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标题 高校二级教学单位教学档案管理探讨
范文 李斌兵
[摘 要]教学档案作为高校应对各种评估、专业认证的第一手支撑材料,其完善程度关系到各类评估结果好坏以及对教学质量水平的准确诊断。高校二级教学单位教学档案管理呈现“三多”特点,存在“三少”和“三低”问题,需要高校二级教学单位强化教学档案管理制度和责任,提升教学档案管理信息化水平,加强对教学档案的开发利用,常态化相关人员业务培训,健全教学档案管理长效机制。
[关键词]教学档案管理;教学评估;二级教学单位
[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437(2018)08-0192-03
高校教学档案作为记录高校日常教学管理过程的第一手资料,对于高校来说极其重要,有时候还显得弥足珍贵。据报道,2005年4月29日国民党前主席连战在北京大学演讲时,北大专门查找了其母亲赵兰坤女士在北大学习期间的生活档案影印件作为礼物赠送给连戰[1],让一纸档案拉近了海峡两岸中国人的距离。本文基于教学档案的重要性,首先分析高校教学档案管理对各类评估工作的重要意义,其次分析高校二级教学单位教学档案管理的特点,再次分析高校二级教学单位教学档案管理存在的问题,最后提出高校二级教学单位加强教学档案管理的对策与建议。
一、高校教学档案对评估意义重大
档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的,保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。高校评估是评估组织机构根据设定的教育目标和标准, 通过系统地收集相关信息,准确地把握高等学校的实际情况,科学地分析,最终做出对评估对象的办学水平及教育质量的整体评价,进而为其提升教育质量水平、进行教学改革等提供依据[2]。高校评估离不开对各种教学档案资料的查阅,高校的教学档案作为高校日常教学管理的重要体现,关系到能否全面准确真实地反映学校对教学过程的管理,关系到学校教学质量,最终影响人才培养质量和学校发展。
当前高校评估种类很多,主要有:教育行政主管部门的合格评估、水平评估、学位点授权审核评估、学科评估、专业评估;根据部门归属的重点实验室评估,相关行业协会的认证或评估,如工程教育认证;各种类型的教学基地、研究基地评估等。无论哪种形式的评估,评估程序如何,组织机构是谁,评审指标体系如何,都需要高等学校提供第一手的原始资料即档案作为支撑[3]。《高等学校档案管理办法》明确规定高校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”[4]。高校二级教学单位作为高校教学管理的直接责任部门,其教学档案是高校档案中十分重要的内容。管理好教学档案既有助于应对各种评估,同时也有助于发现问题,总结经验,有针对性地进行教学监控和改革,提升教学水平。
二、高校二级教学单位教学档案管理的特点
随着高等教育的发展,国内高校既有着庞大的在校生队伍,又有着大规模的教师队伍,这就对其教学档案管理提出了挑战。从整体而言,高校二级教学单位教学档案管理呈现出“三多”的特点。
(一)二级教学单位在册学生人数多
当前中国高校在校学生规模庞大,一些高校二级教学单位的在册学生少则几百人多则上千人,有的甚至数千人。如今,一些高校二级教学单位的在册学生人数相当于1998年扩招前一个中等规模大学的学生人数。例如笔者所在学校学生人数最多的二级教学单位就有9个专业,在册学生达3500余人。
(二)各种评估、认证需要的教学档案种类繁多
教育部全国性的普通高校教学合格评估、水平评估、学科评估,中国工程教育专业认证协会(CEEAA)认证,地方教育管理部门的评估或认证,校级各个教学环节检查,地方管理部门的各种评估等等,其需要提供的教学档案有的相同,有的因侧重点不同而有所不同,主要包括纸质文件、图表、音像、现场记录、计算机信息载体以及实物、样本等教学档案材料,种类繁多[5]。由于被评估对象常常并不知道各类评估专家对材料的要求,各种评估资料很难做到共享,因此,各个二级教学单位为了便于将来能够及时查阅到各种原始资料,重复或过多地保存档案材料。
(三)教学档案管理涉及环节多
高校二级教学单位作为高校教学管理直接关系部门,涉及专业培养方案制订、教学管理、教学过程控制、教学最终效果评介、教学效果反馈等众多环节,每个大环节涵盖众多的观察点。此外专业发展规划、专业培养方案、教学计划、教学日志、教学课件、平时作业、学生考勤、期初或期中或期末教学检查、试卷、学生座谈、学生评教信息、教学都督听课与评教、教学实践环节、毕业实习各环节记录、毕业论文等等,由于每个环节都需要做到有据可查,因此教学档案涉及的环节多。
三、高校二级教学单位教学档案管理存在的问题
随着高校的发展,高校二级教学单位教学档案管理呈现出“三少”“三低”的特点。
(一)教务管理人员相对较少
高校二级教学单位往往设有教务办,一般配备专职教务管理人员2-3人,有的根据工作需要会配备多些。然而,面对少则几百人多则几千人的在册学生,面临名目繁多的评估,教务管理人员往往需要加班加点,整理并保管各种教学档案,应对日常教学,以及各种评估或认证或检查。
(二)教务管理人员业务培训少
由于历史的原因,高校的上层领导、二级教学单位的部分领导成员往往认为教学档案只需要具备原始材料的存储功能,不重视培训甚至从没有安排新进人员进行必要培训的现象较为普遍。这种忽视教务管理人员业务水平提升的做法往往会导致二级教学单位的教务管理人员缺乏档案管理、信息管理等方面的基本理论、基础知识与业务技能。这种缺乏在业务水平上表现为对教学档案把关不严格,工作不细致,发现问题不能及时解决,甚至根本没有能力发现问题,更谈不上提出改进措施。
(三)教学档案管理细则少
《高等学校档案管理办法》明确规定教学类档案按《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。《高等学校教学文件材料归档范围》涵盖了17大类,每大类中含有若干小类,某些小类存在指代不明、相对比较笼统、没有明确规定到具体名称等现象。况且每种评估、检查、认证的检查侧重点不同,对教学档案的要求也不相同,实际管理中对哪些教学档案需要保存、保存时间、相关责任都没有一个明确的要求,最后导致二级教学单位的教务管理人员因担心漏掉重要档案而“胡子眉毛一把抓”,浪费了大量的人力、物力和财力。
(四)教务管理人员学历层次偏低
由于历史原因,高校档案管理人员尤其是二级教学单位的教学档案管理人员的整体学历层次不高,即使受过高等教育也很少属于档案学专业或文秘专业毕业人员。大学扩招后,一些高校特别是一些地方性高校或新建本科院校在引进高层次人才的同时,为解决高层次人才配偶工作问题,往往把二级教学单位的岗位作为解决引进人才配偶工作安排的一个重要选择,这就导致二级教学单位的教学档案管理人员的学历层次整体水平偏低。
(五)专业教师对教学档案管理的认知度低
高校教師来自各种各样的学科专业,没有经过档案管理方面的相关培训,档案管理意识不强,很多专业教师平时对哪些资料需要存档,保存多长时间,如何保存教学档案,什么时候提交等都没有一个清晰的概念。因此,教师们往往是该保存的档案没有保存,该放弃的档案没有放弃,教学档案管理工作质量差。温燕萍认为缺乏强烈的高校评估档案管理意识、正确的档案管理观念是我国高校评估档案管理面临的一个瓶颈,阻碍了我国高校评估档案管理质量和水平的提升[6]。
(六)教务管理人员的地位相对较低
高校二级教学单位的教务管理人员是教学档案管理的责任人之一,在整个教学环节起着上传下达的重要作用。然而,教务管理人员往往被学院领导和教师们所忽视,一些专业教师对教务管理人员关于教学档案管理的要求、建议置之不理,教务管理人员又没有相关措施、手段对其进行约束。这就导致部分教学档案缺失现象时有发生,常常是等到评估时才发现没有相关档案资料,然后在学校或二级学院的领导干预下临时去收集、补齐相关档案资料。
四、高校二级教学单位加强教学档案管理的措施与建议
(一)健全教学档案管理制度和明确责任分工
一是规范日常档案管理,健全教学档案管理规章制度。高校需要根据学校自身情况,制定《××教学档案管理办法》《××文件材料立卷归档相关规定》《××文件材料规定范围和保管期限》等教学档案管理相关规章制度[7],做到职责清晰,奖罚分明。二是明确责任分工。根据专业教师、教务管理人员的岗位职责建立“工作档案”,明确规定哪些材料需要纳入档案管理,由谁来管理,何时完成教学档案的整理和归集,做到每件事情都有迹可循,每个阶段均有相关总结。
(二)加强教学档案管理信息化水平
随着IT技术的发展,档案管理日趋信息化,档案资源信息的收集、整理、开发和利用更为便捷。从某种意义来说,档案管理信息化应该是减轻了教务管理人员的负担,但是当前大多数高校人事、教务、科研、图书情报、后勤等各项工作各自为政,购买不同软件开发公司的软件,兼容性差,无法共享,形成一个个信息孤岛,反而从某种程度上加大了教务管理人员的负担,造成了专业教师对学校需要重复提交众多信息资料产生不满情绪。国家档案局局长李明华在全国档案工作会议上指出“十三五”期间应超额或提前实现传统载体档案数字化率比2010年翻两番的全国总体指标[8]。高等学校作为知识传承的重要阵地,应该做好信息管理系统的顶层设计,实现全校范围内乃至本地区、全国范围内的信息共享,减少教务管理人员的重复劳动。
(三)加强对教学档案资料的开发利用
当前大多数高校仅仅将教学档案作为一种资料保存,档案的作用没有得到充分发挥。随着数据挖掘技术的出现,高校可以把教学档案的作用发挥到极致。例如,可以利用教学档案加强对学生在校期间的日常管理,通过建立档案数据库了解学生的平时作业和毕业论文是否存在抄袭,教师在教学工作中出现的问题是不是总在重复,还可以利用档案相关信息对毕业后的学生进行跟踪,改进教学,开展教学改革。利用档案对教师进行跟踪调查,可以更加客观地评判教师的综合素质。
(四)定期加强教务管理人员和教师岗前教学档案业务知识的培训
一是根据高校二级教学单位的教务管理人员业务水平的情况,学校在安排岗前培训时要求教学档案管理人员参加,让新上岗的教务管理人员认清教学档案管理过程中的要点和难点,并对教学档案管理中常犯的错误加以预防。另外,根据学校需要开展的各类评估,定期对教务管理人员进行有针对性的培训,提升其档案管理工作质量。二是不定期对相关专业教师进行培训。要做好教学档案管理工作,需要广大一线教师的积极配合。当前许多高校对新进教师有专门的岗前培训环节,但主要集中在科研和职称评审方面。建议学校教务管理部门将教学档案管理的内容纳入培训日程,指导新进教师了解哪些材料需要纳入档案管理、哪些需要自己管理,增强其教学档案管理意识,并编制一些简单的操作手册发放给教师,以便其及时了解与查阅。
(五)健全教学档案管理工作的长效机制
认证或评估工作对高校二级教学单位教学档案的完善起到促进作用。然而,很多高校二级教学单位的教学档案工作往往止于评估,形成评估—档案整理—评估后档案管理回到评估前状态—再评估—档案再整理的工作循环,导致每次评估都需要重复准备,浪费了大量的人力、物力、财力。高校二级教学单位应该从评估或认证工作中养成及时汇集、整理教学档案的习惯,形成长效机制。
五、结语
教学档案作为学校面临各种评估的历史佐证材料,其管理好坏关系到学校发展,甚至可以说关系到学校命运。随着信息技术的发展,无纸化办公方式的推行,教学档案管理如何跟上时代发展的步伐,是当前面临的一个重要问题。我们需要注意以下几个方面的问题:一是解决档案信息安全问题,防止因信息被盗而造成不可挽回的损失。二是防止因无纸化办公使一些重要资料被遗漏而一时无法察觉,最终随着时间的流逝难以恢复。三是防止不分轻重,过多地保存一些非重要信息,造成信息泛滥,给后续信息查找带来不必要的麻烦。总而言之,教学档案管理在信息化时代将面临诸多挑战,需要其管理人员去思考和探索应对办法。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 郭少锋.北大为连战备好三件礼物,连战将受最高礼遇[EB/OL]. http://politics.people.com.cn/GB/1026/3358700.html.
[2] 刘燕.教学水平评估与高校档案信息管理工作[J].现代情报,2006(12):151-152.
[3] 赵彦昌.高校本科教学评估与档案管理[J].学校档案,2007(1):176-177.
[4] 教育部办公厅.高等学校档案管理办法解读[N].北京:高等教育出版社,2010.
[5] 吕鸿.高校教学评估与档案建设[J].浙江档案,2002(11):30.
[6] 温燕萍.档案管理规范化与高校评估之我见[J].档案学研究,2007(5):31-32.
[7] 李江瑞.高校档案评估工作带来的思考[J].陕西档案,2012(6):51.
[8] 新华网.“十二五”时期我国档案信息化建设快速发展[EB/OL].http://news. xinhuanet. com/politics/2015-12/28/c_1117605244.htm.
[责任编辑 庞丹丹]
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更新时间:2024/12/23 3:41:03