子文件问世以来，其在各个领域中的信息传递和共享的作用一直被人们广泛关注和利用。随着各种类型、数量众多的电子文件开始产生，人们开始将关注的重点从电子文件的利用转移向如何有效管理和进一步发挥其优势上。我国著名的档案学专家何嘉荪先生曾提出，不论是现在的电子文件，还是传统的纸质文件，应该具有其共同的运动规律。事实证明，任何载体的文件价值都要遵循一定的规律，在不同的生命运动周期内，发挥着其本身所具备的价值和功能。开展电子文件归档与数字共享服务，是遵循电子文件存在规律的重要途径，是完善电子文件管理流程的重要环节，也是充分发挥电子文件数字资源传递与共享优势的重要举措。 2 电子文件归档与数字共享服务存在的问题 2.1 传统载体文件管理的思想束缚 长期以来，人们一直将传统载体文件作为日常档案管理工作的重心，无论在档案管理思路上，还是在档案管理方式上，都有一定的局限性。特别是进入信息化时代以后，电子文件成为人们开展工作、传达信息、资源共享的首要选择。对于电子文件的出现与利用，在很大程度上有利于开展工作，但同时也给档案管理部门带来了巨大的挑战。如何对数量庞大、种类纷繁的电子文件进行甄别、筛选、归档和共享，成为档案管理者需要面对的重要难题。在这样的背景下，传统载体文件的管理理念则显得比较落后，不能适应电子文件管理过程中的新特点和新要求。由于电子文件归档与数字共享服务理念落后，制约了数字档案管理与服务功能的有效发挥，进而造成电子文件管理滞后。 2.2 缺乏标准化的归档与共享服务标准 电子文件的归档与共享服务是一个复杂的、系统的工作流程，在这个流程中需要一个标准化的归档和数字共享服务标准，这样才能够在最大程度上发挥电子文件的积极作用与优势。就目前来看，关于电子文件归档的制度、规范和各种行业标准的制定在一定程度上相对滞后：①由于电子文件的文本格式、图像格式、音频格式和视频格式不同，电子文件内容不通话、种类繁雜，都会影响电子文件的归档工作，而电子文件的设计内容的不同与保密层级的差异，又在一定程度上会影响电子信息资源的共享与利用；②由于我国没有专门机构对电子文件的归档与共享服务标准化体系进行规划和指导，从而出现归档标准不一、共享不利的问题。因此，如何加强标准化的归档与服务体系建构，是实现电子文件科学归档与共享服务的重要前提。 2.3 缺乏必要的信息技术支持与维护 电子文件的归档与数字共享需要先进的计算机技术和互联网技术的保障与支持，才能打破不同种类电子文档之间的壁垒。由于电子文件的格式不统一、种类复杂，其所依赖的计算机操作系统和各种办公软件也各有不同，因此，各种管理软件之间存在不兼容的现象，在很大程度上影响了各类电子文件的科学归档和有效共享。目前，虽然有些软件公司开发出了一些电子文件管理系统，通过这些系统可以有计划地收集种类不同的电子文件，对电子文件进行科学管理、分类、整理、归档，最后形成数字化的信息资源。但是各个公司开发的管理软件之间能够进行兼容的并不多，从而造成不同单位所用的软件版本也各不相同，从而限制了电子文件的有效共享，使共享服务还停留在人工查询、传递的环节。 3 电子文件归档与数字共享服务的措施 3.1 积极树立电子文件归档与数字共享服务的新理念 由于部分档案管理部门的档案管理设备陈旧，再加上档案管理人员对电子文件归档和数字共享服务工作不够重视，不能很好地满足信息化时代的要求，导致党政部门和事业单位的电子文件信息管理工作杂乱无章。档案管理部门要充分重视电子文件归档与数字共享服务工作的重要性，积极转变传统的管理理念。电子文件是信息化时代的产物，它对社会上各行各业都具有十分重要的信息传递和资源共享作用。档案管理部门有必要定期对档案管理人员进行培训，革新他们的服务理念，从而不断提高档案服务水平，对深化开展档案管理工作意义重大。 3.2 逐步完善电子文件归档与数字共享服务的标准 标准化的工作规范是有效实施电子文件科学归档、实施数字共享服务的重要基础。无论是国家档案管理部门，还是各级档案管理部门，都应该充分重视电子文件归档与数字共享服务管理标准体系建设，通过制定标准化的工作规范与体系，规范电子文件的归档流程、存储方式、共享模式等。从电子文件归档角度来看，其标准要能够明确电子文件归档的主要范围，明确电子文件归档整理的基本要求，明确电子文件归档的基本主体及责任等。从电子文件共享服务的角度来看，标准的制定要统一电子文件存储类型、统一存储方式、统一划分保密级别、统一信息资源的传递方式和统一网络安全技术保障要求等。 3.3 努力建构电子文件归档与数字共享服务的相关技术 为了更好地做好数字档案信息管理工作，档案管理部门必须顺应时代发展的趋势和要求，针对当前电子文件科学归档和数字共享服务过程中出现的各种问题，积极探索和做好电子文件归档和数字共享服务过程中的技术支持与维护。其中需要特别注意的是构建一个具备格式和数据能够相互转换的电子文件归档系统，实现电子文件归档信息的高速转换。档案管理部门要通过购置技术支持服务，解决不同数据库系统内、不同类别电子文件的统一格式转换、排列，以便于电子文件的科学归档，最终形成统一、稳定的数字档案信息资源，以满足不同用户对电子文件数字共享服务的多元需求。 3.4 加强电子文件归档与数字共享服务的立法保障 在信息化时代，信息网络安全一直是影响人们生产、生活的重要隐患，如何保障信息安全是时代赋予的一个重要难题。同样，电子文件管理一直面临两大挑战，一大挑战来自电子文件自身内容与载体可分离性、易更改性、对机器的依赖性特征；另一挑战来自电子文件传播过程中，面临的网络安全、异构数据库共享等问题。②要实现电子文件的科学归档和数字共享服务的有效开展，既要有先进的技术支持，又要有统一的标准予以规范，同样也少不了法律法规的约束与保障。因此，国家立法部门要重视电子文件归档与共享服务过程中涉及的保密级、信息安全保障的立法问题，出台相应的法律法規解决档案资源管理中存在的问题。 4 结 语 目前，电子文件管理关注的重点是电子文件的最终归属问题和电子文件的价值增值问题。通过对电子文件进行科学归档，能够对电子文件进行有序存储，解决电子文件杂乱无章的现状；通过对电子文件进行数字共享服务，能够使电子文件以一种有价值的信息形式服务于大众，进而实现电子文件信息的价值。 主要参考文献 [1]周洁.电子文件归档问题研究[D].苏州：苏州大学，2013. [2]陈香.我国电子文件归档研究综述[J].山西档案，2016（5）. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。