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标题 档案管理实施信息化相对于人力管理的优势
范文

    袁晓虎 丁琨

    信息化时代的到来为人们的日常生活提供了便利,同时也节省了很多人力物力和财力,比如说档案的管理,自从实施信息化之后就体现出非常明显的优势:

    1.较之传统档案管理模式更加省时省力

    传统档案查找需要进行手动查找,效率非常低,而且很容易出现错误。跟以往的做法相比,档案信息化管理有着明显优势。人力管理下的档案工作往往呈现出效率低下的情况,因为档案的查询、档案的分类以及方案的整理都需要耗费很多时间,而且在正确率方面还得不到保证。档案信息化后,数据只需一次录入就可以多次使用,加快搜索速度,提高搜索准确性,大大提高了工作效率。

    2.较之传统档案管理模式检索查询更加便捷

    信息化档案管理系统有着它特有的检索和编制工具,当人们需要查询资料时只需要输入文件资料的关键词、分类号等关键信息即可精准定位,实现档案资料迅速利用,在很大程度上减轻了档案管理人员的负担,实现资源共享更加便捷。而传统档案管理的检索方式,需要人工进行非常繁琐的程序才能够找到,不仅耗时耗力效率极度低下,还容易发生遗漏。

    3.较之传统档案管理模式在存储方面风险更小

    一般来说,传统档案多采用纸质形式进行记录和存储,这就导致档案资料容易受潮和虫蚀,反复查阅对纸质档案损害较大,并且存在火灾隐患,需要不断改良和优化放置档案的环境。对于传统的档案管理后续使用来讲,存在人力和时间的大量消耗,而且容易出现遗失和难以复原的风险,在管理经费的消耗上面也是一笔不小的金额。相比较而言,档案实施信息化管理,存储和使用更加灵活,信息化录入可以随时增减信息,相比传统的纸质保存,存储工作更加便捷,大大节省存储空间,避免了因环境等因素影响档案存储问题。此外,通过信息化手段添加密钥,可以避免信息失窃或泄露,利用更加先进的存储系统、云存储等方式,可以极大提高存儲容量,在档案的安全和保密工作方面得到了有效保障。

    4.较之传统档案管理模式更具便捷性和分享性

    传统的档案资料大多被锁在档案柜里,一般人难以接触到所需的档案,为了防止档案的遗失,更是不会轻易外接,这就脱离了档案存储的本质目的——利用。通过实施信息化管理之后,档案直接在数据库中进行存储,用户可根据自身需要自主查询与利用,而且档案管理不能复制,共享需要到相关部门调阅查询,不仅避免了档案资料的遗失和损坏,还节省了档案查询者和档案管理人员的宝贵时间,最重要的是实现了档案资料的利用率和价值,大大提高了工作效率。

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更新时间:2025/3/23 9:00:47