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标题 浅议企业规章制度建设管理过程中的合规管理
范文

    宣晨晨

    摘 要:本文通过对企业规章制度的性质、法律效力、效用和规章制度建设中普遍存在的合规性问题的分析,从合规角度提出了企业规章制度建设过程中应当关注的相关建议。

    关键词:规章制度;制度建设;合规管理

    一、企业规章制度的性质、法律效力与效用

    从性质上来说,规章制度是企业决策机构或管理层为加强内部控制、规范经营管理秩序、防范经营风险而依照一定程序制定、发布并要求其员工普遍遵守的内部规范性文件。从效力上来说,企业依据《劳动法》《劳动合同法》《安全生产法》等法律法规和民主程序制定并依法公示或告知的规章制度,是企业内部的法律性文件,对员工具有普遍的法律约束力。从效用上来说,拥有一套本企业适用、体系完备、流程清晰、职责明确、内容合法、制定与发布程序合规的规章制度,可以有效防止经营管理行为的任意性,保障企业运作规范有序,降低企业经营管理成本和经营风险。

    二、企业规章制度建设过程中普遍存在的合规问题

    合规是指企业及其员工的经营管理行为符合法律法规、监管规定、行业准则和企业章程、规章制度以及国际条约、规则等要求。企业规章制度建设作为一项经营管理行为,必须贯彻合规要求。目前企业规章制度建设过程中普遍存在以下合规问题。

    (一)规章制度体系不合规

    一是外部监管规定(如勞动合同法、安全生产法等)要求制定的规章制度缺失或规章制度内容缺失,导致规章制度覆盖面不合规;二是董事会(执行董事)和总经理对基本管理制度和具体规章的制定权限不清,导致各自制定的规章制度在管理幅度与深度上不合规。

    (二)规章制度内容不合规

    一是规章制度中规定的管理事项存在违反外部法律法规的情形(如对员工违纪行为动辄规定进行罚款、规定试用期不为员工缴纳社保等),导致该项规定对员工无法律效力;二是规章制度(特别是具体规章)对具体业务事项的管理流程、岗位职责、授权审批、责任追究机制等制度核心要素没有规定或规定不够明晰,导致规章制度难以执行、缺乏严肃性。

    (三)制定与公示程序不合规

    一是企业在制定、修改或决定有关直接涉及员工切身利益(如劳动报酬、劳动安全卫生、劳动纪律等方面)的规章制度时,未依法经员工代表大会或者全体员工讨论、提出方案和意见、与工会或者员工代表平等协商确定,导致该项规章制度因制定程序不合规而对员工无法律效力;二是企业未依照《劳动合同法》第四条的规定,将直接涉及员工切身利益的规章制度进行公示或者告知员工,导致该项规章制度因公示程序不合规而对员工无法律效力。

    (四)更新或废止管理不合规

    企业对规章制度的建设存在重制定、轻维护现象,有些过时的规章制度不能及时得到更新或废止,导致其作为企业管理工具的效用大打折扣。

    三、企业规章制度建设管理过程中的合规管理对策

    (1)做好规章制度体系构建的顶层设计。企业应当全面了解外部监管规定和企业内控需要(可参考企业内部控制基本规范及其配套应用指引),结合实际,搞好规章制度体系的顶层设计,做到全面覆盖、重点控制。

    (2)理清基本管理制度与具体规章的层级关系。董事会(执行董事)法制定企业生产经营管理各方面(如资产管理、安全生产管理等)覆盖面广且管理要求属于纲领性的基本管理制度(可称“管理制度”),总经理制定生产经营管理某个方面的某项具体业务或具体环节(如资产管理方面的固定资产、存货、无形资产等)内部控制且管理要求属于操作性的具体规章(可称“管理办法”)。

    (3)规章制度应当明确核心要素以利执行。企业制定规章制度特别是具体规章时,应当明确具体业务事项的管理流程、岗位职责、授权审批、责任追究机制(或制定专门的责任追究管理办法)等核心要素并附业务流程图。

    (4)规章制度应当经过法律审核。企业制定规章制度,应当聘请法律顾问进行法律审核,并据此修改完善,以确保制度内容依法合规。

    (5)规章制度制定程序必须合规。企业制定的各类涉及员工切身利益的规章制度,在董事会(执行董事)、总经理批准发布前,应当按照《劳动法》《劳动合同法》《安全生产法》等规定,履行员工(代表)大会讨论审议、与工会或者员工代表平等协商确定的民主决策程序。

    (6)规章制度发布程序必须合规。企业的规章制度特别是涉及员工切身利益的规章制度在发布时,一定要公示或告知员工(使用OA系统的企业可将规章制度上传到OA系统,未使用OA系统的企业应在公示栏公告张贴或发放规章制度文本),确保所有员工知晓。

    (7)妥善保管规章制度合规管理的相关证据。员工代表大会(员工大会)讨论并签字的会议决议、与工会或员工代表协商并签字的会议纪要、规章制度公示或告知劳动者的OA系统截图或员工签收单等,均需要作为重要证据进行收集并妥善留存。

    (8)做好规章制度的维护管理。企业应当明确将“及时起草、更新或废止本部门职能管理范围内的规章制度”列入对各部门负责人考核评价负激励的项目,与绩效薪酬挂钩,增强其对规章制度维护管理的履职责任心。

    四、结束语

    规章制度是规范企业及其员工的经营管理行为、防范经营管理风险的工具。合规,则是企业规章制度生命力之源。企业必须站在合规的角度,确保建立一套契合本企业实际、体系完备、层次分明、职责明确、流程清晰、内容合法、制定与发布程序合规并动态维护的规章制度。

    参考文献:

    [1]李涛.加强制度体系建设推进企业合规经营[J].现代经济信息.2018年12期.

    [2]王克邱沛韩.劳动规章制度制定过程合法的重要性[J].大科技.2019年32期.

    [3]谢炳城.未向员工公示的规章制度,不合法[J].人才资源开发.2020年9期.

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更新时间:2025/3/21 16:31:23