| 标题 | 利用智能提醒功能控制工程项目管理风险 |
| 范文 | 钱兵成 【摘?要】本文简单介绍了通过在项目管理平台软件上增加智能提醒功能控制工程项目管理风险的必要性及实现途径。在项目进展到某一个节点时，对各岗位人员应进行的工作或应进行的培训及时提醒，可以消除因员工能力不足、工作失误导致的管理风险，同时对员工的培训工作也更为便利。 【关键词】智能提醒;工作提醒;自助培训;管理风险 Control project management risk with smart reminder Qian Bing-cheng （Shanghai Jiashi （Group） Co.， Ltd?Shanghai?201804） 【Abstract】This paper briefly introduces the necessity and implementation of controlling the risk of engineering project management by adding intelligent reminder function on the project management platform software. When the project progresses to a certain node， timely reminding of the work or training that should be carried out by each post personnel can eliminate the management risks caused by insufficient staff capacity and work errors， and at the same time， the training work for employees is more convenient. 【Key words】Smart reminder;Job reminder;Self-help training;Management risk 1. 前言 近年以来，公司的业务量不断扩大，项目管理各岗位都招聘了大量新员工。为帮助这些新员工尽快熟悉岗位工作，有必要对他们进行一些必要的培训和引导工作。而智能化提醒这项功能的增加，在最大限度地减少因为新员工工作不熟悉而带来项目管理风险的同时，也可以最便捷及时对新员工给予合适的培训和指导。 2. 智能提醒功能应实现的目标 2.1?从导致项目管理风险的因素进行分析，认为由于员工的工作能力不足带来的项目管理风险占主要因素，故平台的研发人员应从以下几个方面进行课题研发： （1） 员工工作上存在疏忽和遗漏时，能及时得到提醒; （2）员工工作技能有欠缺时，能及时得到培训。 2.2?为此，研发团队认为本次研发课题应达成以下目标： （1）利用项目管理智能提醒功能，对各岗位人员在特定时间需进行的特定任务进行提醒，以免遗漏該事项，造成工作上的失误; （2）利用项目管理智能提醒功能，对特定人员在特定时间需进行的培训和指导及时提醒，以免因人员岗位技能的不足，导致工作出现偏差而影响项目正常进展。 3. 指定功能的开发 3.1?通过对各岗位人员日常工作的梳理以及公司相关管理规定的熟悉和查阅，研发小组成员分析后认为，智能提醒功能可以在如下两个方面进行指定功能的开发。 （1）提醒当日应完成的日常工作; （2）提醒当日应进行的自助培训或学习; 3.2?通过对目标进行分析后，我们确定智能提醒功能，最终应达到如下要求： （1）应对各岗位人员的日常工作进行梳理，制定出岗位人员工作标准流程。岗位工作人员的流程与项目进度计划相关联，在项目进展到某一个节点，对各岗位人员应进行的工作进行实时提醒，直到任务完成，才取消提醒。提醒功能同时发布到该岗位人员直接领导的ID，以起到督促作用，确保各岗位人员都能按时完成工作，并确保工作质量。 （2）应对各岗位人员应掌握的知识内容，进行梳理，并制定相应的培训课件。平台上记录下每个人工作完成的质量情况，并进行评定打分，当工作质量的分值低于某一个标准时，平台触发相应工作内容的培训指令。直到培训后考核成绩合格后才取消提醒功能。 （3）根据国家、地方和企业标准发布的进展情况，及时在平台上定期发布新标准、新规范、新图集的宣贯课件，当有新的课件发布时，及时提醒相关岗位人员参加自助学习。并对学习情况进行考核，直到考核成绩合格才取消提醒功能。 4. 功能实现方案 4.1?梳理岗位工作流程，流程与项目进度计划、岗位与特定人员关联。 4.1.1?组建项目管理机构，将岗位与特定人员关联。以保证平台通过识别岗位人员锁定任务发送的目标，并准确发送任务提醒。 4.1.2?根据项目任务、合同目标制定三级WBS工作分解流程，针对每一个流程梳理所有参与该项工作的岗位人员的工作任务。 （1）项目任务流程分解：如钢筋绑扎这一分项工程，参与的岗位人员包含技术负责人、钢筋翻样、资料员、质量员、施工员、预算员、项目经理等，各岗位对应的工作内容分别为钢筋施工方案交底、钢筋翻样料单提交、验收资料（隐蔽验收、检验批资料等）、自检、任务单开具、资源计划及组织、共同验收、工序移交等等。 （2）合同目标流程分解：如针对绿色施工目标，在项目准备工作阶段，项目技术负责人进行绿色施工方案交底，岗位职责交底等等也纳入三级WBS工作分解流程。确保将项目任务、合同目标均纳入智能提醒范围以内。 4.1.3?编制项目进度计划，进度计划的任务名称与WBS流程关联。当实际进度进行到某一流程时，触发平台自动检测挂接到流程的项目任务及合同目标，并给特定人员发送工作任务提醒。 4.2?制定各项工作任务的评定标准，并进行评分。 （1）根据制定的三级WBS工作分解流程，由公司工程监管中心负责编制工作标准，及评分标准。 （2）针对不同的工作任务，制定评分标准侧重点应有所不同。资料内业类工作的质量评分标准，主要以对规范的掌握程度，资料流程的符合性进行评分;施工组织、方案类的评分标准主要从方案内容的规范性、经济性、科学性、安全性、合理性、先进性等方面进行评价;现场操作性的工作内容，则主要从操作的规范性及任务最终的结果进行评价。 4.3?員工技能培训的实施。 4.3.1?培训课件的组织。 （1）全公司范围内进行需求调研后，再根据调研结果确定需要培训的内容。后续根据新的风险点进行课件的补充和完善。 （2）由工程监管中心根据需要的培训内容，组织培训课件。 4.3.2?需培训员工的确定。 需培训员工主要从三个方面进行确认： （1）新入职员工，由平台自动根据入职员工的入职流程来进行确认，入职申请审批流程完成即由平台发送入职培训的工作提醒，由新员工通过平台自助进行新员工入职培训; （2）转岗、调岗员工，由平台自动根据入职员工的入职流程来进行确认，转岗、调岗指令审批流程完成即由平台发送入职培训的工作提醒，由转岗、调岗员工通过平台自助进行转岗、调岗培训; （3）工作质量不达标员工，由平台自动根据员工的工作质量评分情况进行判断，当某员工评分低于某一个分值时，由平台向该特定员工发送重新培训的工作提醒。 4.3.3?培训成绩的考核认定。 （1）每项培训内容，由课件的编写或组织人员提供培训考核题库。试题应能全面反映培训的主要知识内容，每次培训完成，由平台从题库中自动抽取试题。 （2）应试人员在规定时间内完成考试内容，且成绩合格则本次培训通过。 （3）每次培训完成后，培训考核不合格的员工只允许二次补考机会。首次考试60分合格;补考一次的员工，成绩达到70分方才合格;补考二次的员工，成绩达到80分方才合格。以免员工通过多次刷题，通过熟悉答案蒙混过关。确保员工通过培训，是真正撑握了知识点。 （4）员工培训考核合格后，平台自动取消培训的工作提醒。 4.4?新标准、新规范、新技术培训。 4.4.1?国家和地方新标准、新规范、新图集。 （1）新标准、新规范、新图集的信息收集，由公司标准办负责进行信息收集。每一项国家和地方标准、规范、图集的发布、更新，标准办应及时通过电子文档下载、纸质书籍购买等方式获取资源。并根据标准、规范、图集涉及的部门、人员，将相关资源进行分享。 （2）根据标准对应的部门，如质量、技术、安全类等标准，分别由质量、技术、安全部总监组织编制培训文档，并逐级进行宣贯、培训。 4.4.2?“四新技术”。 由技术研发部门负责收集科学、经济、适用的“四新技术”相关视频、资料等素材，组织编制培训文档，并逐级进行宣贯。 4.4.3?需培训员工的确定。 新标准、新规范、新图集、新技术的培训对象，应适用于参与项目管理的所有员工。 4.4.4?需培训员工的确定。 新标准、新规范、新图集、新技术的培训考核方式，参照员工技能考核。 4.5?智能提醒的方式。 特定人员在特定时间接收智能提醒的方式有两种： （1）特定人员打开管理平台软件后，跳出提醒框; （2）特定人员在特定时间自动收到手机提醒短信。 此两种方式，同时运行。以确保特定人员能及时接收到工作任务和培训的工作提醒。 5. 结束语 通过在项目管理平台上“开发利用智能提醒功能控制项目管理风险”这一功能模块，我们通过在项目管理平台中增加智能提醒功能，有效减少了因为员工工作能力欠缺导致的工作遗漏或疏忽，避免了此类项目管理风险发生的机率。同时公司对员工工作技能、新技术、新标准、新规范的培训也变得更加及时和便利。 |
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