| 标题 | 浅谈企业档案的保管和保护 |
| 范文 | 摘 要：档案保管、保护是档案部门的一项经常性的工作，它主要包括以下几个方面内容：一是维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序;二是预防档案可能发生的损毁，把各种不利于长久保存的因素消灭在萌芽状态，最大限度地延长其寿命。三是对已经损毁和老化的档案进行修复，尽量减少由于损坏带来的各种损失。具体而言，就是要创造一个适合企业档案保管的环境和条件，建立、健全有关保管、保护工作的制度，有步骤地维护和修复已损坏的档案材料，加强日常的检查工作，不断采用新的技术和方法，改善和加强企业档案的保管与保护工作。 关键词：档案;保管;保护 做好企业档案的保管和保护工作，通常情况下应该做到： 1 树立“预防为主”的观念，防患于未然 档案的损毁，大多都有一个渐变的过程，也就是通过逐渐增加损毁的因素，而达到档案的质变。比如，长期存放在阴暗潮湿库房中的档案材料，到一定时候会受潮发霉，变成“档案砖”;长期在日光下曝晒的档案材料，一定时间之后，字迹就会退色或消失。所以，做好档案的保管和保护工作，首先要树立预防为主的思想，随时注意发现各种不利的因素，并在档案发生质变以前就采取果断措施，抑制其进一步的恶化。同时，要制定各种切实可行的办法，从档案管理人员、利用者以及保管条件等不同的角度提出要求，使可能发生的损毁限制在最低限度。 2 了解企业档案材料的损毁规律，做好经常性的检查工作 企业檔案的损毁，通常是由两个方面的因素引起的，即人为因素和自然因素。人为因素的损毁，主要是指由于档案管理人员或利用者的不慎或失误造成档案的丢失、磨损、撕毁或污染。克服人为因素所造成的损毁，主要在于提高档案管理人员的责任感，把保管任务纳入岗位责任制，从制度上确保档案的安全。同时，还要向利用者做好宣传工作，向他们提出具体要求，避免档案材料的损坏，以延长档案的寿命。 自然因素的损毁，主要来自内因和外因两个方面。内因，是指档案的制成材料发生变化对档案寿命产生的影响。企业档案中不同的纸张、字迹等，都会因其质量的不同而影响保存寿命。比如，不同质量的描图纸，其保存寿命长短不同，用钢笔和圆珠笔书写的字迹，其保管寿命也大有区别。外因，主要是指环境和保管条件对企业档案寿命造成的影响。如温湿度的变化，有害气体的侵袭，强烈日光等，都会对企业档案的寿命造成直接影响。 分析企业档案的损毁因素，目的是做到心中有数，把握延长企业档案寿命的规律，有针对性地加强必要的措施、条件，堵塞各种漏洞，切实做好各项日常保管和保护工作。 3 积极采用新的技术和方法，提高保管保护水平 科学技术的飞速发展，使企业档案保管与保护的技术和方法也日趋于新，企业档案管理人员应当关注这些新的技术成果，并逐步推广应用，解决企业档案保护方面的技术性的问题。此外，还要借鉴其他行业的保管方法，积极采用缩微摄影、光盘存储等信息转移技术，最大限度地延长档案的寿命。 4 落实档案库房管理制度与措施 档案库房管理是档案保管工作的主要体现形式。因为档案绝大部分时间是存放在库房里的，档案的实体秩序状态也主要存在于库房中。因此，档案保管工作的主要内容也大都在库房中进行。档案库房管理是指在库房中进行的一切保管、保护工作，其内容涉及“维护秩序”和“保护实体”两个基本方面。其基本工作内容及其相应的技术方法大体有以下几个方面。 4.1 实施严格的进出库制度 档案库房是保存档案的重要场所，因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并做出专门的规定。一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房。如工作确实需要非档案工作人员进入库房时（如维修库房及其设备等），则必须有档案工作人员陪同并始终相伴。档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定。如在库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，更不允许在库房中吸烟、喝水、吃东西。库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁。 4.2 对档案库房温湿度进行调节控制 库房内的温湿度是直接影响档案“自然寿命”的环境因素，较为适宜的库房温度应在14℃-24℃之间;相对湿度应在45%-60%之间。为了掌握库房温湿度情况，应配置精确、可靠的温湿度测量仪器，随时测量并记录库房温湿度的具体指标状况。控制和调节库房温湿度的方法主要有两种类型： 第一类是对库房进行严格封闭，隔绝库房内外温湿度的相互交流，然后在库房内采用空调或恒温技术设备，将库房温湿度人为调控在适宜的温湿度指标范围之内。但这种方法所需费用较高，目前并不是所有档案机构都有能力做到的。 第二类方法是在库房难以做到完全封闭，也无力承担配置空调等设备费用的情况下，分别采用一系列机械性或自然性的措施对库房温湿度进行人工调控。这种方法如果具体措施运用得当，也可以在一定程度上使库房温湿度得到调整和控制。具体的措施大致有三种，可以同时或交叉使用：1）使用增温、增湿或降温、降湿等机械设备进行调控，使原有温湿度有所改变。这种方法的运用也需配合以适当的封闭性措施方能奏效，如关紧门窗并在缝隙处加密封条。2）利用库房内外温湿度的差别，采用打开门窗或排风、换气扇等方法进行自然通风，用库房外的自然温湿度改变调节库房内的温湿度。这种措施的作用在于使库房内的温湿度与库房外的自然温湿度渐趋一致和均衡。因此，必须随时把握调整通风的时机、时间、长短、强度等。采用这种方法的局限性较大，需要注意：一般只能在库房外温湿度比库房内温湿度更接近于适宜温湿度指标时方能进行。3）采用一些更为简便的人工方法来对库房温湿度进行调整。如在库房地面洒水，放置水盆、湿草垫，挂置湿纱布、麻绳等以适当增湿;在库房中或装具内放置木炭、生石灰、氯化钙、硅胶等物品，以适当降温。这种方法的效果只能是局部的，并且很有限。 4.3 落实好“八防”措施 档案保管工作中常说的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防盗。这“八防”基本上囊括了对档案实体可能造成的所有自然的和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。 防火：要求档案库区消防通道畅通以有利于应急抢运档案;档案装具及照明灯具的选用、其他电器及其线路的安装等方面要消除隐患;必须按消防规定在库房内外配备性能良好、数量足够的消防器材，在条件允许的情况下应安装防火（烟雾）报警和自动灭火装置。 防水：要求库房所处地势不能过低;库房内及附近不能有水源;库房选址应位于较有利的防洪地段; 防潮：与防霉密切相关，在库房湿度过大时应及时进行调整。 防虫：要求档案进库前应进行虫霉迹象检查或作消毒杀虫处理;保持库内清洁卫生;对库藏档案定期检查并放置杀虫驱虫药品。 防鼠：要求库房门窗封闭性好;库内管道与墙壁相接处无孔洞;库房周围不得存放垃圾、食物;应用灭鼠药或灭鼠器防鼠杀鼠。 防光：要求库房窗户配置窗帘遮蔽日光中的紫外线照射;库房照明如使用日光灯应尽量缩短照明时间;档案在保管期间除了提供利用和整理外，应尽量放到档案柜、箱、盒、袋内避光保存。 防尘：要求库房门窗及档案装具封闭性好并定期进行清扫擦拭，保持清洁。 防盗：要求库房门窗坚固，进出库房时随时锁门，并尽可能安装防盗报警装置。 参考文献 [1]本钢发办字【2014】64号 作者简介 赵晓溪（1966-），女，满族，辽宁凤城，经济师，研究生。 |
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