| 标题 | 分析当前档案统计在档案管理中的作用 |
| 范文 | 张晓彬 摘 要 在现代档案管理工作中，信息化虽然丰富了档案管理的工作内容，但是也在一定程度上增加了档案管理工作的难度。而进行档案统计能够很好的将工作中复杂的内容变得简单，让领导者和管理人员能够更直观的了解信息，为提高档案管理工作的整体质量提供了强有力的保障。文章立足于档案统计工作的意义，然后对档案统计在档案管理工作中的作用进行具体分析，进而为发挥档案统计在档案管理中的作用提出具体措施。 关键词 档案统计；档案管理；作用 中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2018）211-0179-02 各事业单位是当前档案馆进行档案管理工作的主要服务对象，档案管理的管理对象虽然不是人，但其管理性质仍然较强。随着社会的不断进步，信息的丰富程度也逐渐提高，所以，与传统的档案管理工作相比，当前，档案管理工作所涉及的内容更加广泛，增加了档案管理的难度。开展档案统计工作，能够很好的将档案进行归类、统计，为档案保存和整理提供方便，有利于在合理有序的工作环境下，提高整个档案管理工作的工作效率[ 1 ]。因此，在实际档案管理工作中，档案统计工作十分重要。 1 档案统计工作概述 档案统计主要是指在对整个档案工作和档案的数量进行统计的基础上，对工作进行总结以及对相关数据进行合理分析，然后通过归类和整理的手段，对整个档案进行分析[ 2 ]。当前的档案统计工作的主要内容和流程就是：在了解数据档案的基础上，根据档案类型和特点对档案进行归类整理，最终以图形或者表格的形式表现出来。其中，最常用的表现方式就是表格，因为通过表格可以清晰直观地发现统计工作的变化规律，通过这些规律发现统计工作的变化过程，从而能够更好地开展档案管理工作。 2 档案统计在档案管理中的作用 尽管档案管理的具体内容涉及收集、归类、保管等各个方面，但是档案统计工作才是档案管理工作能够有效开展的重要保障。因为，档案统计能够通过表格、图表等更加直观的表示方式，将整个档案工作中的各种现象和流程表示出来，能够帮助档案管理人员全面的掌握档案信息，实现了档案管理工作的高效性。 2.1 为管理层更好地分析数据提供保障 档案统计工作的开展對整个档案管理工作的顺利进行提供保障，档案统计结果能够为领导阶层的工作提供重要参考，从而能够从整体上提高档案管理工作的效率。 在档案统计工作中，不但需要对档案的本身内容进行统计，还要在对各部门工作计划了解的基础上，对各部门的人员编制、企业规章、法定条文等进行统计，为更有效的开展档案统计工作做准备[3]。 另外，对相关设备的数量统计也是至关重要的，因为机器设备的数量和质量的好坏直接关系到整个工作是否能顺利进行。档案统计人员只有在对以上这些方面内容进行充分了解的基础上，才能更好的发挥档案统计工作的价值。 所以，档案统计人员要在不断实践中积累经验，既要保证工作的速度，也要保证工作的质量，通过进行合理的统计分析，为管理层以及各个部门提供数据参考。因此，档案统计工作关系到档案管理工作的全局，为领导者更好地了解各个单位和各个企业提供数据支持。 2.2 为更好地对档案管理工作进行规划提供支持 由于当前信息技术的飞速发展，社会上各种信息也不断丰富起来，档案管理工作的内容也变得更广泛，但是只有在档案管理人员对档案信息进行编辑的基础上才能对档案进行保管，这无疑是加大了档案管理人员的工作压力。 所以，如何对这些复杂的工作进行简单化处理，以降低档案管理者的工作强度，成为广大档案管理者普遍关注的问题。因此，对档案管理工作进行合理规划是十分有必要的。 而通过档案统计工作，能够将繁冗的档案信息进行归类处理，并且通过更加直观的图表和文字表现出来，在一定程度上降低了档案管理工作的难度。 可见，在整个档案管理工作中，档案统计工作十分重要，档案管理者能够根据统计结果对档案管理工作进行合理规划，确保档案管理工作能够在更加合理有序的氛围下开展。 2.3 有助于实现档案管理工作的有效性 在档案管理过程中引入档案统计制度，不但能够为信息筛选提供方便，还能进一步完善档案的整理和编排工作，在统计的基础上进行数据分析，能够降低数据分析的难度，从而提高整个档案管理工作的效率。通过开展档案统计工作，档案管理人员能够根据统计数据更好的了解相关企业和事业单位的具体信息，为更好地开展档案管理工作准备条件。 3 发挥档案统计在档案管理中重要作用的具体措施 3.1 完善档案统计制度 档案统计制度是否完善对整个档案管理工作能否有序开展产生直接影响。开展档案统计工作的主体就是档案管理人员，所以，要想使档案统计制度得以完善，首先就要强化档案管理人员的工作意识，使他们在工作中能够认清档案统计的重要性，提高对统计工作的重视程度，使得档案统计工作能够在整个档案管理进程中实现价值的最大化。 其次，还要对档案统计人员的人员组成和管理章程进行合理设计，切实保证整个档案统计工作能够在有序的环境下开展。在对档案统计人员进行制度管理方面，要着重强调对档案统计人员的奖罚和惩戒制度。对于不好的工作行为要加以惩戒，对于工作表现良好的档案统计人员一定要进行实质性的奖励，使整个档案统计人员队伍能够在这种制度的激励下，提高工作的积极性，更好的发挥档案统计工作在档案管理中的重要作用。 最后，也是最重要的，就是对整个档案统计工作进行制度化管理，通过制定合理的管理制度，保证档案统计工作的有序性。因为，当前档案统计的内容不断丰富，整个档案统计工作的难度也随之增加，这就使得在实际工作中，档案统计人员很容易出现工作疏漏，造成统计误差。所以，通过制定科学的管理制度，能够让档案统计人员的一切工作都能有章可循，有利于提高工作的准确度，为更加有效的开展档案管理工作提供保障。 3.2 提高档案统计人员的整体素质 档案统计人员是档案统计工作得以开展的基础条件，只有档案统计人员的素质提升，档案统计工作的质量才会得到保障，从而才能提高整个档案管理工作的效率。档案管理工作属于管理性的工作，表现出较强的专业性，尤其是档案统计人员，在进行档案统计时，难免会用到一些统计学知识，而且还要经常使用计算机，对一些编码知识和数学知识都要有一定程度的了解[4]。所以，档案统计工作对工作人员的专业水平和综合素质要求较高，统计人员的素质会对档案管理工作的整体水平产生直接影响。 所以，应当加强对档案统计人员的培训，尤其是提高档案统计人员的专业化技能，在进行人员分配时，也要始终遵循人性化和效益化的特点，根据档案统计人员的实际工作素质，将他们安排到适合的岗位。另外，员工的素质是档案管理部门首先要考虑的因素，如果档案统计人员的专业技能与道德素养相违背，也必然会对档案管理工作水平产生影响。 3.3 对档案统计工作进行有序安排 从前文我们已经知道，档案统计工作对档案管理工作的顺利开展发挥重要的作用。当前档案统计工作的整体工作强度较大，统计人员的工作内容较为复杂，所以，合理的对档案统计工作进行安排，让整个档案统计工作能够在舒适的氛围中有序的展开十分重要。 因此，档案管理部门要对档案统计工作进行合理的规划和设计，根据档案统计工作的特点和轻重缓急程度，设计条理清晰、制度严明的管理计划，让整个档案统计工作都能有章可循，从而提高整个档案管理工作的效率[5]。如果不能对档案统计工作进行合理安排，档案统计人员在工作上遇到问题时，很容易出现不知所措的现象，既不利于档案统计内部工作的顺利开展，也会对整个档案管理工作的质量造成影响。 4 结论 综上所述，在当前信息化的大背景下，档案统计工作在档案管理工作中的作用越来越明显，档案统计的质量将直接影响档案管理工作的水平。所以，档案管理部门一定要提高对档案统计工作的重视程度，不管是在硬件上还是软件上，都要不断提高档案统计工作的质量，尤其是软件方面，要加强对档案统计人员的素质和专业化培训，提高整个档案统计队伍的综合业务能力，保证檔案统计工作的有效性，让档案统计工作在有序开展的基础上提高档案管理工作的整体水平。 参考文献 [1]王雪梅.试析如何发挥档案统计在档案管理中的重要作用[J].办公室业务，2016（13）：104-105. [2]高媛媛.统计档案管理探析[J].中国统计，2016（10）：73-74. [3]吕杰.加强档案统计工作促进档案事业发展[J].兰台世界，2015（8）：117-118. [4]马玉美.浅谈如何做好档案统计工作[J].兰台世界，2013（S2）：42. [5]廖苡伊.探讨如何发挥档案统计在档案管理中的重要作用[J].论述，2014（6）：307. |
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