| 标题 | 浅议如何加强基层检察院档案管理信息化建设 |
| 范文 | 卢玉洁 崔卫荣 摘 要 随着现代信息技术的快速发展，传统档案管理和建设模式已不适应时代发展潮流。基层检察院的档案管理水平与日益激增的检察院档案利用需求有所失衡，基层检察院档案管理矛盾进一步凸显，档案信息化管理势在必行。本文通过对基层检察院档案管理信息化存在问题进行剖析，详细地阐述了基层检察档案管理信息化建设路径，以期对基层检察院档案管理信息化建设科学发展提供有益尝试。 关键词 检察院 档案管理工作 信息化 建设发展 作者简介：卢玉洁、崔卫荣，江苏省启东市人民检察院。 中图分类号：D926.3 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.10.198 档案管理工作是检察工作的重要组成部分，信息化技术带来的电子档案已成为当今档案的重要存在形式。加强档案管理信息化建设工作，已成为基层检察院档案管理工作的重要内容。 一、基层检察院加强档案管理工作信息化建设的必要性 随着现代信息技术的快速发展，基层检察院的档案管理水平与日益激增的检察院档案利用需求有所失衡，基层检察院档案管理矛盾进一步凸显，档案管理现状已远远不能适应新的检察工作形势。与传统检察档案的管理方式相比，信息化管理的存储方式借助网络、硬盘等硬件设施更加便捷，不仅节省了大量的空间，同时根据档案局及数字化档案室的要求进行备份，也使得档案信息更加安全。根据业务发展需求，如视频、音频等数字档案库的建立使得档案存储内容和形式也更加丰富和多样。为加快发展机制，适应时代发展的需要，针对检察机关档案管理手段相对滞后、工作效率和工作质量不高的实际，检察院亟需提高档案信息化建设水平。 二、当前基层检察院档案信息化体系建设中存在的问题 为顺利时代发展潮流，提供更好档案服务，基层检察院已经开始加快信息化建设，在信息化进程中，检察院档案信息化建设中仍存在一些问题： （一） 硬件基础不达标 根据相关要求，基层检察院目前都在进行数字化档案室建设。数字档案室的创建对基层检察院来说既是一个机遇也是一个挑战。数字化档案室的库房不仅要符合防火、防盗、防潮等基本要求，对硬件设施、管理方式也有更高、更严的规定和要求。由于客观原因，目前，部分基层检察院的办公大楼较陈旧，受办公面积影响，档案库房、陈列室、整理办公室暂时还难以达到数字化档案室的标准。 （二） 信息化档案管理专业人才缺乏 在基层检察院档案管理工作中，许多基层检察院仅仅有一个档案员编制，许多档案员年龄变大，对档案信息化管理认识不足，对档案信息化建设适应力不够。且检察系统经过司法改革后，检察业务工作与司法行政工作进一步被拉开差距，由于职业理想、薪酬差异、个人发展和个人前途等问题，导致许多干警不愿到档案管理部门工作，档案管理人员缺乏。同时由于专门的档案教育培训较少，档案员只能通过网上查资料、咨询上级院加强学习，由于日益复杂的档案存储过程中出现的部分问题没有统一规定，导致档案人员无所适从。有的基层检察院指派人员从事档案管理工作，专业技能的缺乏与信息化建设的高要求之间的矛盾也比较突出。 （三） 档案价值尚未完全充分开发利用 目前，许多基层检察院仅有一名专职档案员，档案日常管理工作繁杂，使得档案人员没有过多精力关注、投入到编研工作。编研力量不足导致难以形成较深入的编研成果。 三、基层检察院加强档案信息化建设的对策、建议 （一）强化组织领导，营造良好氛围 基层检察院党组高度重视档案信息化建设工作，将其作为检察工作持续健康发展的基础内容和重要保障，切实加强组织领导。建立以分管院领导专门负责、办公室牵头组织、各部门协作配合、专兼职档案员具体实施相结合的数字化档案管理网络体系。档案信息化工作纳入单位档案员、部门兼职档案人员和业务部门工作人员岗位职责和年度考核项目，努力促进档案工作健康有序发展。调整档案工作领导小组和兼职档案员队伍，确保档案工作制度体系完整、组织人员到位、岗位职责明确。坚持将档案管理纳入量化管理及年终条线考评，办公室加强档案管理工作的日常检查，采取上级督查、相互检查、定期通报等形式加强档案收集工作，统一档案管理规范，促进严格执行移交、借阅、鉴定等工作手续。 （二）健全制度保障，强化档案信息规范管理 一是牢固树立严格管理意识。坚持统筹实体档案和数字档案资源管理，严把文件材料“收集关”，做到平时归档与年度集中归档相结合；严把卷宗审核“规范关”，确保归档卷宗符合整理要求；严把档案扫描“标准关”，做到一卷一对应、一件一统一；严把档案入库“质量关”，确保入库档案材料完备、整理规范；严把工作过程“效率关”，不断提升档案管理质效。 二是修订完善档案管理制度。修订完善立卷归档范围、分类方案和保管期限表，确保各种门类档案收集齐全，归档及时并符合规范；制定完善电子档案归档制度、电子文件的移交与接收管理制度、电子档案鉴定制度、安全保密制度、关于保证电子文件信息安全的管理措施等信息化管理制度，对电子文件归档管理、电子档案利用、电子档案移交、档案数据管理维护、电子档案鉴定和档案数据安全保密等各环节工作做出了明确要求，切实规范了档案管理各个环节工作。明确档案信息化建设分管领导、数字档案室主任、专、兼职档案人员职责，确保各部门各崗位的档案工作职责分工明确，档案工作得到有效落实。 （三）升级软硬件设施，优化档案软硬件环境 信息化已成为档案管理领域的重要发展趋势，许多检察院对档案管理工作重视程度不够，档案存储及管理设备也相对陈旧，无法满足新时代检察工作档案管理的需求。 一是完善档案信息设施。基层检察院依托办公办案场所改造工程的实施，从优化硬件和升级软件两方面入手，对档案专用服务器、计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码照相机、防磁柜、光盘刻录机、交换机等原有档案信息化设备进行补充、升级、完善，同时在原有设备的基础上，积极争取经费购置档案管理系统所需的服务器和生产存储系统、电脑及IT硬盘等设备，为档案工作提供良好的软硬件环境。 二是加强档案信息维护。基层检察院根据实际情况对档案室进行安全加固改造，增添红外线报警系统、门禁系统，档案室门前安置摄像头全天24小时监控，能实时进行记录和自动报警。充分发挥认证加密卡、密码机、屏蔽柜等原有安全保护设备作用的基础上，及时对防火墙、权限设定、身份识别等安全措施进行升级，构筑人防、物防、技防相结合的“三位一体”的综合防范体系，提高信息数据的安全系数。通过档案管理硬件配套设施的升级改造，增强档案信息的安全性、保密性。 三是优化档案信息管理。结合全国检察业务统一应用系统的使用，及时将业务系统中所产生的电子文件列入本单位归档范围，通过数字化信息管理平台，及时接收、整理相关部门的电子档案信息，实现检察业务文件的统一管理与利用，确保管理和服务效率得到有效提升。以全国检察专网分级保护工作开展为契机，对档案室保管的档案信息进行认真、全面的梳理，确保库存信息的有效和安全。同时，基层检察院在充分发挥认证加密卡、密码机、屏蔽柜等原有安全保护设备作用的基础上，及时对权限设定、防火墙、身份识别等安全措施进行升级，构筑人防、物防、技防相结合的“三位一体”的综合防范体系，提高信息数据的安全系数。 （四）推进应用系统建设，提高电子档案利用效率 一是加强档案网页建设。单位内网设有档案工作专栏，有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果均在网站上发布，各基层院及时对院史陈列室内容进行充实和更新，充分利用和发挥网站的作用，使之成为检察机关开展院史教育和对外宣传的窗口平台，扩大检察工作的社会影响。 二是提高档案服务效率。以推进全国检察机关统一业务应用软件为契机，加快档案信息化建设。通过文档和Access双系统管理，实现所有门类档案的电子化检索功能，大大加快了对实物、光盘、照片等档案的检索调阅速度。在内部局域网上可查阅全院档案目录和全文内容，向干警阅档提供更加便捷的服务，向干警提供全方位、多层次，高效率的档案信息服务。 （五）强化档案工作培训，提高档案管理人员素质 档案人员要认真学习《档案法》及检察院档案管理相关规定，优化档案知识结构，提升专业素养。同时要认真学习《保密法》及检察院保密工作的相关规定，并严格实行流程化审批管理档案，增强保密意识。要严格按照档案管理规定对档案进行保存、管理，严格履行档案借阅手续，定期对档案进行检查。对于从事档案管理工作的专职人员要具备专业的档案管理知识和一定的电脑操作水平。坚持“干什么，练什么”、“缺什么，补什么”的练兵思路，加强对专兼职档案员的业务培训。可组织开展档案工作培训班，邀请档案局专家专题授课，组织档案专业骨干人才走上讲台交流工作做法和心得，汇编培训资料，提高档案培训的针对性、实效性。加强业务指导和工作联动，专职档案管理人员经常性地做好业务指导工作，解答业务科室在归档工作中存在的問题，让干警在学中干、干中学，档案归档质量不断提高；档案部门与干部处加强配合，将档案管理作为新进人员岗位培训、书记员大赛的重要内容，推进检察机关档案管理的规范化，不断提高基层档案工作水平。加强档案工作的组织领导，及时调整和补充档案工作人员力量，构建由全院各部门内勤和信息员组成的档案编研队伍，成立档案编研小组，形成档案编研专门力量，深入挖掘档案利用价值，不断提高编研材料的质量和深度。 参考文献： [1]王素立、于子贺.论档案信息化系统的层次结构.档案与建设.2017（10）. [2]胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径.中国科教创新导刊.2014（7）. [3]江翠芹.浅谈新时代档案信息化建设.信息记录材料.2018（3）. [4]刘彩娟、张雷雷.信息化背景下的档案信息公共服务架构.兰台世界.2017（24）. [5]淡丽春.档案信息化网络化建设之我见.兰台世界.2017（z1）. [6]李兰兰.档案信息化管理工作探讨.兰台世界.2017（z1）. |
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