| 标题 | 开展电子签约升级合同签订模式的建议 |
| 范文 | 刘亚萍 范黎明 摘 要：新冠肺炎疫情发生后，电子签约在确保应急物资第一时间送达抗疫前线却无法面对面签订合同时体现了极大的优越性 。某油田公司目前采取纸质文本签订和管理合同，效率较低，成本较高，还存在合同签字盖章时监督与管理的风险，通过深入调研论证，建议建立公司自己的电子签约平台，将纸质签约模式升级为电子签约模式，经济合同与劳动合同通过平台签约和管理，实现控本、提速、增效，进一步提升公司合同管理信息化水平。 一、背景现状 某油田公司管理的合同平均每年1万份，现阶段，公司采取纸质文本签订和管理合同，每份合同从订立到履行，还可能涉及变更、终止、解除等程序。合同文本、变更或解除协议需要公司负责人、法定代表人或者授权代理人签字并盖章，尤其年底集中签章，工作量较大，影响工作效率。比如2019年公司合同共计9877份，每份合同一式八份，形成纸质文本8万份，需要合同双方签字并盖章之处32万次。 同时，在公司大力推行两化融合的背景下，公司业务全流程中的预算、项目、采购、招标、财务正在逐步实现信息化，而合同管理还没有完全实现信息化，比如纸质签约模式。 二、存在短板 （一）纸质合同签约效率较低、成本较高 纸质合同面对面签章、往返寄送、归档调阅等环节需要全程人为跟催，产生了不必要的时间和管理成本。2019年，油田公司合同平均审查时长约12天，位于油气田板块的末位。传统的纸质合同再由双方签字盖章又需要3-5个工作日;最后，人工存储、归档、调阅纸质合同还要消耗时间、空间、资金，比如每年消耗的纸张成本约10万元，纸质合同归档调阅需要大量人力和物力，无法实现永久保存。 （二）存在签订文本与审批文本不一致的风险 签字盖章环节，基本是合同双方承办人员在交接合同，有的还要通过邮寄、邮箱传送等方式实现，合同文本存在篡改风险。目前，通过人工反复核对并给合同加盖骑缝章的方式不仅效率低，也很难从根本上防范这类风险。 （三）实体印章权限控制难以平衡 公司合同加盖合同专用章经历了多次改革，由原来的各承办单位送至公司企管法规处盖章改为从2019年1月1日起，启用38枚编号章，由各单位自行管理代表本单位的合同专用章，一定程度上解決了各单位盖章难的问题，但是还要重视放权如何监督的问题。 另一方面，公司采用纸质台帐记录用印明细，容易出现信息不全、篡改、丢失的问题，使实体印章的审计工作缺乏可靠依据。 三、电子签约的优势 鉴于纸质合同签约模式的弊端，为实现合同和印章一体化管控，提高签约质量和效率，可以通过电子签约取代纸质合同。原因如下： （一）电子签约与纸质签约具有同等法律效力 电子签约涉及两个主要内容，一是电子合同，二是电子签名。电子合同、电子签名效力及相关证据的认定是公司经营活动顺利进行的重要基础，所以需要关注二者的法律效力。通过梳理论证现行法律规定及司法实践经验：依法使用电子签名签署的电子合同，对签约的当事人具有约束力并可以作为证据。联合国《电子商务示范法》和我国的《电子合同在线订立流程规范》、《电子签名法》分别对电子合同、电子签名的概念做出规定;我国《合同法》明确规定了数据电文是合同的书面形式之一，电子合同属于数据电文范围，所以是合同的书面形式，其成立和生效适用《合同法》的规定;同时，《电子签名法》规定了可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。因此，依法使用电子签名签署的电子合同，对相关交易的当事人具有约束力;我国《民事诉讼法》和《刑事诉讼法》均将电子数据列为证据的一种，可作为司法人员分析、认定案件事实的有效依据。因此，依法使用电子签名签署的电子合同就可以作为证据。另外，公司的合同均为经济类合同，不存在法律规定的涉及身份关系和公共事业服务等不能使用电子签名的合同。 （二）目前技术可以保障电子合同成为真实有效的证据 无论是纸质合同还是电子合同作为证据，都有被伪造和被认定无效的风险，但是电子证据的特殊性能够通过技术手段应对风险。比如，由数字证书技术确保签署身份有效性，区块链技术加密存储证据，时间戳技术对每个节点的真实状态做出印记来固化证据，就可以保障电子证据符合法律规定的可靠电子签名和证据原件形式要求，成为有效的证据。 （三）使用电子签约更加安全可靠 在印章管控方面，电子印章申办流程严格，签约时可以查询电子印章持有人及相关信息，每一次使用，都会记录使用人姓名、使用时间、使用次数，自动生成签章信息以供随时查询，使电子印章的使用情况得到监督。 在合同管控力度上，电子签约可以保障合同签署内容不可篡改，文本加密传输，默认修改留痕，强力控制审核文本的一致性，从而提升合同安全性。 四、下步建议 针对纸质签约的短板和电子签约的优势，提出以下建议： （一）建立大港油田公司电子签约平台 公司可以作为建立电子签约平台的主体，在PC端和手机移动端实现合同的签订和管理;作为主导建设方和使用方，对签约平台软件供应商有一定资质要求，需具备“商用密码产品的生产定点单位、商用密码产品销售许可证、商用密码产品型号证书”资质。 （二）重新梳理业务流程，确保合同效力 一是保障电子合同相对方的法律权益。根据法律规定，拟制合同条款的一方需要保障相对方的知情权。要保障对方能够随时查看、调取已签署的合同，否则合同会被司法认定无效或部分无效。 二是在电子合同中添加对签约人提示条款。建议添加在合同或附件中，以明确告知签约相对方电子签约的法律意义和效力： 1、本人同意以电子化的方式签订本协议，并同意该协议与传统纸质签章的文件具有同等的法律效力; 2、本人同意贵公司或贵公司的电子签名服务商为本人申请专属的数字证书，并且授权其根据本人的意愿将数字证书应用于文件的签署; 3、除非本协议另有约定，本合同自各方电子签名（含数字证书）应用于合同文本之时起生效。 （三）采用制式文本试点运行、逐步推广 比如供用电、水、气、热力合同、物业服务合同的文本具有重复性使用及认可度高的特点，需要介入的法律合规审查相对较少，可以试点入手、逐步推广到其他类别的合同。 触类旁通，公司的劳动合同也可以通过电子签约平台与ERP人力资源系统打通，减少签订、变更、解除和存储纸质劳动合同的负担，提高合同管理效率。公司的劳动合同是制式文本，需要填写的是个性化条款，因签订、变更、解除、管理劳动合同的工作量很大，原始的签约模式可以升级为电子签约，不仅能够提速增效，还可以节约用工成本，缓解用工紧张。 |
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