| 标题 | 本科教学工作审核评估推动下的教务档案管理 |
| 范文 | 陈敏 周航 高雷 摘要：教务管理是协调好教学工作的关键，教务档案的规范化、有序化管理在高校本科教学工作审核评估中扮演着重要的角色。本文针对本科教学工作审核评估中的教务档案管理，区分纸质档案和电子档案两种载体，分别提出了优化管理措施。 关键词：教务档案?????? 档案管理?????? 教學工作?????? 审核评估 中图分类号：G 647???? 文献标识码：A 2013年12月，教育部颁布了《普通高等学校本科教学工作审核评估方案》，从办学定位、人才培养目标、教学资源、学生发展、教学质量等方面对审核评估的范围与重点、评估程序与任务等进行了详细的描述[1]，涵盖了学生从踏入大学校门到毕业的整个培养过程。为了做好迎评工作，坚持“以评促建，以评促改，以评促管、评建结合，重在建设”的方针，全国各地高校大都成立了由教务部门牵头、院（系）教务办公室具体执行、其他各部门积极配合的领导小组。依据评估方案要求，认真准备各项评估材料，找出不足并积极整改。教学工作是高校的中心工作，有效的教务管理是教学管理质量的基本保障[2]，而教务档案是教务管理中最重要的一个环节。因此，有效的教务档案管理是高校能够顺利完成本科教学工作审核评估工作的关键所在，亦是实现教学和质量保障体系运行的有效保障。 1教务档案的概念与范畴 教务档案是教学管理职能部门在教学管理活动过程中直接积累形成的文字、图表、相片、音像等资料，是教学内容、方法、途径和效果的真实记录的文件集合体，是具有保存、查证、参考和利用价值的信息资源，是提高工作效率和进行教学情况研究的重要条件和依据[3]。 教务档案的范畴从载体上来看，主要有纸质档案、电子档案和声像档案。从内容范畴来看，教务档案可以分为：一是学生学籍管理档案。包括：新学期学生签到表、退学文件、本科生毕业及学位资格审核表、转专业申请表等;二是教学研究与质量管理档案。包括：专业师资情况、教学研讨记录、各类教学奖项申请材料、教学研究论文、师生竞赛获奖等;三是教学计划实施与教学运行管理档案.包括：本科生人才培养方案、教学大纲、进度表、期末考卷、课程成绩单及质量分析表等;四是教材信息管理档案.包括：学期教材信息征订表、学生教材签收单、教师用书等。 2教务档案在本科教学工作审核评估中的重要性 2.1教务档案是教学管理活动的真实记录 教务档案是能够真实地反映教学管理情况的唯一途径，亦是教学管理活动的唯一证据。例如：若一位考生期末考试无成绩，那么就可能会有两种情况。一是老师不小心把考生的试卷弄丢了;二是考生本场考试缺考。此时考生考试签到表是唯一能够真实地反映出考生是否参加本场考试的直接证据，也能够快速判断出考生无成绩的责任主体。 2.2教务档案是教学管理质量的直接体现 判断教学质量管理的好坏，除了要能解决好师生所关注的问题以外，还要能够快速、准确地找出他们所需要的相关材料。因此，教务档案规范化管理是做好教学管理的关键，亦是教学管理质量的直接体现。 2.3教务档案是本科教学工作审核评估的重要依据 本科教学工作审核评估是高等教育教学质量保障体系的重要组成部分，如何体现出人才培养的质量是撰写自评报告的关键（如：师生获奖情况、本科教学相关政策、人才培养方案等）。那么教务档案必然为完成本科教学工作审核评估所需要的各种材料及数据提供了最重要的依据，亦是顺利通过评估的关键所在。 3优化教务档案管理的措施 国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）中明确规定了归档文件整理的原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系;区分不同价值便于保管和利用;符合文档一体化管理要求，便于计算机管理;保证纸质文件和电子文件的整理协调统一[4]。对于纸质文件材料和电子文件材料的归档整理都做出了相应规定。因此，本科教学工作审核评估中的教务档案整理也不例外。 3.1对于纸质档案管理 3.1.1统一“度量衡” “无规矩不成方圆”，如果相同或相似的材料纸张的选取不统一，就会让人觉得很混乱，整理起来很麻烦，入库也不便，更影响美感，因此做好教务档案工作一定要统一纸张的大小、内容的结构。纸张的选取要以整理方便、入库方便、查找方便、搬运方便、占据空间大小合适及方便师生的使用等因素为原则，那么A3、A4、B3纸张作为教务档案用纸是最合适的型号。各个院（系）的教务档案最大的量莫过于试卷库，选取A3的型号作为印刷试卷的纸张，是最便于老师的批改、查阅以及胶装入库等程序。又如像通识选修课、新生研讨课及科学讲座等课程的考核方式可能是提交手写报告，则选取具有本校抬头的B3型号信笺纸，其好处不仅方便归档，信笺上的线条也便于学生撰写报告。对于其他教务档案材料的量不是很多，选取最常用的A4型号纸张，符合人们的生活习惯并便于教务秘书的归档。 3.1.2分类与存放 不同的教务档案根据量的多少、使用的频率及材料的相似度等采取不同的分类标准。对于试卷、毕业论文等材料每学期（学年）的量都很大，可以在库房中指定某个区域只存放某种材料按照学期（学年）进行分类。而像助教考核表、证书领取签到表、奖惩材料等量相对较少的档案可以直接以材料的名称进行分类并按照收集的时间顺序存放于指定的档案盒中，并及时销毁无效（过了存储年限）档案，也节约了空间和资源。 3.1.3编码与排序 审核评估专家组进校考察会查阅材料，例如：历年试卷、毕业论文等。为快速、准确地找出评估专家所要查阅的相关材料，这就需要教务秘书对教务档案有效地编码和排序。最常见的档案编号方法有笔形编号法、姓氏编号法及汉语拼音首字母编号法。根据教务档案具有重复性强、人员流动性大等特点及教务秘书专业背景的约束性，采用汉语拼音首字母编号法并结合Excel软件进行排序的方法，会起到事半功倍的作用。以试卷库整理为例，具体操作：从教务管理系统导出本学期含有课程名称的Excel格式的数据;然后选中表中的“课程名称”点击排序和筛选任务栏中的升序按钮，此时表中的顺序就是按照汉语拼音首字母进行排序的;最后在胶装后的试卷侧面标上对应的编码并有序地存放于相应的位置。抽查某本试卷只要找出目录清单上的课程名称对应的编码就能快速准确地找到所需要的试卷。 3.2对于电子档案管理 纸质档案是能够真实地反映当时情景的原始材料，但由于教务档案的特殊性，不可能搜集所有的纸质档案，例如：教师和学生的获奖证书、毕业证书等材料。为了向评估专家组展现院（系）的特色与亮点，制作展板和汇报PPT是必不可少的环节，也就需要教务管理者提供相应的数据及电子材料。因此教务秘书能有效地做好电子档案的收集、统计和管理工作尤为重要。电子档案最大的优点就是易于查找，难点是有效分类。考虑保密性、网络安全性、材料的性质、使用的频率等因素，分别从存储设备的选择、电脑桌面管理及电脑硬盘管理的角度来探讨教务电子档案管理办法。 3.2.1存储设备的选择 网络时代的到来给我们的生活带来便利也带来挑战，木马病毒无孔不入，黑客攻击高校的教务系统、篡改分数的事件时有发生，对教务电子档案安全性产生了极大的威胁。因此像电子试卷库之类的（计算机辅助设计、C语言、VC++等科目属于上机考试）保密性电子档案不能存储于办公电脑中，应存储于移动设备终端上。以前通常选取磁盘或者光盘，但是磁盘容易被磁化，光盘在查找、翻阅中易被磨损，导致档案遗失。近几年，随着科技的发展，固态移动硬盘进入我们的视野，有着储能能力大、抗干扰性强、占据空间小、携带方便等优势，用固态移动硬盘作为教务电子档案移动存储设备是最佳的选择。 3.2.2电脑桌面管理 电脑桌面上的东西应该是简而精，不能为了一次方便，就不断扩大桌面上的内容，使得文件夹占据整个屏幕，不但使自己看得眼花缭乱，还会影响电脑运行速度，甚至会经常出现死机的现象，使得办公效率极其低下。因此，电脑桌面上存放的东西一定是使用频率较高的文件，例如：通讯录、调课申请表、教务系统快捷键、QQ快捷键等，并及时更新数据，确保各项资料的完整性。 3.2.3电脑硬盘管理 教务工作是繁琐而又极其重要的一项工作，在经费允许的情况下，尽量购置配置高、硬盘存储能力大而又稳的电脑，否则一旦崩盘后果不堪设想。做系统时，硬盘至少要分四个区才能满足日常工作需求，分别称为C、D、E、F盘。我们都知道C盘又称为系统盘，为了保持电脑的运行速度，往往不会存储其他东西。F盘可以作为备用盘，内存可以适当小点，重点要利用好D、E盘。D盘中的材料使用频率具有阶段性，母文件夹是以学期命名，子文件夹像学期课表、期中考试、期末考试，毕业实习、毕业论文（设计）等之类的内容。而F盘中文档的数据性、互补性及服务性比较强，其母文件夹按照材料的名称来命名，如：大学生创新创业项目、大学生数学建模竞赛等，而子文件夹是按年度来命名，其内容包括本学年的项目申报书、获奖证书及数据汇总表等。 此外，教务档案管理者的素养提升也不容忽视。扎根于一线的教务秘书往往不是毕业于档案管理专业或者行政管理专业，而是出身于工作所在相关院（系）的相关专业。换言之，一线教务秘书整体的档案管理知识相对缺乏。为了行之有效地做好教务档案管理工作，除了自身要不断加强学习档案管理知识以外，也要积极地思考如何能够促进教务档案管理规范化、有序化的建设。教务档案管理者需要树立终身学习理念、提高服务和团队合作意识、克服做事拖拉的习惯。同时，学校也要出台相应奖惩政策来调动教务管理者的积极性和主动性，还要完善各项制度，保障他们的合法权益，让投身教学一线的管理者们有足够的幸福感、使命感。他们则会以更加饱满的热情投入到教务管理当中，及时更新相关数据，做好相关服务工作，促进教学质量的提高。 参考文献： [1]教育部.普通高等学校本科教学工作审核评估方案[EB/OL].http：//jwc.xzit.edu.cn/88/6e/c518al00462/page.htm. [2]鐘海青.浅说高校教务管理[J].中国大学教学，2015（6）：31-32. [3]邵丽丽，付万兴.高校教务档案管理常见问题及对策[J].中国电力教育，2010（3）：51-52. [4]国家档案局.DA/T 22-2015归档文件整理规则[S].2015-10-25. |
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