| 标题 | 探索档案信息化管理的新思路 |
| 范文 | 王小林 摘 要：档案信息化是指由档案管理部门负责，在其统一规划和组织管理下，充分利用现代化信息技术进行档案管理，并完成档案信息资源的管理、处置及利用的过程。通过科学整理档案信息资源、全面挖掘档案社会价值，推动档案资源科学配置和高效利用，为社会提供更加优质的档案信息服务。 关键词：信息化;管理;档案 一、档案信息化建设的重要意义 （一）克服效率低下的弊端 很长一段时间，我们国家的档案管理工作是采用管理实体档案的模式，人工进行档案的管理工作，工作量大，效率低下;而档案管理实现信息化后，档案管理工作变得数字化、自动化、一体化、共享化，省时省力，只需一次录入档案信息即可多次利用，极大提升了工作效率。 （二）保护档案纸质载体 对于档案管理而言，纸质载体是非常重要的原始证据，传统档案管理模式需要反复查阅纸质载体，费时费力，且经过反复翻阅、拆装，纸质载体极易受损;而档案信息化后，档案管理人员只需从数据库中调取相关信息，极大减少了对纸质档案的接触，保护了纸质档案管理载体。 （三）推动档案管理向更标准的方向迈进 档案信息化在实现档案信息共享的同时，可以为档案管理体系创新和完善提供动力，并使档案信息资源的收集、分类、整编、查阅、利用更加规范，从而推动我国档案管理标准规范体系的建设。 二、管理现状及存在问题 （一）思想认识不到位 受到傳统档案管理模式的影响，档案管理人员中仍然普遍存在“为保管而保管，重保管轻利用”的思想。很多档案管理一线工作人员缺乏对档案信息化建设的正确认识，没有认识到档案管理信息化的重要性、必要性及紧迫性，在档案信息化建设中表现出懈怠、不配合等消极情绪，严重阻碍了档案信息化建设的进程。 （二）基础设施建设不完善 档案信息化建设由于发展时间较短，基础设施建设方面还不够完善，一些地区的档案信息化建设水平较低。档案信息化建设中，对于基础设施的要求比较高，既要有外部硬件设施，还应具备内部的软件设施。 （三）档案管理的标准化水平低 新形势下档案信息化管理要求更高，但对于实施的档案管理标准却没有统一，各地在档案信息化管理方面多是各自为政。建立一套适于当前形势的档案管理新的规范标准，能够有效的实现档案和档案之间的上下衔接，增强档案管理的有效性。 （四）缺乏专业的档案管理信息化人才 档案信息化建设的深入实施，对管理人才的专业性提出了更高要求。由于过去档案管理多以人工管理为主，信息化水平较低，而信息化管理必然要求管理人员具备熟练的信息化处理能力，能够熟练操作信息化设备及软件来处理工作。专业人才的缺乏对档案管理信息化造成了很大阻碍，不利于档案管理信息化建设水平的有效提升。 三、信息化管理的新思路 档案管理信息化不仅需要管理信息系统的支持，还需档案管理人员不断提出新问题、新思路，将重复性、可控性弱的工作进行信息化处理。下面结合工作实践，提出在未来工作中使用新的技术手段实现档案管理的新模式。 （一）高度重视档案的信息化管理水平 未来是信息化的新时代，档案管理的责任部门及工作人员要及时转变思路，增强档案管理发展趋势的预判。为提升档案管理工作人员信息化管理水平，可以通过举办考试、培训、竞赛等活动来实施。培训、考试应当基本常识、组织架构、未来发展趋势及未来档案管理工作提出的新要求等内容进行讲解，帮助档案工作人员从思维、思路、思想方面进行转变和提升，增加学习的主动性与自发性，不断提升整体的素质和水平。 （二）夯实档案管理的信息化根基 硬件设备设施是实现信息化的必要基础和基本保障，我们要用搭建全方位、全方面的信息化硬件系统，以实现档案信息化的全面实施。档案管理部门需要的做的一是按照实际需要和标准规范购买、购置电脑、显示器等硬件设备，以及对应的电脑软件，实现硬件设施的构建，为顺利运行打好基础。二是要从自身工作、管理的角度出发，认真思考，敢于创新，在原有的软件功能的基础上，开拓性的开发运用适合自身的、特色行的功能和模块。三是要实现档案的使用的共享化。档案管理的一个重要功能就是要方便进行查阅，因此信息化系统的终端要丰富化、多元化，通过建立网站等方式，实现档案资源的检索、查阅、使用等，并严格做好加密管理工作。 （三）建立档案管理信息化的统一标准 实现档案的统一标准和格式是一项基础性的工作，能有效防止因为标准和格式不同带来的障碍甚至错误。比如在档案的录入、扫描及网络传输等环节，如果标准不统一，产生的信息文件格式就有可能存在差异，而不同格式的信息文件之间往往很难实现无差错转变，这就会给后续工作带来很大的不便和麻烦。在建立统一标准的时候，还要注意从整个档案行业的高度来建立，每个环节都很重要，档案扫描出来的清晰度是否达标，如果不加以规定，有的模糊或者字迹不清楚，都会造成工作的不便;还应该对档案的存储格式进行统一，有的格式之间不兼容，影响档案的使用、检索等工作。 （四）要加强人才培养 档案管理工作必须要有专业的人才来做，人才的培养是做好档案管理的重中之重。这就要求不仅要有档案管理的专项知识，还要具备电脑操作、信息管理和处理、分析的现代化管理能力。一是从外部引进优秀人才，不断增强自身人才队伍建设;二是要从内部挖潜，不断强化工作人员的素质提升，有针对性性的开展学习和培训，走出去，引进来，开拓视野，提升整体素质。三是要实现内部激励机制，鼓励优秀工作人员脱颖而出，从而带动、促进档案管理人员的提升主观能动性，实现不断提升。 新形势下，档案工作信息化变得越来越被重视，要从各方面深化档案信息化建设，构建档案信息化技术支撑体系，努力提高档案工作信息化的新水平，提升创新能力，为档案工作的改革和创新提供坚实的技术支撑。 参考文献： [1]葛建华;;浅议企业档案信息化建设[A];齐鲁档案论坛——山东省档案学会2008年学术年会会刊[C];2008年. |
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