| 标题 | 信息化背景下档案管理问题的探讨 |
| 范文 | 孙景忠 门 妍 摘要：随着信息技术的迅速发展,信息资源数字化、网络化的进程进一步加快,企业档案管理的信息化建设成为一个备受关注的热点。文章从企业档案管理信息化建设的重要性出发,分析当前企业档案管理信息化对档案管理的影响,并提出引导档案管理向信息化发展的途径。 关键词：档案管理；信息化；建设途径 信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。企业档案管理信息化,就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术,将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案,建立档案目录数据库,通过计算机网络设备的传输,实现企业信息资源的共享,以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。 1企业档案管理信息化建设的重要性 企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据,也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先,档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。其次,决策的及时正确,管理措施的得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误,有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次,档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动,是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性,并提供丰富的具有企业特色的知识,提升企业文化。 2档案管理信息化建设对于企业档案管理的影响 2.1企业档案载体的转变 在企业实现信息化建设,实现了档案信息数据的远近传递交换和处理。随着企业的信息化建设不断推进,信息化应用水平的不断提高,在企业经营管理活动中,无纸化办公程度越来越高。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。 2.2企业档案的分类的变化 旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。 2.3企业档案接收和保管上的改变 以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。"在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用"。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去,则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出相关的档案管理制度,提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。 3积极引导、加快企业档案信息化建设 档案部门应当抓住信息时代的机遇，在企业信息系统的管理中发挥主导作用，做好档案信息系统的建设工作、提高档案信息的使用效率，将档案部门建设成真正意义上的信息资源中心。 3.1树立信息意识和服务意识 随着市场经济的快速发展和社会的不断进步，特别是信息技术的迅猛发展，信息作为一种资源在社会生活中的重要性日益突出。档案作为一种重要的信息资源，在信息社会中的作用越来越大。过去人们强调档案的凭证功能和保密特性，忽视了它的信息功能和信息特性，使档案所包含的丰富信息固化在纸质载体上，限制了档案信息的疏通和传递，不利于档案功能的发挥。随着信息技术的发展，电子文件大量出现，档案信息的收集、加工、传递和利用更为便利，也更为迫切。可以说，档案管理已经进人信息化时代。因此，我们必须树立档案信息意识，用信息观指导档案工作。 档案的信息特征决定档案必须服务于社会、服务于企业，提供档案信息服务是档案工作的宗旨。因此，在档案现代化管理中，必须树立服务意识，把服务作为档案管理工作的出发点和立足点，在档案信息的收集、加工、处理和提供利用方面强化服务意识，扩大服务内容，提高服务质量，充分发挥档案的信息功能，使之成为真正为企业服务，为企业的生产经营服务。 3.2坚持技术与管理并行，并将企业档案信息化纳入企业信息化建设之中 在信息技术环境下，推进档案信息化建设不仅是技术及资金问题，也是管理问题。电子文件的安全与长久保存也依赖严格科学的管理与先进技术的应用。目前企业在实施企业资源计划时为保证其成功，需要同时进行业务流程再造。档案管理信息化也同样有一个业务流程再造的问题。很多企业实施信息化建设过程中都体会到，信息化建设是"三分技术、七分管理"。对档案管理来说还要加上"十二分数据"。因此信息化不仅仅是技术上的改变，更重要的是管理观念、方式、方法乃至整个管理模式的变革和创新。档案信息化离不开企业信息化，必须纳人企业整体信息化建设之中。要建立适应信息化要求的档案信息化管理，就必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度，以及安全管理与责任追究等规章制度，并将其纳入到企业信息化的相应环节之中。没有档案管理的信息化，企业信息化就不完整，而离开企业信息化，档案信息化也无从谈起。 3.3要加强对电子文件和电子档案管理方法的研究 适应企业信息化发展要求、创新企业档案管理模式，必须加强对电子文件和电子档案管理方法的研究。电子文件和电子档案管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，档案行政管理部门和企业档案部门应加强将对电子文件、电子档案管理的政策、技术、方法、标准以及系统开发等方面的研究，以适应企业信息化的需求。2002年国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出了一些档案信息化建设标准，这些标准的制定为建立电子文件和电子档案管理系统提供了基础。但是企业必须结合企业的实际情况，结合企业信息技术的应用和管理流程再造，思考企业档案管理模式、管理制度和管理方法。 3.4注重档案信息化工作的标准化和规范化建设 标准化是各项工作的基础。在信息化条件下，由于计算机、网络技术的普及应用和工作交往范围更加广泛，计算机管理软件层出不穷，致使电子文件格式多种多样。因此，要确保信息化建设进程中电子文件、电子档案的长久、真实保存和有效利用，必须注重加强对相关标准、规范的研究。这项工作需要广泛的实践和对方法、经验的总结，企业档案部门作为档案信息化建设生力军，肩负重任。要结合企业实际，学习借鉴国外经验和国际标准，探索信息化条件下档案信息化管理的基本要求，利用现代化管理理念管理手段、管理方法、管理设备使档案工作达到标准化、规范化、信息化，使其更好地为企业的生产、经营提供服务。要科学地制定、贯彻各项档案工作标准，对档案工作各项业务环节的质量、规格、程序等相应地做出明确规定，保证各项档案业务工作逐步地、尽快地走向规范化、标准化，实现档案管理的信息化。 信息化是新世纪档案事业发展的重要方向, 企业档案是本企业生产和经营管理的必要条件,是企业总结过去,指导现在,规划未来的根本依据,在以知识和信息为主要特征的知识经济时代,档案管理信息化建设势在必行,档案中蕴藏的丰富信息将在企业发展过程中发挥不可替代的作用。构建一流的企业,管理创新应该是全方位的、系列化的,只有推进档案管理信息化建设,实现档案管理模式的创新,才能打实整体管理创新的基础,才能更好地促进企业的快速发展。 |
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