| 标题 | 涉密办公资产智能管控手段研究 |
| 范文 | 凌冠华 摘要：本文在传统办公资产管控基础上，充分依托智能物联网设备、移动互联网等技术，研究拓展了涉密办公资产区域安全监控、报废提醒、遗失报警、非授权移动报警等功能，结合位置感应设备和射频识别标签，实现资产可视化实时监管，克服了传统资产管理系统中资产安全管理力度不足、手段单一的弊病，实现对涉密办公物品的全生命周期管控。 Abstract： This paper， on the basis of the existing office assets control， fully relies on advanced technology such as smart Internet equipment， mobile Internet， researches regional security monitoring， expands the assets loss alarm， unauthorized mobile alarm functions， combining location sensing devices and RFID tags， finally realizes the assets' visual real-time monitoring， to overcome the traditional assets management system in the disadvantages of insufficient efforts in safety management， in order to realize classified office items total life cycle control. 关键词：涉密；办公；智能；管控 Key words： secret-related；office；intelligent；control 中图分类号：TP309 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）33-0022-02 0 引言 伴随信息技术飞速发展，现代办公设备等涉密资产在部队机关广泛应用，由于应用广泛、自动化程度高，极大提高办公效率，为工作带来诸多便利同时，也给安全保密带来许多新问题。涉密办公资产一般指涉密的台式计算机、笔记本电脑、打印机、复印机、多功能一体机、照相机、摄像机、移动存储载体和穿戴式智能电子设备等。由于涉密办公资产数量大、范围广、存储信息密级要求高，遗失后将引发严重安全隐患，有可能对单位建设发展造成无法估量的损失，因此，需要建立一套便捷高效、安全稳定的涉密资产管理系统，实现资产精细化全生命周期管控[1]。 1 现状和需求分析 办公资产往往受外界环境、应用技术、人为因素和日常管理等影响，在管理使用各环节都对安全性要求较高；当前，部队已逐步转变思想观念，逐渐从传统的重视文电安全保密转移到关注涉密办公资产安全，对其购置、使用管理有一套严格、规范的流程，但始終缺乏一整套先进的技术管理手段作为支撑，未完全达到技防与人防相结合。传统办公资产管理是基于EXCEL表格，在电子表格中对资产按采购日期和类别进行编号，然后将统一规格的设备标签纸贴于设备表面，需进行固定资产盘点时，则打印现有固定资产明细表，逐一进行盘点清查，统计全部依靠人力完成，费时费力，并且如果资产位置发生迁移和变动，查找非常麻烦。因此，借鉴“互联网+”思维充分引入智能高效的移动设备技术，集成RFID射频技术、二维码、清查终端识别、高拍仪、位置感应设备等设备，实现以物联网的理念管理办公设备资产，通过智能终端快速完成资产清查盘点，实现资产的区域定位监控，完成资产数据的数字化、信息化和数据共享，并与现行相关系统进行数据共享集成。 2 设计理念 着力搭建一套高效便捷、提醒智能、操作人性化的系统，根据用户特点和角色，按照从菜单操作模式向事件驱动模式发展、从管理模式向服务模式转变的设计思路，为特定角色提供量身定做的、访问关键业务信息的安全通道和个性化应用界面。 2.1 体系构建。在体系上构建从“入账”到“调拨、使用、调剂、维修”，从“折旧”到“清查、处置下账”，从“数据统计”到“领导决策分析”全方位全生命周期的动态管理体系，实现学校涉密办公资产管理工作的全面信息化。 2.2 管理流程。在管理流程上构建了“使用人-使用单位-管理部门-财务管理部门”四级动态实名制涉密办公设备资产管理体系，落实了“责任到人、职责细化”的资产管理责任，彻底解决账账不符、账实不符的问题。 2.3 技术基础。借鉴“互联网+”思维，集成RFID射频技术、条形码、二维码、清查终端识别、高拍仪、位置感应设备等技术设备，以物联网的理念管理涉密办公资产，显著提高管理工作效率和工作质量，大幅提升规范高效的管理水平。[2] 2.4 决策分析。系统提供丰富的查询统计分析接口，引入了可视化工具使统计分析更直观、充实，为部队首长决策提供了有效的数据支撑。 3 功能实现 结合传统资产管控系统功能，综合设计基于物联网的智能管控系统，实现涉密办公资产全生命周期管控，主要功能如下： 3.1 权限控制 权限操作是智能管控的基础，明确了每名操作人员在系统中扮演的角色、地位和功能，根据涉密办公资产日常管理、部门审核、财务审核和系统管理需要，分别设置不同管理人员不同需求的权限。 3.2 资产登记 涉密办公资产入账时，可根据部队办公信息化设备购置申请流程，在系统中提交入账申请，经相关部门审核、打印标签、入账单以及财务部门审核、报账后完成资产入账工作；资产入账采用一物一卡（RFID标签）模式，根据验收单自动生成对应的资产卡片信息。通过实名制管理，在卡片上维护具体的资产类型、责任人、购置日期、金额、使用部门、存放地点、使用方向等物品信息，进行资产的精细化管理。通过高拍仪或者扫描仪采集图片（外观、铭牌照、安装照片等）、发票、合同、验收报告的电子图像材料，特殊资产（如文物陈列品）支持多媒体视频材料的采集，并支持验收单、卡片、条码标签（一维码、二维码、RFID）的打印。 3.3 资产变动 对涉密资产主要属性的变化进行管理，如使用单位、使用人、存放地点、资产现状等，并可打印资产变动报告单；如果资产现状由“在用”变為“闲置”或“待报废”时，自动转入调拨平台、待报废库，以提升资产利用率。系统可支持资产变动信息查询，针对正在变动或者已经变动的信息跟踪查询。需作资产信息变动时，由具体使用人员或者管理员在系统中提交变动申请，归口部门进行审核，确认通过后，对RFID标签信息进行更新。 3.4 资产处置 提供资产的报废、报失、退库、调出等管理功能，且可以对资产报废未到年限进行自动提醒，并通过系统进行处置信息的查询与报表汇总统计。实施资产处置时，由具体使用人员或者管理员发起处置申请，相关部门审核通过后，完成资产处置过程。 3.5 资产维护 部队涉密办公资产损坏时，不同于普通设备维护，其检查维修均有特殊要求，例如涉密设备严禁拆走带存储芯片的电路板或硬盘，其定期功能性检查和泄密隐患排除都要求专业维修人员上门服务，部队人员全程参与[3]。资产维修维护管理模块要能够实现对资产维修维护的管理，包括维修经费、维修申请、维修结果登记、维修合同（保密协议）和保密管理等。 3.6 审核上报 军队财务系统针对资产数据上报有严格规范，智能化的涉密办公资产管控系统必须能够自动生成要上报的数据，按照格式生成后，实现直接导入导出，完成数据上报工作。对于涉密办公资产登记、日常使用和处置等，系统应提供完善的审核机制和操作程序，通过系统完成固定资产管理的审核流程，减少纸质单据的申请审核办理，并提供及时的反馈提醒机制。 3.7 资产清查 涉密办公资产清查可自动生成相应的盘盈、盘亏和现状不符等报表，实现全校针对个人名下保管使用的涉密资产进行自行清点，利用RFID条码采集设备，盘点人员不必通过记录资产编码、核对帐本的方式进行盘点，只须通过手持读写器对固定资产上的RFID标签识读，从而达到资产信息的比对，结合日常保密检查工作实现对特定单位、特定使用人、特定地点、特定类别的资产进行清查。 3.8 资产定位监控 针对计算机、打印机、复印机等涉密设备，通过部署定位装置，实时查询现有资产实时存放位置，加强对涉密资产的实时监控，若资产在未经授权搬离挪用，系统能够通过条码阅读器等进行报警提示，可通过明确标识，提醒管理人员对涉密设备进行重点监管。 3.9 资产统计分析 涉密资产统计分析是办公信息化管理的一项重要内容，是实现精细化管控的基础性工程。通过搭建涉密办公资产数据分析平台，能够简单、直观、方便地查询到所需信息，生成各类查询表格，栏目、样式可自行设定，并可对资产在整个生命周期中的使用、变动、处置情况进行查询和记录，对历史记录实现回溯查询；通过对采集数据存储、挖掘和精确计算，丰富直观、形象化展示功能，为绩效分析和领导决策提供科学依据。 4 预期绩效 4.1 建立“大数据”：搭建全面、高效、跨单位的涉密资产信息化平台，实现全校统筹、资源共享，为深化涉密办公资产科学管理、安全管控提供决策支撑。 4.2 实现“大利用”：通过资产数据管理，充分利用闲置资产调剂平台，结合涉密办公资产报废工作，积极盘活存量，加快老旧涉密载体清零和更新换代，消除失泄密隐患漏洞，减少资产闲置和浪费。 4.3 发挥“大效益”：健全完善绩效考评机制，坚持以定量管理为基础、数据资料为支撑、信息技术为载体，通过定量分析与定性评价相结合，推动经验管理向量化管理、信息化管理、绩效管理转变。 4.4 强化“大监管”：实现涉密办公资产整个生命周期的管理和分析，通过与资产管理活动紧密融合，把握保密管理重点环节，实现过程的动态监管。 5 结语 当前，部队办公设备信息化水平的提高，带来部队安全保密工作的新考验[4]。为顺应技术发展趋势，通过建立高效稳定的涉密办公资产智能管控系统，强化对计算机、移动存储载体、打印机等涉密办公资产的精细化管理，实现从购置、入库、使用、管理、维护、盘点和报废全生命周期的闭环监管，可逐步健全安全规范的长效管理机制，筑牢规范化使用的安全“防火墙”，对当前军队调整改革后单位的转型发展必将会产生深远影响。 参考文献： [1]朱大立，张珠君，吴荻.涉密物品户籍化全生命周期管控体系探究[J].保密科学技术，2016（2）：10-13. [2]陈宁，吕志鹏，陈习，杨眉，张娜.基于二维码的固定资产盘点系统及其应用[J].数字通信世界，2016（12）：268. [3]林东宁.办公设备的信息泄密隐患和安全对策[J].办公自动化，2017（4）：54-56，41. [4]韩伟杰，王宇.涉密信息化办公设备面临的泄密隐患及保密方案设计[J].网络空间安全，2015（12）：54-55. |
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