| 标题 | 浅析资料管理中存在的问题及应对方法 |
| 范文 | 黄瑾 摘要：为了推进工作的良好开展，改革当前的企业管理模式，企业资料管理人员需在工作中引进较为先进的管理理念。为此，需全面提升管理人员的综合素质，使其在确保工作效率的前提下，具有更高的工作质量，从而杜绝工作中出现资料管理问题。本文主要指出了资料管理中现存的问题，并对此提出了几点相应的改善措施，以供参考。 关键词：资料管理;问题;工作质量;规范管理 伴随着社会的进步和科技的发展，当前的资料管理工作也越来越复杂，现阶段资料管理工作的重点即是借助先进化的过程监控手段，实现对技术状态的良好把控。因此，为了实现该目标，需认真分析各个单位在当前的资料管理中存在的缺陷，并对此实施改革，采取具有单位特色的应对方式予以改善。本文主要从本单位在资料管理中遇到的棘手情况着手，提出了为完善各项工作，促进企业进一步发展所应采取的各项对策，内容如下。 1.????? 资料管理工作中存在的问题 1.1?? 管理人员综合素质欠缺，缺乏主动作为的责任意识 针对以往的资料管理工作，资料管理员大都依赖于领导和公司的指示及规章制度，一味地盲从，缺乏自我创新能力及判断能力，也不注重提升自身的管理才能，从而导致在资料管理过程中遇到问题时，不具备及时发现问题和解决问题的能力。除此之外，一些资料管理人员自身的工作态度也不端正，采取一种得过且过的意识，在出现问题时不解决问题，反而一种公司事务与自己无关的状态，缺乏主人翁意识，具有亟待提高的工作能力及职业素养。 1.2?? 忽视了资料管理工作中的焦点问题 在企业的运行和发展过程中，文件资料至关重要，为了确保生产工作的顺利开展，在生产前，首先就需确认资料的状态，判断其有无准备齐全，有无缺项漏项事件发生等，从而为企业的生产工作做好充足准备。然而，大多数管理人员在管理资料文件时，仅仅采取传统的管理模式，如文件的归档和收发等，而不注重关心资料的编发工作。最终导致企业仅仅完成了对资料的“管”，而在“理”方面却具有较大漏洞。管理人员的主要任务即是为了确保一切正常无误。在自身所主管的资料管理工作领域，应综合考虑所有影响资料归档的因素，并将其纳入工作范畴。综上可知，“理”在资料管理工作中尤为重要，在资料编制过程中，需确定资料的受控性，判断其是否在规定时间期限内完成，有无延期等。资料管理工作的重点及难点，即是完善对资料的过程管理，并采取相应的监控措施，从而全面保障资料经编制后可以顺利归档。 1.3?? 资料管理方面经常出现差错和纰漏 资料管理工作极易考验工作人员的细心、耐心及责任心，工作中出现一点小的问题，即可导致较大的差错。通过分析和整理资料管理工作中出现的问题，最终得出两个主要因素;其一是没有及时传递和处理接收到的技术资料，从而导致未能及时贯彻各项技术及归档相应的文件，其二是在技术的贯彻阶段出现差错，最终导致其现场执行受挫。 2.????? 完善单位资料管理工作的各项举措 若将生产过程比喻为一场硬仗，则文件资料即是粮草，文件资料准备的越充分，则等于备足了充分的粮草，即“兵马未动，粮草先行”。当前，公司在资料管理工作方面，已从经验化管理过渡到制度化管理。然而在执行的过程中也存在一些问题和不足之处，为了查漏补缺、找寻不足，需从以下几方面进行改正和完善，具体措施如下： 2.1?? 借助走访、交流学习等方式，促进职业素养及业务水平的提升 在從事管理工作时，需加强对人员的管理，并转变传统的管理方式，树立“以人为本”的管理理念。资料管理工作较为繁琐，为此需全身心投入其中，加强自身的学习，从而不断提升自身的职业素养及业务水平。在学习较为先进的管理手段时，借助于走访和交流的方式。以解决问题为宗旨，针对信息化操作平台中存在的疑点及难点，向上级档案管理人员进行请教，并与其它单位的资料管理人员进行交流和沟通，学习和吸收其先进的管理理念及经验，参加行业取证考试;针对资料管理方面的统计及分析工作，需加强对办公软件的学习和使用，借助函数查找及数据透视表，来统计和分析各项数据，且为了提升账本管理效率，学习对快捷方式的使用。 2.2?? 借助信息平台，实现对资料的一本账管控 账本管理在资料管理工作中至关重要，其主要可作为以后的查询依据，并有效避免资料丢失。数据共享在当前的信息化背景下，显得尤为重要，同时也为人们提供了较多便利，除此之外，还需完善信息的保密工作。为此，单位需在内部创建与资料管理相关的编号登记本，在登记一些工艺技术资料时，采取分文别类的方式，以便于之后的校对工作，并对资料的明细内容及进度进行及时查询。 2.3?? 完善各项规章制度，落实相关的过程管理及防错工作 2.3.1???????? 对管理制度要求进行细化 目前，资料管理工作中的主要问题，即是对技术状态缺乏有效的贯彻，从而导致未能对其进行及时归档。虽然领导会在该过程中对相应人员予以提醒，但仍然会出现逾期事件。为确保资料管理工作具有可依据的法律条文，需创建与单位自身相关的管理细则。将与件相关的问题予以明确，如逾期所应承担的责任及处理期限问题等，并规定过程监控检查相关细节。 2.3.2???????? 定期进行过程监控检查 依据单位制定的各项管理制度，对纸质文件的传递、查阅、借还等问题进行定期检查。针对那些未能在期限要求内归还的资料，需对真实情况进行确认，然后将其报告给负责人员，并制定超期任务明细表，将其在办公室的看板上予以公示，并依据相应的条款内容，对负责人员采取处罚措施。 2.3.3???????? 制定管理防错小贴士 为防止资料更改过程中出现问题隐患，本文制定了以下具有针对性的防错措施： 采取三查三对方式，检查文件的编号工序号、页码栏; 刻印“取消”专用章。针对更改过程中需取消的内容进行防错警示，并采取红色印章进行标记; 鼓励团队协作，并监督和检查工艺员，使其严格履行校对之职。 3.????? 结论 伴随着社会的日益进步和发展，各项资料也进一步增加。因此，为了细化对资料的管理工作，管理人员需加强对自身技术的改革，借助信息化手段加强对资料的管理，并形成日常工作习惯。当管理中出现问题时，需摒弃以往的思想，找出更为恰当的管理方式。为此，在今后的资料管理工作中，需加强对先进管理方式的学习和借鉴，注重提升自身的职业素养及业务水平，确保资料更为完整和及时。 参考文献： [1]??? 黄育萍.地质单位钻探资料收集管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2019，（13）：22-23. [2]??? 李伟彪.探究建筑工程资料管理中存在的问题及其改进策略[J].建材与装饰，2019，（17）：176-177. [3]??? 史洁瑛.建筑工程资料管理中存在的问题及其改进策略研究[J].建筑工程技术与设计，2017，（15）：3259-3259. |
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